Meer dan dertig partijen kwamen naar de eerste bijeenkomst over de Europese aanbesteding van de revitalisatie van het stadhuis in het centrum van Utrecht.

De gemeente wil met deze aanbesteding de opdracht aan één aannemer gunnen die het hele stadhuis – zowel het oude deel als de nieuwbouw - van binnen en van buiten verduurzaamt en het benodigde onderhoud verzorgt met behoud van de monumentale status en authentieke sfeer. Dat behelst onder meer het vervangen van de beglazing en klimaatinstallaties, het verwijderen van de eventuele asbest, het isoleren van het dak en een nieuwe indeling van de ruimten.

Daarnaast wil de gemeente het stadhuis aan zowel de kant van het plein aan de Korte Minrebroederstraat als aan de kant van het Stadhuisbrug ‘openmaken’ zodat de publieke functie van het Stadhuis nog meer wordt benadrukt.

In bovenstaand filmpje geeft architect Herman Bakker van Van Hoogevest Architecten die als adviseur de gemeente Utrecht bijstaat, een toelichting op de werkzaamheden.

Aantal stappen
In vogelvlucht worden een aantal stappen doorgenomen. In de eerste stap melden geïnteresseerde partijen zich aan. De inschrijving hiervoor sluit begin september 2017. Vervolgens selecteert de gemeente vijf ondernemingen die het meest kansrijk zijn om de opdracht aan te kunnen. Dat gebeurt aan de hand van referentieprojecten waarin ervaring op gebied van complexe omgeving, restauratie, inbouwpakketten en onderhoud aangetoond worden.

Bij de tweede stap krijgen de vijf geselecteerde partijen de gelegenheid om aan de hand van het gedetailleerde STABU-bestek een uitwerking te maken van de uitvoeringswijze en een indicatie te geven van de totale prijs om het gewenste resultaat op te leveren. Daarvoor hebben ze een maand de tijd om in het pand zelf een eigen inventarisatie te maken. Uit deze tweede stap worden twee inschrijvers geselecteerd.

Bij de derde stap mogen deze twee geselecteerde partijen allebei een ‘Proof of Concept (PoC)’ doen. Dat betekent dat ze een ruimte in het stadhuis aangewezen krijgen om tegen een vergoeding van de werkzaamheden te laten zien wat hun aanpak zou zijn voor het hele pand. Daarvoor zijn twee maanden beschikbaar en wordt bepaald wie van de twee de complete opdracht krijgt.

Het is de bedoeling dat begin 2019 het stadhuis helemaal vernieuwd is. Daarvoor verhuizen vanaf het zomerreces (begin juli 2018) alle organisaties in het pand – inclusief het complete gemeentebestuur en de fracties – tijdelijk naar een andere locatie.

Vragen over project
Enkele bezoekers van de bijeenkomst stelden vragen over de tijdsplanning, gezien de omvang van het totale bestek. “Er worden ook restauratiewerkzaamheden uitgevoerd. Ik kan uit ervaring vertellen dat die behoorlijk kunnen uitlopen qua tijd”, zegt een van de deelnemers van de bijeenkomst. Een ander vraagt: “Is het mogelijk om eerder de vereiste documenten vrij te geven zodat we een betere aanbieding kunnen doen?” Bas van Stratum, de projectmanager namens de gemeente Utrecht, benadrukt dat de inschrijvers in de eerste selectie een maand de tijd krijgen om het hele gebouw te inventariseren. Voor het eerder verstrekken van de vereiste documenten staat de gemeente niet onwelwillend tegenover.

Ook leven er vragen over de maatvoering van de installaties, de beschikbaarheid van reserve-onderdelen bij de facilitaire dienst bij het Stadhuis en de vraag hoe de gemeente opstelt bij onverhoopte tegenvallers. Over dit laatste stelt Van Stratum dat juist gepoogd wordt om de inschrijvers zoveel mogelijk tijd te geven zodat dergelijke tegenvallers in een vroeg stadium kunnen worden opgemerkt.

Budget mogelijk later bekend
Over de hoogte van het beschikbare budget van de gemeente vertelt Anne Wietske de Louw, strategisch inkoper van de gemeente, dat ze gebonden zijn aan strenge Europese aanbestedingswetgeving en dus niet zomaar het budget mogen openbaren. Toch zijn er vragen of tenminste de hoogte van het ‘maximale prijsplafond’ van de verschillende werkzaamheden in een vroeg stadium kan worden verstrekt. Volgens Van Stratum wordt in het projectteam nagedacht hoe hiermee om te gaan in de tweede stap van de selectie. “We beraden ons nog op in hoeverre we dit kunnen vrijgeven en in welke fase.”

Voor meer informatie over het project en aanbesteding klik HIER. Liever direct door naar Tenderned voor alle beschikbare documentatie? Klik dan HIER.