Met de enorme doorbraak van werken op afstand vanwege de wereldwijde coronapandemie is het traditionele kantoor voorgoed veranderd. Organisaties, ongeacht type en grootte, beginnen over te stappen op hybride werken, waarbij medewerkers hun tijd flexibel kunnen verdelen tussen aanwezigheid op de werkplek en werken op afstand. Wat zijn de nieuwe uitdagingen op het gebied van werkplekbeheer, nu de functie van kantoren van werkplek naar ontmoetingsplaats verschuift?

Uit een recent Work Trend-rapport van Microsoft, getiteld ‘The Next Great Disruption is Hybrid Work – Are We Ready?’, blijkt dat ongeveer 70% van de medewerkers na de pandemie gebruik wil blijven maken van opties voor flexibel werken op afstand, terwijl ruim 65% graag meer persoonlijke tijd wil doorbrengen met het team. 66% van de bedrijven is van plan om kantoren te transformeren in meer strategische assets, waarbij werkplekken zullen veranderen in centra voor samenwerking die sociale contacten en interactie bevorderen tussen medewerkers.

In een ander rapport (‘Five Best Practices for Success in the Hybrid Working Era’) beschrijft marktanalist Verdantix de vijf strategieën voor hybride werken die tegenwoordig vaak worden gebruikt door organisaties. Een daarvan is de zogenaamde 60/40-regeling, waarbij medewerkers drie dagen op kantoor en twee dagen thuis werken, of omgekeerd. Hierdoor hebben medewerkers tijd voor sociale interactie en samenwerking met collega’s op kantoor, terwijl ze ook profiteren van de voordelen van werken op afstand, zoals minder reistijd en grotere flexibiliteit.

Het belang van technologie voor productieve hybride werkmodellen
De nieuwe hybride werkmodellen brengen een nieuwe dynamiek, maar ook nieuwe uitdagingen met zich mee. Een van de grootste uitdagingen is het bieden van de juiste technologieën om beschikbare ruimtes inzichtelijk te maken op verschillende locaties, medewerkers te spreiden en werkplekbezetting goed te plannen. Met de traditionele manieren voor het boeken van ruimtes zal het lastig zijn om in te spelen op deze nieuwe complexiteit.

Een passende technologie voor vergaderbeheer kiezen en beginnen gebruiken is slechts een van de uitdagingen op de werkplek die vastgoed- en facility management-professionals zullen moeten aanpakken in de toekomst. Denk ook aan het ondervangen van risico’s rondom pieken en dalen in de aanwezigheid op de werkplek, toekomstige verstoringen door COVID-19 en het welzijn van medewerkers.

Organisaties die gebruikmaken van een geïntegreerd systeem voor werkplekbeheer zijn beter toegerust om strategieën voor het hybride werken uit te voeren en kunnen profiteren van de introductie van nieuwe technologieën. Organisaties die werken met een IWMS-leverancier met een open platform en een krachtig partnernetwerk hebben nog meer voordeel. Zij hebben toegang tot de nieuwste generatie werkplek-apps, zoals de Workplace Engagement-app van Planon. Deze app verbetert de ervaring van medewerkers door veilige en gezonde werkplekken te waarborgen en geavanceerde opties voor vergaderruimtebeheer te bieden.

Vijf dingen die u nu al kunt doen om goed van start te gaan met hybride werken
Nu bedrijven in hoog tempo hun strategieën voor hybride werken implementeren, moeten vastgoed- en facility managers en werkplekbeheerders talloze projecten in goede banen leiden.

Het verzamelen van feedback en medewerkers voorzien van de beste technologische hulpmiddelen, moeten twee topprioriteiten zijn voor managers die het meeste uit hybride werkmodellen willen halen.

In het eerder genoemde rapport van Verdantix worden ook vijf acties beschreven die bedrijven nu al kunnen doen om hun hybride werkmodellen optimaal te benutten:

Een hybride werkstrategie kan alleen succesvol zijn als deze inspeelt op de veranderende behoeften van zowel de medewerkers als het bedrijf. Vastgoed- en facility management-professionals moeten hybride werken niet zien als het ‘einddoel’ van het kantoor, maar als de volgende stap in een doorlopende evolutie van de werkplek.

Wilt u meer weten over deze best practices en de meest succesvolle strategieën voor het hybride werken die nu al worden geïmplementeerd door organisaties? Registreer u dan voor Planons nieuwste webinar: ‘Nonsens of noodzaak: hoe kiest u voor de juiste werkplektechnologieën?’