Personeelstekort opvangen door automatisering (of efficiënter werken)?

De economische vooruitzichten zijn positief, maar voor bedrijven geldt dat het steeds lastiger is om vacatures te vervullen. Dat betekent dus dat met het personeel dat aanwezig is wellicht nodig is om meer werkzaamheden zijn te verrichten. Daarom is het zaak om te kijken welke opties er zijn om het personeelstekort op te vangen. Ook als er op dit moment nog geen acuut tekort is aan personeel, is het verstandig om daar wel op voorbereid te zijn. Ondernemen is namelijk ook een kwestie van vooruitkijken.

Investeren in automatisering
Als de krapte op de arbeidsmarkt zich doorzet, heeft dat op korte en lange termijn gevolgen. Een van de opties om het personeelstekort op te vangen, is door te investeren in automatisering. Binnen allerlei bedrijfssectoren is het mogelijk om op een of andere manier werkmethoden en productieprocessen te automatiseren.  Ook binnen de vastgoedsector zijn er verschillende mogelijkheden om processen te automatiseren.

Bijvoorbeeld door software in te zetten voor huurders die zelf online zaken kunnen regelen in plaats van met een medewerker contact te moeten opnemen. Denk daarbij aan een digitale omgeving, waarin potentiële huurders de mogelijkheid krijgen om inkomensgegevens te uploaden en documenten toe te voegen. Een medewerker hoeft dan alleen nog maar de gegevens te controleren, waarna het systeem automatisch een huurcontract genereert dat vervolgens alleen maar ondertekend, en weer digitaal ingeleverd hoeft te worden. De medewerker hoeft dan geen tijd vrij te maken voor het persoonlijk ontvangen van de huurder.

Efficiënter werken
Uiteraard brengt automatisering efficiënter werken met zich mee, maar er zijn ook mogelijkheden om zonder automatisering efficiënter te werken. De arbeidskrapte zorgt ervoor dat personeel het drukker krijgt. Als er een functie openvalt door vertrek van een personeelslid en er is geen vervanger te vinden, moet het werk toch worden gedaan. In dat geval is het belangrijk om na te gaan op welke manier de werkzaamheden op een meer efficiënte manier vorm kan krijgen. Dat kan onder meer door een strakkere planning te maken, waarbij er minder tijd verloren gaat. Bijvoorbeeld door voor een klusjesman, die op locatie problemen verhelpt bij verhuurd vastgoed een efficiënte route uit te stippelen. Dat bespaart namelijk tijd.

Voor personeel op kantoor kan er ook een strak schema komen om de werktijd effectiever in te delen. Bijvoorbeeld door afspraken te maken over koffietijd, rookpauzes en privétijd. Het is namelijk niet zo dat iedereen op kantoor 8 uur per dag effectief aan het werk is. Dat haalt haast geen enkele medewerker. Door afspraken te maken over de tijdsindeling is het wel mogelijk om iedereen binnen het overeengekomen tijdskader echt effectief te laten werken. Zo is het mogelijk door iedereen bij binnenkomst even met koffie te laten beginnen om daarna driekwartier tot een uur ongestoord aan het werk te laten gaan. Na dat uur is er weer even tijd voor koffie, privétijd (om het nieuws te volgen of even te appen) of social talk. Door een tijdskader te bieden, is werktijd veel efficiënter in te plannen en is er ruimte voor niet aan werk gerelateerde tijdsbesteding.