Terug naar de kerntaken, ook op ICT-gebied

Terug naar de kerntaak. Dat is het motto dat de laatste tijd steeds nadrukkelijker post vat in de corporatiewereld. Daar is moeilijk iets tegenin te brengen. Focus is altijd goed. Dit gaat onverminderd op voor de IT-systemen van de corporatie. Hier ligt bovendien een geweldige kans voor kostenbesparing. De sector kan miljoenen besparen door IT structureel uit te besteden.

Door Guido Ooteman

Corporaties kampen met een woud aan IT-applicaties. Allemaal lossen ze uitdagingen op, variërend van zaken als onderhoud en het verwerken van mutaties tot praktische zaken als financiën, documenten, rapportages, HR en ga zo maar door. IT-leveranciers ontwikkelden – heel begrijpelijk - met groot enthousiasme voor elke afzonderlijke uitdaging een nieuwe oplossing. Het resultaat is - uitzonderingen daargelaten - een infrastructuur die nog het meeste weg heeft van een bord spaghetti. Met die versnipperde infrastructuur sluipt bijna als vanzelf inefficiëntie in processen. Uiteindelijk is de huurder daarvan de dupe. Door hun IT-omgeving aan te pakken kunnen corporaties zowel besparingen doorvoeren als stappen zetten op het gebied van transparantie, betrouwbaarheid van hun bedrijfsvoering en klantvriendelijkheid.  

Terug naar de essentie
Laten we nou eens een stap terug zetten. Over welke kerntaken hebben we het eindelijk? Volgens mij hebben we het over verschaffen van betaalbare woonruimte voor de minst kapitaalkrachtige doelgroep. Dat komt in essentie neer op woningen bouwen, woningen verhuren, woningen onderhouden en kasstromen managen. Om de woningen na verloop van tijd te renoveren of uit te ponden. Al deze zaken kun je tegenwoordig met gemak binnen één enkel ERP-systeem afwikkelen. Van spaghetti is geen sprake meer. 

Woningcorporaties die die stap zetten, krijgen bijna als vanzelf veel meer zicht op hun rendement. Ze zien veel beter wat zaken kosten en, belangrijker nog, wat ze opbrengen. Dat maakt dat je veel eenvoudiger op financieel rendement kunt sturen. Dat financiële rendement kan vervolgens geïnvesteerd worden in het creëren van maatschappelijk rendement.

De grootste kostposten zitten ‘m onder meer in het afwikkelen klantcontacten, bijvoorbeeld bij  het doorgeven van huurmutaties of reparatieverzoeken. In mijn ervaring zien bestuurders die over dit soort inzichten beschikken opeens heel duidelijk wat een mutatie kost. Of ze zien wat de kosten van zijn van een telefoontje in relatie tot face to face contact, een telefoontje (call) of het invullen van een webformulier (click). Door vervolgens sterker te sturen op de click in plaats van de call of face to face, kan een corporatie enorme besparingen realiseren.

Uitbesteden levert geld op
Het ERP-denken zit in de corporatiewereld inmiddels behoorlijk tussen de oren. De volgende stap zou in mijn ogen het uitbesteden van de IT kunnen zijn. Zo’n rare gedachte is dat niet. Het uitbesteden van onderhoud was iets dat corporaties vroeger niet zouden overwegen, maar is inmiddels gemeengoed geworden. Projectontwikkeling, wat de afgelopen jaren ook veel in huis gedaan werd, wordt in het kader van de kerntakendiscussie ook weer sneller en makkelijker uitbesteed aan externe partijen. In een tijd dat het idee van de regiecorporatie steeds vastere vormen aan begint te nemen, past het uitbesteden van niet corporatie-eigen activiteiten. IT past daar wat mij betreft prima in. 

Uitbesteden is absoluut goedkoper. Je mag als vuistregel aannemen dat de IT-kosten per verhuurbare eenheid ongeveer honderd euro per jaar bedragen. Door dit allemaal uit te besteden, dalen de jaarlijkse kosten met 20% naar tachtig euro per verhuurbare eenheid. Reken maar uit wat dat de sector uiteindelijk op kan leveren, uitgaande van een kleine 2,4 miljoen verhuurbare eenheden.

Over de auteur

Guido Ooteman, expert op het snijvlak van woningcorporaties en IT, is werkzaam bij Ctac als Senior Sales Manager. Ctac is deskundig adviesgever, betrokken gesprekspartner en de grootste ICT Solution Provider voor woningcorporaties. Meer weten? Ga dan naar de website van Ctac of bel Guido, tel. 088 445 2494.