‘Arrival Day’ van studenten in Camelot Campus is groot evenement

Twee keer per jaar, in februari en augustus, staan de zogenaamde ‘inhuizing teams’ van Camelot in diverse grote steden op volle sterkte klaar. Honderden nieuwe huurders, vaak studenten, krijgen dan de sleutel van hun gemeubileerde studio in een Camelot Campus. Vastgoedjournaal kreeg een kijkje in de keuken en sprak met Charlotte Speelman, Opstart Manager bij Camelot en verantwoordelijk voor alle inhuizingen van de grote Camelot Campus projecten in Nederland.

Waar voorheen honderden mensen werkten in faculteitsgebouwen en kantoren, wonen en leven er nu honderden studenten. De leegstandsbeheerder heeft de afgelopen jaren diverse leegstaande faculteits- en kantoorpanden getransformeerd naar zogenaamde ‘Camelot Campussen’: moderne, compleet ingerichte en gemeubileerde woonstudio’s met gemeenschappelijke ruimtes zoals een gameroom, bioscoopruimte, grote keuken en studeerplekken.

Gemeenten omarmen dit woonconcept omdat het beantwoordt aan de groeiende vraag in de markt naar kleinschalig wonen. Camelot Campussen zijn te vinden in onder andere Amsterdam, Arnhem, Breda, Delft, Deventer, Enschede en Eindhoven.

Inhuizingsproces – van zoektocht naar woonruimte tot oplevering studio
Het inhuizingsproces van honderden studenten tegelijk in een groot studentenwooncomplex verloopt echter wel anders dan bij een individuele inhuizing. Twee keer per jaar, in augustus en in februari zien we een grote stroom van studenten die voor een periode van 6 maanden tot wel vier jaar in een Camelot Campus hun intrek nemen. Welke stappen doorloopt een Camelot, als studentenhuisvester nu in dit ‘bulk’ inhuizingsproces?

Oriëntatiefase - online of via onderwijsinstelling
Het proces start met een goede advertentie van de beschikbare studio’s. Per type studio komt een advertentie zowel in het Nederlands als in het Engels. In deze advertentie staan alle belangrijke zaken, zoals: huurprijs (inclusief alle kosten), oppervlakte van de studio, de inventaris en een beschrijving van de gemeenschappelijke ruimtes inclusief foto en videomateriaal.

Deze wordt online gezet op de website van Camelot: www.cameloteurope.com en verspreid via diverse online verhuurplatforms zoals Kamernet en Pararius.

Studenten melden zich vervolgens via de Camelot website aan. Regelmatig worden de studenten vooraf getipt over deze mogelijkheid door de Hogeschool/Universiteit waar ze gaan studeren. Vervolgens neemt een recruitment medewerker contact op met de potentiele nieuwe huurder.

Nadat alle door Camelot opgevraagde documentatie positief is beoordeeld, krijgt de potentiële huurder de studio aangeboden via een conceptcontract.

Arrival Day – van ontvangst op luchthaven tot betreden van studio
Bij de opstart van een nieuwe Camelot Campus of de start van een nieuw studiejaar komen er zomaar meer dan honderd buitenlandse studenten op 1 dag tegelijk aan in Nederland. Op een zogenaamde ‘Arrival Day’ worden deze buitenlandse studenten op het vliegveld opgewacht door medewerkers van de betreffende onderwijsinstelling. In Amsterdam bijvoorbeeld door de UvA (Universiteit van Amsterdam).

Ze krijgen daar een warm welkom en worden naar de hogeschool of universiteit gebracht. De huurders ontvangen daar van het Camelot team hun informatiepakket inclusief de sleutel van de studio en een leuke goodybag. Ook bij praktische zaken zoals het openen van een bankrekening, een ov-kaart, gemeente- en schoolregistratie worden de studenten bijgestaan.

Vanaf de universiteit of hogeschoollocatie gaan de nieuwe huurders vervolgens naar de Camelot Campus. Daar is de Complex Beheerder die de studenten verwelkomt op de campus en hij begeleidt hen naar zijn of haar woning. De Complex Beheerder organiseert een paar dagen na aankomst van de studenten een welkomstborrel, zodat de studenten elkaar beter kunnen leren kennen en zich snel thuis voelen op hun nieuwe woonplek. 

Complex beheerder en gemeenschappelijke ruimtes zorgen voor snelle kennismaking
Belangrijk voor het succes van de Camelot Campussen is de fulltime aanwezigheid van een Complex Beheerder, ook wel huismeester genoemd, en de diverse gemeenschappelijke ruimtes.

Op iedere Camelot Campus is altijd een Complex Beheerder aanwezig. Deze huismeester is het eerste aanspreekpunt voor alle vragen van de bewoners, maar speelt ook een grote sociale rol op de Campussen. Veel studenten gaan voor het eerst op zichzelf wonen en kennen niemand in hun nieuwe woonomgeving.

Door het organiseren van een kennismakingsborrel zorgt de Complex Beheerder ervoor dat de bewoners elkaar beter leren kennen. Een behoefte die extra groot is bij de buitenlandse studenten op de Camelot Campussen.

Daarnaast hebben de meeste Camelot Campus gebouwen diverse gemeenschappelijke ruimtes zoals chillruimtes, een gameroom, bioscoop, vergaderruimte, wasserette, keuken en buitenruimtes. De studenten stellen deze ruimtes erg op prijs en ze bevorderen een gemeenschapsgevoel op de Camelot Campussen.

Aan alles komt een einde - teruggave van de woning
Aan het verblijf in de Camelot Campus komt, soms na een vooraf vastgelegde huurperiode, een einde. Het is belangrijk dat de studenten goed weten wat er van hen verwacht wordt bij de oplevering van de studio. Hiervoor heeft Camelot een checklist gemaakt met punten zoals dat de student de mogelijkheid moet bieden tot bezichtiging van de studio door een potentiele nieuwe huurder.

Verder verwacht Camelot dat de student zelf aanwezig is bij de oplevering van de woning en deze moet uiteraard in correcte staat worden opgeleverd. Dit betekent een onbeschadigde, leeg van eigendommen en schoon opgeleverde studio. Camelot heeft bij deze checklist duidelijke voorbeeld afbeeldingen geplaatst om miscommunicatie te voorkomen.

Voor- en eindinspectie van de woning
Om te zorgen dat bewoners zo goed mogelijk hun studio opleveren en hun borg weer gerestitueerd krijgen, hanteert Camelot twee inspecties aan het einde van de huurtermijn: de voorinspectie en de eindinspectie. Bij de voorinspectie loopt een Camelot medewerker samen met de huurder door de woning en bekijken ze of bepaalde zaken voor einde huurperiode nog gerepareerd moeten worden.

Deze reparatiewerkzaamheden dienen te gebeuren door de bewoner vóór de eindinspectie. Bij de eindinspectie beoordeelt een Camelot medewerker of alle reparatiewerkzaamheden gedaan zijn en of de woning in correcte staat wordt opgeleverd. Aan het einde van deze inspectie levert de huurder zijn sleutel in en is de studio weer klaar om door de volgende huurder gebruikt te worden.

Een professioneel schoonmaakbedrijf maakt nog wel altijd een ronde en zorgt voor een chemische reiniging van de woning voordat een nieuwe huurder de woning betrekt. Met de inlevering van de sleutel eindigt het proces van de inhuizing.

Bij een ‘bulk’ inhuizing (en regelmatig ook ‘bulk’ uithuizing) van een Camelot Campus komt dus heel wat voorwerk kijken. Hierbij gaat er natuurlijk ook wel eens iets mis, maar het Camelot team gaat pas naar huis gaat aan het einde van de dag als iedereen de sleutel van zijn of haar kamer heeft ontvangen en zich heeft geïnstalleerd.