De vijf basisprincipes voor het anderhalvemeterkantoor

Met de start van de anderhalvemetereconomie kunnen we over enkele weken of maanden weer naar kantoor. Maar niet allemaal tegelijkertijd. ‘’Door nu al protocollen te maken, kunnen bedrijven en instellingen zich voorbereiden op de heropening’’, vertelt Harold Coenders, hoofd werkplekinnovatie bij Colliers International.

Voldoende afstand houden betekent voor een gemiddeld kantoor dat zes op de tien werkplekken tijdelijk niet bruikbaar zijn, blijkt uit onderzoek van de vastgoedadviseur. Dat zijn er 1,2 miljoen in Nederland. Positief geredeneerd, komen er vanuit een volledige thuiswerksituatie weer meer werkplekken beschikbaar: maar liefst 800.000. Hoeveel dit er voor uw kantoor zijn, is te berekenen met de capaciteitscalculator van Colliers.

Vijf basisprincipes
‘’Het organiseren van een anderhalvemeterkantoor vraagt een efficiënte herinrichting, duidelijke communicatie en goede planning’’, zegt Coenders. ‘’Op die manier kan het aantal bruikbare werkplekken worden verhoogd zonder de gezondheid van de medewerkers daarvoor op het spel te zetten. Voorwaarde is om te starten vanuit de vijf basisprincipes voor het anderhalvemeterkantoor.’’

1. Werken op een vaste plek
Het anderhalvemeterkantoor garandeert voldoende afstand tussen werkplekken. Daarnaast moet het wisselen van werkplek beperkt blijven. De nieuwe norm is daarom één vaste werkplek per medewerker per dag. Aan het einde van elke werkdag moet deze plek professioneel schoongemaakt worden. Het beschikbaar stellen van schoonmaakmiddelen voor het tussentijds reinigen van de werkplek is daarnaast belangrijk om de medewerker controle over de hygiëne van de eigen werkplek te geven.

Er zijn werkactiviteiten waarvoor je je vaste werkplek tijdelijk verlaat, zoals een overleg met collega’s of een online meeting. Onder voorwaarden kan dit. Voor een intern overleg kunnen vergaderruimtes gebruikt worden waarbij de anderhalve meter afstand gegarandeerd kan worden, bijvoorbeeld door de helft van de stoelen weg te halen. Voor een online meeting zijn kleine afgesloten ruimtes geschikt. Deze tijdelijke werkplekken moet de medewerker direct na gebruik reinigen. Er moeten daarvoor in elke ruimte schoonmaakmiddelen staan.

2. Optimalisatie van het aantal werkplekken
Als de maatregelen van langere duur zijn, kan het aantal werkplekken worden uitgebreid door herindeling van het kantoor met daarin vooral blokken van vier werkplekken. Bij blokken van twee maal twee bureaus is het niet nodig om dicht langs een collega naar de werkplek te lopen. Er zijn ook aanpassingen mogelijk waarvoor je het kantoor niet overhoop hoeft te halen. Je kunt stoelen weghalen of bureaus afplakken.

3. Wandelen in één richting
De hele dag aan je bureau zitten lukt niemand, ook al zou het advies zijn om zo min mogelijk te bewegen. Je zult af en toe koffie halen, naar de wc moeten of een telefoongesprek hebben. Veel kantoren hebben gangen die niet breed genoeg zijn om elkaar op veilige afstand te passeren. Daarom is het essentieel om een looproute te maken. Daarbij moet je denken aan het IKEA-principe: je start bij de ingang en komt via een route langs alle afdelingen en aan het einde weer terug bij de uitgang.

4. Werken in kantoorshifts
De capaciteit als gevolg van de nieuwe maatregelen zal tijdelijk lager zijn dan normaal. Het beste is om deze capaciteit op basis van kantoorshifts beschikbaar te stellen aan de verschillende teams binnen de organisatie. Dit vraagt om een goede planning. Het is de kunst een rooster op te stellen waarin elk team minimaal één dag samen op kantoor kan werken. Hierbij horen ook afspraken over de manier waarop er naar kantoor gereisd wordt. Wandelen, fietsen en autorijden zijn veiliger dan het openbaar vervoer.

5. Individueel lunchen
Een gezamenlijke bedrijfslunch kan alleen nog maar met verpakte eindproducten. Samen aan tafel gaat in veel gevallen ook niet meer. Het restaurant is wel op anderhalve meter in te richten, maar het veilig faciliteren van de voedsel- en bezoekersstromen in het restaurant en rondom het lunchbuffet is een stuk moeilijker. Het is aan te raden om te werken met (online) bestellingen die op de werkplek worden afgeleverd of medewerkers voor hun eigen lunch te laten zorgen.

Kosten drukken
Het is duidelijk dat deze pandemie tot een recessie zal leiden. Veel bedrijven voelen de financiële gevolgen nu al en zullen daarom hun kosten willen drukken. Het hele kantoor herinrichten kost relatief veel geld, omdat ook alle ICT-aansluitingen dan moeten worden veranderd. Het einddoel moet niet zijn de werkplekcapaciteit zo hoog mogelijk te krijgen, maar om medewerkers weer in levenden lijve samen te laten werken. Dat kan op voorwaarde van de vijf basisprincipes. Coenders: ‘’Met het anderhalvemeterkantoor als onmisbare tussenstap kunnen we ‘de curve plathouden’ én de economie geleidelijk weer op gang brengen.’’

Download hier het volledige artikel.

Harold Coenders is bereikbaar voor vragen via Harold.Coenders@colliers.com.