Onderzoek: Top 5 risico’s voor woningcorporaties

Hebben woningcorporaties voldoende zicht op de juridische risico’s die zij lopen? En zijn de risicobeheersingsinstrumenten, zoals governance, compliance en het interne proces van contractvorming goed ingericht? Judith Eltenberg van GBE Advocaten en Kaj Weber van Charco & Dique deden er onderzoek naar en brengen de uitkomsten van de top 5 risico’s bij woningcorporaties in 2014 in beeld.

Bij woningcorporaties komen verschillende soorten risico’s voor. Bijvoorbeeld op het gebied van strategie, operationele activiteiten en juridische kwaliteitsbewaking, zoals governance, compliance & integriteit. Beheersing van die risico’s verdient de nodige aandacht ter voorkoming van financiële schade en aantasting van de reputatie van de organisatie.

In de onlangs ter consultatie voorgelegde novelle van de Minister voor Wonen en Rijksdienst staat het thema risicobeheersing en actiever extern toezicht op corporaties centraal. Zijn corporaties voorbereid op die nieuwe eisen? Wat zien deze corporaties als de grootste risico’s waar zij mee te maken hebben? Welke aandacht hebben zij voor juridisch risicomanagement & compliance?

5 belangrijkste risico’s

"Uit ranking van de onderzoeksgegevens blijkt dat de volgende risico’s het vaakst werden benoemd. Legal Awareness & Compliance, Governance & Integriteit, Duurzaam verdienmodel, Portefeuillerisico en Ontwikkeling & Verkoop. Deze risico’s zijn te rubriceren als Governance, Riskmanagement & Compliance (GRC). De risico’s van de drie rubrieken hangen vaak nauw met elkaar samen’’, zegt Judith Eltenberg

Governance

Kaj Weber vult aan: ,,Als het gaat om de kwaliteit en zorgvuldigheid van besluitvorming, noemen corporaties het risicovol dat de interne besluitvorming ondoorzichtig tot stand komt’’. Hij vervolgt: ,,De Herziene Governancecode is voor corporaties aanleiding geweest om de governance binnen de organisatie kritisch te bekijken en waar nodig te verbeteren. Het ontbreken van voldoende checks & balances wordt toch nog vaak genoemd. Het risico daarvan is ontberen van intern toezicht of het onvoldoende functioneren van intern toezicht. Met mogelijk financiële of reputatieschade voor de organisatie tot gevolg. Herhaling van de drama's in de sector kan beperkt worden met voldoende intern toezicht’’.

Integriteit

Integriteit en reputatie wordt ook als risicovol bestempeld, bijvoorbeeld door fraude bij transacties en gebruik van systemen."In ons vakgebied op operationeel niveau een bijna niet uit te roeien fenomeen wat we er als sector met onze slechte reputatie niet bij kunnen hebben. Vertrouwen is goed, controlemechanismen zijn beter’’, zegt Willem Klos, secretaris Woonstad Rotterdam hierover. Hij is één van de ondervraagden die heeft ingestemd met het vrijgeven van quotes uit de enquête. 

Dispositietraject en integriteit

"Bij het opstarten van het dispositietraject is veel aandacht besteed aan de keuze voor de partijen waar onze corporatie mee werkt (notaris, taxateur, makelaars, bouwkundig bureau). De partijen zijn op basis van vooraf vastgestelde criteria geselecteerd en vervolgens uitgebreid gescreend. Binnen het traject is veel aandacht geweest voor integriteit. Zo hebben de medewerkers die deel uitmaken van de dispositieafdeling een geheimhoudingsverklaring ondertekend en zijn de managers gescreend door een screeningsbureau. De (potentiële) kopers dienen een VOG verklaring te overleggen alvorens zij toegang krijgen tot onze dataroom. Tevens worden zij uitgebreid door een screeningsbureau gescreend voordat onze corporatie overgaat tot gunning’’, laat Belmarinda da Luz, Compliance Officer bij Havensteder weten.

Riskmanagement

"Binnen de rubriek risk management zien corporaties het niet realiseren van een duurzaam verdienmodel als risico. Door bezuinigingen staat de exploitatie onder druk en is er onvoldoende investeringsruimte’’, constateert Kaj. Willem Klos zegt hierover: "Onze corporatie heeft een traditie van zorgvuldigheid en risicomijding. Desalniettemin hebben we besloten om  meer systematisch risicomanagement en compliance te gaan borgen in de organisatie. Expliciet maken wat impliciet goeddeels al wel gebeurde."

Kaj vervolgt: ,,Ook ten aanzien van de samenstelling van de portefeuille en markt ontstaan risico’s. Bijvoorbeeld door afnemende kwaliteit van de portefeuille enerzijds en het groeiende betaalbaarheidsrisico aan huurderszijde anderzijds."

Asbest

"Een specifiek risico dat een aantal keer is genoemd is asbest. Het onvoldoende in beeld hebben hoe de portefeuille is samengesteld als het gaat om bezit met een verhoogd asbestrisico, vergroot de kans op hoge saneringskosten, de aansprakelijkheid voor gevolgschade bij huurders en niet te vergeten, reputatieschade’’, zegt Judith.

Zorgvastgoed

Ze vervolgt: "Risico’s verbonden aan zorgvastgoed vormen een bijzondere categorie. Door de bezuinigingen van de overheid op de zorgbekostiging, krijgen corporaties met zorgvastgoed te maken met geforceerde leegstand en continuïteitsrisico’s bij hun zakelijke huurders, met alle financiële gevolgen van dien voor de corporaties."

Compliance

De onderzochte woningcorporaties is gevraagd naar de kwaliteit van Juridische Zaken, Compliance en Financiële Zaken. Het ontbreken van voldoende kennis met betrekking tot contractvorming en up tot date kennis van medewerkers over wet- regelgeving wordt als risicovol genoemd. "De juridische awareness bij medewerkers laat te wensen over’’, zegt Kaj hierover. 

"Van oudsher is de corporatiesector een vrij behoudende/conservatieve sector. Door de snelle en vele ontwikkelingen van de laatste jaren bestaat het risico dat er niet meer voldoende capaciteit (lees: medewerkers) van voldoende kwaliteit aanwezig zijn. Dit geldt breed: zowel juridische zaken, maar ook financiële en fiscale zaken worden een steeds belangrijker onderdeel van het werk’’, antwoordt Henk Gravesteijn, directeur-bestuurder Tablis Wonen. Willem Klos hierover: "Iedere professional dient op zijn/haar eigen vakgebied enige (voldoende) juridische know-how te bezitten. Anders hol je voortdurend achter de feiten aan."

 Derivaten en andere contracten

Ten aanzien van de veelbesproken derivaten en andere contracten wordt als risico het ontbreken van (voldoende) kennis over complexe financiële aangelegenheden en gebrek aan interne controle daarop genoemd. Evenals het ontbreken van een contractenregister waardoor er geen overzicht van verplichtingen en de daarbij behorende afspraken en termijnen is. "Medewerkers denken nog te vaak zelf een contract in elkaar te kunnen zetten, waarbij juridische ondersteuning niet of niet tijdig wordt gevraagd. De corporatie loopt hier het risico vast te zitten aan onbedoelde en ongewenste juridische verplichtingen en aansprakelijkheden’’, zegt Belmarinda da Luz

DAEB niet-DAEB

Met betrekking tot regels voor DAEB en niet-DAEB wordt als risico benoemd dat intern de regels onvoldoende bekend en verwerkt zijn in interne systemen. 

Woningtoewijzing

Inzake woningtoewijzingen wordt als risico opgemerkt het door onjuiste inrichting/uitvoering van werkprocessen niet voldoen aan de 90% norm voor verhuringen met als gevolg verlies van borging.

Welke risico’s verdienen aanvullende aandacht?

"Geen aanvullende aandacht anders dan in 2013’’, reageert Maarten de Booij, directeur-bestuurder De Leeuw van Putten. "In het algemeen is er wat mij betreft aandacht om risico’s te beheersen vanuit het belang van de organisatie. Dat wordt niet specifiek vanuit juridisch oogpunt beoordeeld, maar eerder vanuit financiën, impact op het voortbestaan van de organisatie en imagoschade. Juridische aspecten zijn dienstbaar aan het kader van de risicobeheersing. Heel kort door de bocht: je regelt alles zo goed mogelijk in het belang van de organisatie. En soms is er een juridische kant. Zoals ook de communicatie een rol speelt. Maar ook daar weer: dienstbaar aan een groter belang. Het is ook een risico-inschatting. Want natuurlijk kun je alles wat je doet door een jurist laten checken. Maar een stuk pragmatisme is vaak ook wel werkbaar."

 "Corporaties bevinden zich in een veranderende (complexe) omgeving. Dat maakt het onvoldoende om risicomanagement & compliance incidenteel te bespreken’’, reageert Judith Eltenberg op de resultaten. ,,Wij zien risicomanagement & compliance als “de rode draad” in de werkprocessen. Borging is essentieel. Beide vormen randvoorwaarden voor de corporatie om haar ambities te verwezenlijken’’. Kaj Weber vult aan: ,,Juridisch risicomanagement begint met: ken uw risico’s en juridische verantwoordelijkheden. Als je ze onderkent, kun je ze managen. Welke eisen? Waar relevant? Hoe voldoe ik? Hoe maak ik dit zichtbaar? En zie ik nieuwe wet- en regelgeving en andere ontwikkelingen tijdig aankomen? Dit zijn vragen waar corporaties mee te maken hebben."

Dit artikel verscheen eerder in de Corporatiegids. Klik hier om het bij de bron te lezen.