Loonheffingen en btw bij consumpties en maaltijden op de thuiswerkplek

Krijgen uw werknemers ook borrelboxen toegestuurd? Of verzorgt u de broodjes bij een online vergadering? Of voor de verandering eens een pizza? De fiscale behandeling van consumpties en maaltijden op de reguliere werkplek (binnen kantoor) verschilt van die van de thuiswerkplek.

Nu (deels) thuiswerken het ‘nieuwe normaal’ wordt is dit iets om rekening mee te houden in de kostenbegrotingen.

Belast loon
In beginsel vormen alle consumpties en maaltijden die de werkgever aan de werknemer vergoedt of verstrekt belast loon, in geld of in natura, ongeacht waar de werknemer die nuttigt (op kantoor of thuis). Onder voorwaarden kunnen consumpties en maaltijden echter onbelast worden vergoed of verstrekt. Behalve de locatie is hierbij ook de gelegenheid van belang. Worden de consumpties genuttigd tijdens een zakelijke bijeenkomst of een niet-zakelijke bijeenkomst?

Zakelijke bijeenkomsten
De maaltijden die worden genuttigd tijdens een zakelijke bijeenkomst kunnen onder voorwaarden worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel om daar vervolgens een gerichte vrijstelling op toe te passen. Hierdoor kan de werknemer op de thuiswerkplek soms toch van een onbelaste lunchmaaltijd genieten, bijvoorbeeld tijdens een online overleg of andere zakelijke bespreking. Dit geldt ook als de werknemer een bon ontvangt om bijvoorbeeld een pizza naar keuze te bestellen om tijdens een online bijeenkomst te nuttigen. Van belang is hierbij dat u kunt onderbouwen dat de (vergoeding van de) maaltijd een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft, bijvoorbeeld door agendapunten van de bijeenkomst vast te leggen.

Er bestaat een onderscheid tussen de maaltijd (zoals bovenstaand beschreven) en de situatie waarin u uw werknemers consumpties vergoedt of verstrekt om deze tijdens een (online) zakelijke bijeenkomst op de thuiswerkplek te kunnen nuttigen. In deze situatie kan geen gerichte vrijstelling worden toegepast. U kunt er echter wel voor kiezen om het voordeel aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel en aan de vrije ruimte toe te rekenen.

Niet-zakelijke bijeenkomsten
De hiervoor genoemde situatie moet u onderscheiden van de (vergoeding van) maaltijden en consumpties tijdens niet-zakelijke (online) bijeenkomsten. Voor maaltijden tijdens een niet-zakelijke bijeenkomst op de ‘reguliere werkplek’ (binnen/bij het bedrijfspand) met een waarde van meer dan € 3,35 wordt het voordeel voor de werknemer vastgesteld op een forfaitair bedrag van € 3,35 per maaltijd. Denk hierbij aan maaltijden verstrekt tijdens het eindejaarsfeest georganiseerd op kantoor. De thuiswerkplek is hiervan uitgesloten. Vergoedt of verstrekt u daarom uw werknemers maaltijden die worden genuttigd op de thuiswerkplek en tijdens een niet-zakelijke online bijeenkomst, dan moet u in beginsel de volledige vergoeding of de factuurwaarde (inclusief btw als belastbaar loon bij de werknemer in aanmerking nemen. Dit kán bijvoorbeeld van toepassing zijn als u een online nieuwjaarsbijeenkomst heeft georganiseerd of een online jubileumfeest. U kunt er in dat geval ook voor kiezen om het voordeel aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel en aan de vrije ruimte toe te rekenen.

Voor consumpties tijdens een niet-zakelijke bijeenkomst op de ‘reguliere werkplek’ (binnen/bij het bedrijfspand) geldt een nihilwaardering. De waarde van het voordeel dat aan de werknemer toekomt, wordt dan gesteld op nihil. Deze nihilwaardering geldt echter niet voor de vergoeding of verstrekking van consumpties op de thuiswerkplek. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan de vrijdagmiddagborrelbox die de werknemers thuisbezorgd krijgen om gedurende een online vrijdagmiddagborrel te nuttigen. In dit geval moet u in beginsel de volledige factuurwaarde (inclusief btw) als belastbaar loon bij de werknemer in aanmerking nemen. U kunt er in dat geval ook voor kiezen om het voordeel aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel en aan de vrije ruimte toe te rekenen.

Gevolgen voor de btw
Voor de btw geldt dat voor uitgaven voor consumpties en maaltijden op de thuiswerkplek geen recht op aftrek bestaat indien het totaal aan personeelsverstrekkingen per medewerker een bedrag van €227 per jaar te boven gaat.

De kantineregeling is naar onze mening hierop van toepassing. Dat betekent dat, om te bepalen of er een aftrekbeperking geldt, beoordeeld moet worden of sprake is van een bevoordeling. Om te bepalen of sprake is van bevoordeling, maakt u de volgende berekening:
 

Bij een gratis verstrekking is bedrag B 0. Is bedrag C positief? Dan deelt u bedrag C door het aantal personeelsleden (= bedrag D). Is bedrag D > € 227 per werknemer? Dan moet u 9% van bedrag C corrigeren. Is bedrag D < € 227 per werknemer? Of u de voorbelasting (deels) moet corrigeren is afhankelijk van de hoogte van de overige verstrekkingen.

Wat betekent dit voor uw organisatie?
Als u consumpties en/of maaltijden aan uw werknemers vergoedt of bij uw werknemers laat bezorgen, zijn de gevolgen voor de loonheffingen in veel gevallen anders ten opzichte van consumpties en maaltijden die op de ‘reguliere werkplek’ (in/bij het bedrijfspand) worden genoten. De wetgeving behandelt de thuiswerkplek op dat punt niet hetzelfde. Dit kan deels of geheel worden voorkomen door optimaal gebruik te maken van de werkkostenregeling. Voor de btw is mogelijk een aftrekbeperking aan de orde.

Bij het organiseren van (online) bijeenkomsten komen echter nog meer loonheffingenvragen op. Hoe moet bijvoorbeeld worden omgegaan bij de verzend- en bezorgkosten van de borrelboxen of pizzabonnen? En heeft u nog loonheffingenverplichtingen als u tijdens een (online) bijeenkomst een DJ inhuurt? Ook voor de btw geldt dat aftrekbeperkingen kunnen gelden voor dergelijke uitgaven.

Voor de praktijk
Thuiswerken is door de Corona crisis meer gebruikelijk geworden. We mogen er vanuit gaan dat dit deels blijft. Bij de begroting van de kantoorkosten (lees: besparingen doordat de zaak minder m2 hoeft te huren/faciliteren) moet echter wel rekening gehouden worden met de fiscaliteit rondom het thuiskantoor.

BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. | Branchegroep Bouw & Vastgoed 
Drs. Arjan Endhoven – partner belastingadvies
woz@bdo.nl  - www.bdo.nl/nl-nl/branches/bouw-vastgoed