Hoogleraren, corporaties, gemeentes, zorg- en onderwijsvastgoed schetsten een helder beeld van het belang van de juiste invulling van de details bij vastgoedbeheer. Dat bleek op het congres van de Vastgoedbeheerdag van vorige week donderdag in Utrecht. Vastgoedmanagement richt zich op integriteit en onafhankelijkheid met een duidelijke transparantie als het gaat om kosten en condities, zo viel te horen. Een verslag door Claudia van Haeften.

Vastgoedbeheerders hebben immers concreet de relatie met de eindgebruikers, uit naam van de eigenaren die optimaal ontzorgd dienen te worden doordat de details zo effectief en kostenbesparend mogelijk ingevuld en uitgevoerd worden. Deze effectiviteit zal in de toekomst nog verder geoptimaliseerd worden door het in kaart brengen van de strategie en planningsprogramma’s. Scholen, zorginstellingen, corporaties en gemeenten zullen hun toekomstig onderhoud nauwkeurig willen meten en hebben softwareleveranciers nodig die zowel het binnen als het buitenonderhoud in kaart kunnen brengen. De rapportages van de technisch managers zullen hierdoor een planmatige aanvulling krijgen.

Belangrijk, nu de begrotingen steeds meer onder druk staan en de focus ligt op onderhoud en instandhouding van het object. Er zullen keuzes gemaakt moeten worden welke leiden tot product- en procesoptimalisatie om tegemoet te kunnen komen aan de fundamentele vraag van de opdrachtgever. Wat hierbij van groot belang is, is het antwoord op de vraag of de leveranciers weten wat de strategie is en wat je doelstellingen zijn als organisatie. Onderhoudskosten zijn immers een veelvoud van de investeringskosten van een project.

Dienstbaarheid verleen je samen
De Waarom vraag van Simon Sinek komt ook hierbij weer naar voren. Optimale dienstbaarheid verleen je samen, als gehele organisatie. Het is onlosmakelijk verbonden met het belang dat de medewerkers op de hoogte zijn van Wat, Hoe en Waarom van de wijze van bedrijfsvoering. Van bovenaf dicteren maakt plaats door onderaf besef en begrip te realiseren. Verzetten bij commentaar op het uitoefenen van de taak, is menselijk. Deze mutatie rendeert dan ook niet onmiddellijk en heeft tijd en energie nodig om bestendigd te worden. 

Goed opdrachtgeverschap vraagt om leiderschap en volharding en een samenwerking kiezen die bij de organisatie past door te durven leren en kennis te bundelen. En zeker niet alles tegelijk te willen doen. De publieke opdrachtgevers, via de aanbestedingen, worden daarbij sterk gedicteerd. De wijze waarop je met politieke leveranciers omgaat heeft dan ook veel invloed op het speelveld van de vastgoedmanager. De werkwijze is anders, ook door de gestelde maatschappelijke doelen. Dit vraagt om andere criteria en andere richtlijnen van waaruit de samenwerking geschiedt.

Laagst mogelijke kosten
Het doel is steeds om de kwaliteit van het bezit van de belegger op peil  te houden tegen de laagst mogelijke kosten. Dit vraagt om kwaliteit in de voorraad en continuïteit van werk. Bij corporaties heeft dit reeds geleid tot ketensamenwerking en het samenwerkend doelen realiseren. Het gevolg was het loslaten van oude zekerheden, het durven stellen van kritische vragen en hulp inroepen in een cultuur van openheid. De angst voor overbodigheid kan beantwoord worden door rendementafspraken te maken voor de langere termijn. Dit geldt ook voor het vastgoedbeheer van onderwijs, die hun huisvesting en facilitaire ondersteuning uitbesteden.

Ook hier ligt de focus op ontzorging, kwaliteitsverbetering en financieel voordeel voor het bestuur als fulltime opdrachtgever, terwijl de verantwoording bij de aannemer ligt. Het contractmanagement en de monitoring zijn hierbij bepalend. Voor de school zelf ligt daarbij de focus op hun eigen primaire processen, zoals het onderhoud, rekening houdend met zo min mogelijk overlast gedurende de lesuren. 

Eigen onderhoudsdiensten
Zorgvastgoed werkt volgens dezelfde richtlijnen. Ook hun focus ligt duidelijk op techniek en prestatiegericht uitbesteden. Daarbij wil men het totaal beheer wegzetten, terwijl er wel wordt mee beslist met de keuze die de beheerders maken en er daarna door de opdrachtgever besloten wordt voor welke leverancier gekozen wordt. De beheerder zorgt voor het contact met de bewoners en het faciliteren van de begeleiding en de inrichting daarvan. 

Op deze wijze wordt ingezet op eigen onderhoudsdiensten, terwijl de corporatie wel  portefeuille eigenaar blijft. Dit vraagt om een gerichte focus op conceptontwikkelingen met een doelmatige gerichtheid op transformatie, om de oprukkende leegstand die nu ook bij zorgvastgoed ontstaat, te minimaliseren.

Het levensonderhoud van ons vastgoed wordt beheerd doordat er gebruik wordt gemaakt van prestatie-indicatoren, er gestuurd wordt op inhoud, ingestoken wordt op samenwerking en gekozen wordt op organisatieniveau. Het succes wordt daarbij bepaald door het centraliseren van de vastgoedportefeuille, de op orde zijnde documentatie, de bekendheid met de staat van onderhoud, het eigen maken van de ambities en eisen en het bepalen van het sturingsprincipe.

Deze details geven stuk voor stuk helderheid over de wijze van partnerschap waarnaar gestreefd wordt. We komen vanuit een verleden van versnipperd beheer, vooral technisch en budget gestuurd, met decentrale inkoop, zonder optimale sturing op de portefeuilles. De focus ligt hierbij steeds duidelijker op het verduurzamen van het vastgoed. Oftewel, de beheerder dient energieneutraal te werken door de kosten omlaag te brengen en het rendement omhoog.

Focus op concreet rendement
Vastgoedmanagement wijzigt naar aanleiding van de marktvraag. Niet alleen door de vastgoedcrisis, die ons bezighoudt sinds 2007, de focus is reeds steeds meer toegespitst op concreet rendement. Vastgoedmanagers specialiseren zich hierdoor steeds intensiever om de ontzorging te optimaliseren door middel van professionalisering en automatisering. Vastgoedmanagement is de spin in het web van de vastgoedketen. Effectief en goed beheer zorgt immers voor het gewenste en noodzakelijke rendement.

Claudia van Haeften

Van Haeften heeft haar eigen communicatieadviesbureau www.claudiavanhaeftencommunicatie.nl