Woningcorporaties behoren met het besteden van jaarlijks € 3,4 miljard aan onderhoudskosten ten behoeve van hun vastgoedportefeuilles tot de grotere opdrachtgevers van Nederland. Inkopen of efficiënte aanbesteding is hierbij belangrijk. Een term die bij Inkopen of efficiënte aanbesteding steeds meer gebruikt wordt is professioneel opdrachtgeverschap. Met een juiste toepassing kan meer huurderswaarde worden gerealiseerd.

Wat is professioneel opdrachtgeverschap?
Dit begrip kan worden gedefinieerd als het zorgen voor de juiste randvoorwaarden waardoor de samenwerking met een opdrachtnemer optimaal wordt in termen van kwaliteit, efficiency, kosten en innovatie voor alle stakeholders.

Het bewustzijn dat structureel meer aandacht moet worden besteed aan de zakelijkheid van contracten en constructieve samenwerking met opdrachtnemers neemt toe. Dit heeft een aantal duidelijke oorzaken.

Corporaties willen zich meer legitimeren door doelmatiger te werken, op dit punt behoeft er geen verschil met vastgoedbeleggers te zijn! Toenemende benchmarking maakt inzichtelijk welke verschillen er tussen corporaties en vastgoedbeleggers in het beheer van woningen zijn. Hiermee groeit de noodzaak tot kostenoptimalisatie met aantoonbare kwaliteit. Ook stakeholders vragen om meer aandacht voor een efficiënte kwaliteit waarmee een goede invulling van de kerntaak (betaalbare huisvesting) gegeven wordt. Weliswaar zijn de personele lasten gedaald, maar is hiermee deels interne project- en aanbestedingskennis verloren gegaan.

Waar meer taken uitbesteed zijn, zal professioneel opdrachtgeverschap een goede invulling moet krijgen. Wanneer een steeds groter deel van de werkzaamheden zonder een directe link met de organisatie plaatsvindt, hebben opdrachtnemers een toenemende rol in de geleverde kwaliteit aan huurders.

Professioneel opdrachtgeverschap kan hierbij leiden tot een hogere huurderstevredenheid. Professioneel opdrachtgeverschap maakt onderdeel uit de Governancecode Woningcorporaties, waardoor commissarissen en externe toezichthouders (Autoriteit woningcorporaties) hierover in gesprek gaan met de raden van bestuur betreffende de verantwoording op dit punt.

Regievoering
Voor verbetering van kwaliteit die hand in hand gaat met een hoge mate van doelmatigheid dient de bestuurder(s) (raad van bestuur) een duidelijke regie op het inkoopproces te hebben. Deze werkzaamheden moeten met een hoog deskundigheidsniveau bewaakt worden, zodat interne toezichthouders kwalitatieve rapportages ontvangen die een objectief beeld en het verbeterpotentieel tonen.

Op de lange termijn legitimeert een woningcorporatie zich mede door het voeren van een strakke regie op de exploitatielasten en het werken met de best-of-class netwerk van leveranciers. Het vervullen van deze opdrachtgeversrol stelt hoge - zo niet de hoogste – eisen aan de organisatie in termen van beleid en aantoonbaarheid van de geleverde prestaties.

De volwassenheid op dit punt neemt binnen de corporatiesector weliswaar toe, maar het feitelijk werken en functioneren van de inkoopprocessen kan verder worden verbeterd. Een kwalitatieve audit met een diepgaande rapportage (inclusief benchmarking per onderhoudsonderdeel) ontbreekt veelal en is belangrijk voor een goede interne beheersing en zicht op verbeterpotentieel.

Woningwet stuurt de controller
Met het oog op de verplichting vanuit de Woningwet om een onafhankelijke controller aan te stellen krijgt het toetsen van belangrijke besluiten meer aandacht. Ook dient de controller betrokken te zijn bij voorgenomen besluiten met verstrekkende financiële gevolgen en de aspecten van de interne bedrijfsvoering alsmede de effectiviteit en de efficiency van de organisatie. Te denken valt aan renovaties en forse investeringen.

Toetsing professionaliteit
De inkoopfunctie van een woningcorporatie of vastgoedbelegger kan worden getoetst op professionaliteit van het opdrachtgeverschap. Het doel van de inkoopaudit is tweeledig. Enerzijds gaat het om het toetsen van de werking van de door de organisatie opgestelde inkoopstrategie-/beleid en de -processen. Anderzijds betreft het toetsen van de opzet ten opzichte van een best practise inkoopmodel voor woningcorporaties – Het Inkoop Framework. Het resultaat van de audit geeft inzicht in welke mate wordt voldaan aan de geldende afspraken en op welke onderdelen de opzet nog verder verbeterd kan worden om een nog professionelere opdrachtgever te worden.

Praktische kansen voor vastgoedbeleggers
Woningcorporaties en commerciële vastgoedbeleggers dienen hun inkoopfuncties tegen het licht te houden. Laat de inkoopfunctie toetsen op professionaliteit van het opdrachtgeverschap. Hieruit kunnen leerzame punten volgen ter verbetering van de effectiviteit en de efficiency van de organisatie. Hetgeen leidt tot verbeterde waarde voor de huurders.

Auteurs:
Leen Bijl RA, Partner bij BDO Advisory (foto boven) leen.bijl@bdo.nl
W: www.bdo.nl/nl-nl/branches/bouw-vastgoed

Drs Stephan Deen, Partner bij Trevian (onderste foto)