Met de iPad tijdelijke contracten op locatie ondertekenen

Gapph is specialist op gebied van tijdelijk beheer en exploitatie van leegstaand vastgoed. Of het nu gaat om een bedrijfshal, kerk, kantoorgebouw of om leegstaande panden van een woningbouwcorporatie, Gapph zorgt ervoor dat er tijdelijk de juiste mensen in wonen of werken. Dat gaat op contractbasis. Werden de contracten voorheen nog gewoon met de hand getekend, sinds kort gebeurt dat digitaal met ondertekenen.nl. “Er gaat voor iedereen een nieuwe wereld open”, aldus Paul Hogenbirk, BI-manager bij Gapph.

Gapph opereert niet alleen in heel Nederland maar ook in België en Engeland, vertelt Business Intelligence-manager Hogenbirk. Mensen schrijven zich bij Gapph in, waarna ze worden onderworpen aan een kort interview om ze beter te leren kennen en vast te stellen of ze geschikt zijn voor tijdelijke bewoning van het leegstaande vastgoed dat Gapph beheert. Zo ja, dan krijgen ze tijdelijk een ruimte toegewezen. Daarbij wordt gebruikgemaakt van een nieuw ontwikkeld automatiseringssysteem. “Begin vorig jaar zijn we begonnen met ons nieuwe systeem. We kwamen al snel op het punt: hoe gaan we om met de ondertekening van contracten. Er worden maandelijks zeer veel contracten ondertekend. Die moeten gemaakt worden, geprint, met de pen ondertekend, et cetera. Dat kost veel tijd en moest in mijn beleving makkelijker en efficiënter kunnen.”

Digitaal tekenen
Hogenbirk is als Business Intelligence-manager bij Gapph onder meer verantwoordelijk voor het hele ICT-domein. Hij houdt in de gaten wat er op de markt beschikbaar komt aan computerfaciliteiten, informatie en applicaties. Op zoek naar een oplossing waarmee het proces van ondertekenen van contracten kon worden gedigitaliseerd, kwam hij terecht bij Ondertekenen.nl van Evidos en nog een aantal soortgelijke partijen. Hogenbirk: “Ik ben met die partijen gaan bellen, heb een aantal test-accounts aangevraagd en ben ermee aan de slag gegaan. Ondertekenen.nl kwam daar als beste uit.”

Procesverloop
Het hele proces verloopt nu als volgt, schetst Hogenbirk: “Met de geselecteerde Gapph-keeper – de term waarmee Gapph zijn geschikt bevonden kandidaten aanduidt – wordt een afspraak op locatie gemaakt. Door in het systeem de betreffende persoon aan de betreffende ruimte te koppelen, wordt ondertussen heel simpel en automatisch een contract gegenereerd. De Gapph-keeper krijgt dat twee dagen voor de afspraak binnen in zijn mailbox om het door te lezen. Hij kan het dan nog niet tekenen. Op locatie, een dag later, beslist de persoon definitief of hij daar wil wonen, of zijn bedrijf wil huisvesten. Zo ja, dan gaan we over tot de digitale ondertekening. Daarvoor krijgt de desbetreffende persoon een sms-je toegestuurd met een code. Die code voert hij in bij ons op de iPad. Zodra blijkt dat het de juiste code is, gaat hij door naar het volgende scherm en mag hij digitaal ondertekenen. We hebben daarvoor speciale pennen aangeschaft. Dus mensen tekenen niet met hun vinger, maar echt met een pen, zodat we het normale ondertekenproces zo goed mogelijk benaderen. Het contract wordt vervolgens direct toegestuurd naar de persoon die heeft ondertekend en komt tegelijk ondertekend en wel in ons systeem terecht. Daarmee is de cirkel rond.”

Viertraps-verificatie
Hogenbirk is overtuigd van de veiligheid van het geheel. Je kunt het typeren als een viertraps-verificatie, legt hij uit. “Als eerste verificatie krijgt de persoon in kwestie het te ondertekenen contract digitaal toegestuurd. Vervolgens krijgt hij een sms-je op zijn mobiel met daarin een code, dat is verificatiestap twee. De derde verificatiestap is dat hij digitaal ondertekent met zijn naam en handtekening op de iPad. En de vierde verificatiestap is dat hij automatisch zijn contract ontvangt, getekend en wel, op zijn e-mailadres, terwijl wij het getekende contract ook direct ontvangen in ons systeem. Juridisch gezien is dat – Evidos heeft dat ook uit laten zoeken – een zeer doortimmerde constructie. Vervalsing bij een traditionele ondertekening op papier is makkelijker te realiseren dan bij deze digitale procedure. Er zijn zoveel momenten waarop iets wordt gelogd in het systeem, dat we op diverse momenten kunnen zien of er iets gebeurd is dat niet door de beugel kan.

Gapph maakt nu sinds een paar maanden gebruik van het ondertekenen.nl platform en tot volle tevredenheid van alle betrokkenen. Kon het hele proces voorheen wel een maand in beslag nemen, het is nu een kwestie van minuten. “Er gaat voor iedereen een nieuwe wereld open. Voor ons, maar zeker ook voor onze Gapph-keepers die moeten tekenen. In het begin is het nog een beetje onwennig, maar daarna heeft een ieder al snel door: het is efficiënter, veiliger en nog goed voor het milieu ook!”

Een bijdrage van Ondertekenen.nl.