Een vitale werkomgeving als tool om huurders duurzaam te binden en boeien

De overvloed aan kantoorruimte in Nederland is een bekend probleem. In 2014 hadden we een totale leegstand - verborgen plus regulier - van 13,4 miljoen vierkante meter vrij verhuurbare oppervlakte, ofwel 27 procent van de totale kantorenmarkt [AOS Studley, 2014]. Hiermee behoort Nederland tot de landen met het grootste aantal lege kantoren van Europa. Dit is niet (alleen) te wijten aan de crisis, maar heeft ook te maken met de vergrijzing, het Nieuwe Werken, een veranderende arbeidsmarkt, de vastgoedmarkt zelf en een terugtredende overheid [Redept, 2014]. Afhankelijk van locatie, faciliteiten en de werkomgeving wordt een kantoor snel of minder snel verhuurd.

In deze column laat Yvette Tietema van Ecophon het belang en de toegevoegde waarde zien van de werkomgeving om huurders duurzaam te binden en boeien.

Gezondheid, welzijn en productiviteit
Organisaties hebben steeds meer aandacht voor gezondheid, welzijn en productiviteit van medewerkers. De werkomgeving speelt hierin een belangrijke en niet onderschatte rol. In het laatste verslag van de World Green Building Council 2014 over dit onderwerp zien we hoe de kosten van een organisatie grote verschillen vertonen. Zo’n 90% van de kosten bestaat uit personeelskosten. De overige 10% is verdeeld in energiekosten (1%) en huurkosten (9%). Met relatief kleine investeringen in gezondheid en productiviteit van medewerkers is er voor organisaties daardoor een flink groter financieel gewin te behalen dan wanneer de focus ligt op kostenbesparingen omtrent het gebouw.

Aangezien we op dit moment in een vraaggestuurde markt zitten en dit voorlopig niet verandert, is het steeds belangrijker voor verhuurders en gebouweigenaren om te beseffen wát huurders willen. Huurders stellen op hun beurt meer eisen aan het gebouw dat ze gaan betrekken. Door in te spelen op gezondheid, welzijn en productiviteit van de medewerkers van de huurder en de rol van het gebouw hierin, onderscheid je je als gebouweigenaar c.q. verhuurder significant ten opzichte van de concurrent. Een dubbel effect dus.

Wetenschap van de werkomgeving: aandacht voor geluid loont

In de werkomgeving zijn natuurlijk allerlei aspecten van belang om medewerkers comfortabel en productief te laten zijn. Zowel Leesman als het Center for People and Buildings kijken al jaren naar de werkplek vanuit wetenschappelijk perspectief. Wat blijkt? Aandacht voor geluid loont. Een slechte akoestiek staat namelijk in de top twee van storingsfactoren, maar krijgt vaak minder aandacht dan andere architectonische en engineering overwegingen [Salter et al. 2003]. En dat terwijl duidelijk is aangetoond dat een goede akoestische werkomgeving welzijn en arbeidstevredenheid verhoogt, concentratie en communicatie bevordert, stress vermindert en het taakoplossend vermogen en de nauwkeurigheid van medewerkers verbetert.

Naast te weinig aandacht is te weinig kennis de belangrijkste oorzaak voor deze slechte akoestische omgevingen. Er zijn twee aspecten van belang om het rendement van de investering in een goede akoestiek te kunnen bepalen. Allereerst moet men weten hoe een comfortabele akoestische omgeving in open kantoren gecreëerd kan worden.  Hiervoor kijken we naar bestaande richtlijnen, zoals de ISO-norm 3382-3:2012 of Handboek Bouwfysische kwaliteit kantoren. Deze richtlijnen richten zich op het zoveel mogelijk beperken van de verspreiding van spraak over afstand. Hoe verder deze spraak zich namelijk kan verspreiden, hoe meer mensen verstoord zullen raken in hun werkzaamheden. Om de verspreiding van geluid tegen te gaan is het belangrijk om de materialen zorgvuldig te kiezen. Zoals glazen wanden niet tegenover elkaar te plaatsen, een plafond met een hoge AC-waarde toe te passen (), tapijt te plaatsen in drukke verkeerszone’s om contactgeluiden tegen te gaan en waar nodig wandabsorptie te plaatsen om flutterecho’s te voorkomen.

Behalve aandacht voor de materialisatie is het voor de huurder ook belangrijk om te kijken naar organisatorische aspecten. Spreek bijvoorbeeld een etiquette af:  wanneer mag men elkaar wel of niet storen? En maak zones met activiteit gerelateerde werkplekken, waar medewerkers naartoe gaan voor concentratie, telefoneren of overleg. Afhankelijk van mens, ruimte en activiteit kan de  optimale akoestiek worden bepaald.

Hoor het effect van een goede akoestiek zelf
Het is dus belangrijk om als verhuurder of gebouweigenaar een gebouw te creëren waarin mensen kunnen excelleren. Door onderzoek uit de wetenschap in te zetten, kunnen we een werkomgeving bieden die het waard is om voor te betalen. Weten hoe de optimale ruimteakoestiek klinkt en eruit ziet bij bijvoorbeeld Kuehne + Nagel? Kijk dan naar deze video: 

Yvette Tietema werkt als Concept Developer Office bij Ecophon en is verantwoordelijk voor kennisdeling op het gebied van akoestiek in kantoren. Zij heeft ervaring op het gebied van inrichtingsadvies en werknemersbeleving. Zij studeerde op dit onderwerp af, volgde cursussen organisatiepsychologie, deed en doet onderzoek naar diverse aspecten van beleving in de werkomgeving en publiceerde verschillende artikelen hierover.