Procesoptimalisatie in vastgoedbranche door middel van RPA

Technologie raakt alles en iedereen. Stilstaan is geen optie. Of organisaties nu aan het begin staan van hun digitale transformatie, of inmiddels tot in alle haarvaten gedigitaliseerd zijn; technologische ontwikkelingen omarmen en blijven vernieuwen, is noodzakelijk voor het succesvol voortbestaan van organisaties. Iedereen moet mee en hoe langer u wacht, hoe verder u achter de feiten aanloopt. Ook voor vastgoedorganisaties valt er voordeel te behalen!

Bij Robotic Process Automation (RPA) denken veel mensen al snel dat er sprake is van fysieke robots. Bij RPA draait het echter om computer gecodeerde software, die de bediening van IT systemen en applicaties van mensen kan overnemen. Met deze technologie kunnen organisaties veel voorkomende taken en menselijke handelingen automatiseren. Hierdoor kunnen werknemers efficiënter werken en zich concentreren op werk dat meer waarde en arbeidsvreugde toevoegt; repeterend werk wordt voortaan immers ondersteund. Voor deze vorm van robotica is geen verregaande IT-kennis vereist.

Wat is geschikt voor Robotic Process Automation?

• Om te bepalen of een proces of processtap geschikt is voor RPA worden meerdere criteria gebruikt:
• Wat zijn de meetbare resultaten in de vorm van kostenbesparing, kwaliteit, efficiency en doorlooptijd?
• Wat is het volume en de frequentie?
• Is het proces niet onderhevig aan veranderingen op korte termijn?
• Is de input voor het proces standaard en consistent?

Wat zijn de voordelen van Robotic Process Automation?

• Organisaties kunnen veel voordeel behalen door gebruik te maken van robotisering:
• RPA biedt voor veel organisaties kansen om goedkoper en flexibeler te werken dan traditionele (manuele) oplossingen.
• RPA zorgt voor stevige kostenreductie, namelijk gemiddeld 30% tot 60% per geautomatiseerd proces.
• Er worden minder fouten gemaakt en volledig gestandaardiseerd gewerkt, zodat de kwaliteit toeneemt.
• Een ander belangrijk voordeel is dat een robot non-stop 24/7 kan presteren, zonder wachtrijen bij pieken. Hiermee kan een daling in doorlooptijd tot wel 80% worden gerealiseerd. Medewerkers besteden ook geen tijd aan routinewerk, dit komt in onze ervaring de medewerkerstevredenheid ten goede.
• Binnen een korte tijd, tussen de 6 en 12 maanden kunnen de RPA implementatiekosten zijn terugverdiend.
• Capaciteit kan bovendien steeds worden verhoogd of verlaagd zonder een lange opbouwfase. Dit maakt de oplossing schaalbaar en flexibel. Door middel van smart controles wordt eventuele fraude voorkomen.
  
  Kortom; RPA biedt uw onderneming nieuwe perspectieven.

Toepassing in de vastgoedbranche
In de vastgoedbranche zien we de eerste stappen op het pad van RPA. Zo zijn vastgoedondernemers actief met het robotiseren van diverse processen, denk aan het opslaan van e-mail correspondentie in Yardi, factuurverwerking, het controleren van BTW nummers en het genereren van rapportages voor eigenaren. NSI heeft diverse processen geselecteerd die in aanmerking komen voor RPA. Twee robots draaien nu, voor de btw-nummervalidatie van leveranciers en voor het automatisch opslaan van e-mailcorrespondentie. Een derde is in de maak, voor de verwerking van inkoopfacturen. Lees meer op NSI en RPA. Ook FRIS Makelaardij heeft RPA opgepakt ter verbetering van hun bedrijfsprocessen.

Voor de praktijk
RPA biedt voor de organisatie en de medewerkers efficiency voordelen, besparen op en verbeteren van standaardprocessen en tijd en energie vrijmaken voor hoogwaardiger werk. Juist bij vastgoedbeleggers en -beheerders is RPA goed inzetbaar, omdat veel processen bij herhaling voorkomen.

BDO Industriegroep Real Estate & Construction 
Jeroen Veldhuis, Senior Manager Digital, BDO Advisory B.V. & Arjan Endhoven Msc, co-national leader Real Estate & Construction

Jeroen.veldhuis@bdo.nl | www.bdo.nl/nl-nl/branches/bouw-vastgoed