Bouwinvest digitaliseert verhuurproces: 'Woningen passend toewijzen wordt steeds makkelijker'

Huurwoningen op een transparante manier toewijzen met gebruik van zo min mogelijk data. Onder leiding van Micha Reusen (Bouwinvest) gingen Ines van Steenbergen, Linda Vervloed (Schep Vastgoedmanagers), Randy Vreman (Qii) en Jurjen Thomas (OSRE) aan de hand van een aantal stellingen, in de op digitalisering van het verhuurproces, geheel in lijn met de Wet goed verhuurderschap.

Het Bouwinvest Dutch Residential Fund heeft onlangs het verhuurproces verder gedigitaliseerd.’ Ines van Steenbergen, Manager Vastgoed Marketing & Communicatie: ‘Onze vastgoedmanagers werken al geruime tijd in een digitale verhuuromgeving (EyeMove) die wij voor hen hebben ingericht. Volgens onze processen, procedures en richtlijnen AVG en Wwft. In samenwerking met Qii (spreek uit als het Engelse woord ‘key’) en OSRE (EyeMove), hebben wij recent een belangrijke verandering doorgevoerd in ons verhuurproces, ’ aldus Ines van Steenbergen tijdens een panelgesprek op de laatste Provada.

Met de implementatie van Qii halen kandidaat-huurders via de MyQii app betrouwbare brondata op uit diverse overheidsbronnen en delen deze met Bouwinvest. Dit helpt bij het optimaliseren van de screening van kandidaat-huurders en – in combinatie met de toewijzingstool in EyeMove - het objectief en passend toewijzen van huurwoningen. De kandidaat-huurder is minder tijd kwijt aan het verzamelen en uploaden van gegevens. Voor de vastgoedmanagers betekent het een verbetering in de omloopsnelheid van het verhuren van de woningen. Zij hoeven niet meer te wachten op gegevens waardoor het dossier sneller compleet is. Door het gebruik maken van brondata behoort het spelen van rechercheur door de verhuurmedewerker tot het verleden. Ines van Steenbergen: ‘Het aangepaste proces zorgt voor een win-win-win situatie: voor vastgoedmanagers, kandidaat-huurders en voor de vastgoedeigenaar.’

Bij het aanbieden van de woonruimte moeten objectieve selectiecriteria worden gebruikt en het moet eenvoudiger uit te leggen zijn waarom iemand wel of niet in aanmerking komt voor een bepaalde woning

Tijdens de recente Provada spraken de betrokkenen over het traject, dat inmiddels een maand geleden van start ging. In een paneldiscussie onder leiding van Micha Reusen (Bouwinvest) gingen Ines van Steenbergen, Linda Vervloed (Schep Vastgoedmanagers), Randy Vreman (Qii) en Jurjen Thomas (OSRE) aan de hand van een aantal stellingen, voor het aanwezige publiek in gesprek over de succes- en faalfactoren van deze digitale ontwikkeling.

Door de inzet van de datachecks van Qii, in combinatie met de toewijzingstool in de EyeMove-omgeving van OSRE, verwacht Van Steenbergen minder vragen en klachten van kandidaat-huurders voor, tijdens én na het toewijzingsproces. ‘Als aanbieder van woningen moeten we zorgen voor een heldere en transparant selectieprocedure. Bij het aanbieden van de woonruimte moeten objectieve selectiecriteria worden gebruikt en het moet eenvoudiger uit te leggen zijn waarom iemand wel of niet in aanmerking komt voor een bepaalde woning.’ Linda Vervloed: ‘Op deze wijze geven zowel Bouwinvest als Schep Vastgoedmanagers handen en voeten aan de Wet goed verhuurderschap die op 1 juli jl. van kracht is gegaan. Een van de belangrijkste eisen uit deze wet is het zorgdragen voor een transparant en eerlijk toewijzingsproces.’

Veiligheid
Randy Vreman van Qii benoemt ook de veilige wijze waarmee er wordt omgegaan met de data van de consument. ‘De data die wij als Qii leveren, zien wij zelf niet. Dat is afgeschermd. Wij zijn in feite een doorgeefluik. Bij Qii hechten we veel waarde aan het behoud van controle over persoonlijke gegevens van de consument, in dit geval mensen die een huis willen huren. In dit digitale tijdperk worden er talloze persoonsgegevens gedeeld op het internet, zoals bijvoorbeeld inkomensinformatie of kredietregistratie. Met behulp van MyQii kan de kandidaat-huurder ervoor zorgen dat hij/zij alleen de noodzakelijke informatie deelt. Ze hebben altijd de mogelijkheid om dit weer in te trekken en behouden te allen tijde de zeggenschap over de eigen gegevens’.

Voor Bouwinvest is de veiligheid van persoonlijke gegevens van enorm groot belang. ‘Als investeerder en vermogensbeheerder zijn wij verplicht onze processen te laten voldoen aan onder meer de AVG-richtlijnen. Met deze werkwijze, waarbij we expliciet gekozen hebben voor dataminimalisatie, hebben we dat in dit systeem geborgd’, vertelt Van Steenbergen. ‘We willen alleen die gegevens ontvangen die we daadwerkelijk nodig hebben voor de screening.’

Minder persoonlijk contact, punt van aandacht
Ondanks alle voordelen noemt Linda Vervloed ook een verandering die wat extra aandacht behoeft. ‘Deze vorm van digitalisering betekent wel minder persoonlijk contact met onze klanten. Dat moeten we op een andere manier gaan inregelen. Maar de tijd die nu gewonnen wordt kan goed gebruikt worden om mensen te ondersteunen die wat meer hulp nodig hebben bij het digitale proces.’ Een toehoorder vraagt hoe bijvoorbeeld expats aan een link voor een MyQii kunnen komen? ‘Ook daar moet nog naar worden gekeken’, is de reactie van Vervloed. Van Steenbergen vult aan: ‘De volgende stap is dat de kandidaten die nu nog niet (of deels) gebruik kunnen maken van Qii, zoals expats en ondernemers, op termijn ook volledig digitaal verwerkt kunnen worden als de juiste brondata beschikbaar komt. Uiteindelijk zou het fantastisch zijn als we helemaal geen data van kandidaten meer nodig zouden hebben in ons systeem, en voldoende hebben aan een groen vinkje, op basis waarvan de vastgoedmanager de huurovereenkomst kan aanbieden. Zover zijn we nog niet.’

Wat zijn de bevindingen tot nu toe?
De oplossing is op het moment van schrijven een maand in gebruik. Bij Bouwinvest is nu de tijd aangebroken om de hick-ups er uit te halen en nog wekelijks overleg te voeren met Qii en OSRE. Hoe kijkt men naar de toekomst van deze manier van verhuren? ‘Zes jaar na de eerste stappen binnen dit proces heeft de markt deze ontwikkeling omarmt en kunnen we met elkaar de volgende stip op de horizon zetten. Zo’n stip zetten is in mijn ogen echt noodzakelijk om innovatie in onze sector te blijven aanjagen’, aldus Jurjen Thomas van OSRE. 

Bouwinvest laat weten dat de live-gang goed verlopen. 'Hier en daar werkte het proces nog niet optimaal, maar in samenwerking met Qii en OSRE hebben we het proces snel kunnen optimaliseren. Er zijn relatief weinig vragen binnengekomen bij Qii Service Desk vanuit woningzoekenden, in relatie tot andere projecten. De reacties van de verhuurmedewerkers van de vastgoedmanagers zijn overwegend positief. Het scheelt hen heel veel tijd in de beoordeling van de dossiers', aldus Van Steenbergen in een reactie. 

'Ze moeten wennen aan het feit dat dat ze op basis van minder data dossiers moeten goedkeuren. Maar dat is logisch. Dat hoort nou eenmaal bij een overgangssituatie.' Verder laat Van Steenbergen weten dat er weinig vragen vanuit woningzoekenden via contactformulier wonenbijbouwinvest.nl. In verhouding niet meer dan in de oude situatie. De tevredenheid over het (nieuwe) verhuurproces gaat Bouwinbvest overigens ook nog uitvragen via een tevredenheidsonderzoek dat ze regulier uitvoeren.
Inmiddels hebben bijna 1000 mensen in de eerste drie weken hun gegevens gedeeld via de MyQii app.\

Hoofdfoto panel aan tafel van links naar rechts: Micha Reusen (Bouwinvest), Randy Vreman (Qii), Linda Vervloed (Schep Vastgoedmanagers), Ines van Steenbergen en Jurjen Thomas (OSRE).