Met de iPad tijdelijke contracten op locatie ondertekenen
Gapph is specialist op gebied van tijdelijk beheer en exploitatie van leegstaand vastgoed. Of het nu gaat om een bedrijfshal, kerk, kantoorgebouw of om leegstaande panden van een woningbouwcorporatie, Gapph zorgt ervoor dat er tijdelijk de juiste mensen in wonen of werken. Dat gaat op contractbasis. Werden de contracten voorheen nog gewoon met de hand getekend, sinds kort gebeurt dat digitaal met ondertekenen.nl. “Er gaat voor iedereen een nieuwe wereld open”, aldus Paul Hogenbirk, BI-manager bij Gapph.
Gapph opereert niet alleen in heel Nederland maar ook in België en Engeland, vertelt Business Intelligence-manager Hogenbirk. Mensen schrijven zich bij Gapph in, waarna ze worden onderworpen aan een kort interview om ze beter te leren kennen en vast te stellen of ze geschikt zijn voor tijdelijke bewoning van het leegstaande vastgoed dat Gapph beheert. Zo ja, dan krijgen ze tijdelijk een ruimte toegewezen. Daarbij wordt gebruikgemaakt van een nieuw ontwikkeld automatiseringssysteem. “Begin vorig jaar zijn we begonnen met ons nieuwe systeem. We kwamen al snel op het punt: hoe gaan we om met de ondertekening van contracten. Er worden maandelijks zeer veel contracten ondertekend. Die moeten gemaakt worden, geprint, met de pen ondertekend, et cetera. Dat kost veel tijd en moest in mijn beleving makkelijker en efficiënter kunnen.”
Digitaal tekenen
Hogenbirk is als Business Intelligence-manager bij Gapph onder meer verantwoordelijk voor het hele ICT-domein. Hij houdt in de gaten wat er op de markt beschikbaar komt aan computerfaciliteiten, informatie en applicaties. Op zoek naar een oplossing waarmee het proces van ondertekenen van contracten kon worden gedigitaliseerd, kwam hij terecht bij Ondertekenen.nl van Evidos en nog een aantal soortgelijke partijen. Hogenbirk: “Ik ben met die partijen gaan bellen, heb een aantal test-accounts aangevraagd en ben ermee aan de slag gegaan. Ondertekenen.nl kwam daar als beste uit.”
Procesverloop
Het hele proces verloopt nu als volgt, schetst Hogenbirk: “Met de geselecteerde Gapph-keeper – de term waarmee Gapph zijn geschikt bevonden kandidaten aanduidt – wordt een afspraak op locatie gemaakt. Door in het systeem de betreffende persoon aan de betreffende ruimte te koppelen, wordt ondertussen heel simpel en automatisch een contract gegenereerd. De Gapph-keeper krijgt dat twee dagen voor de afspraak binnen in zijn mailbox om het door te lezen. Hij kan het dan nog niet tekenen. Op locatie, een dag later, beslist de persoon definitief of hij daar wil wonen, of zijn bedrijf wil huisvesten. Zo ja, dan gaan we over tot de digitale ondertekening. Daarvoor krijgt de desbetreffende persoon een sms-je toegestuurd met een code. Die code voert hij in bij ons op de iPad. Zodra blijkt dat het de juiste code is, gaat hij door naar het volgende scherm en mag hij digitaal ondertekenen. We hebben daarvoor speciale pennen aangeschaft. Dus mensen tekenen niet met hun vinger, maar echt met een pen, zodat we het normale ondertekenproces zo goed mogelijk benaderen. Het contract wordt vervolgens direct toegestuurd naar de persoon die heeft ondertekend en komt tegelijk ondertekend en wel in ons systeem terecht. Daarmee is de cirkel rond.”
Viertraps-verificatie
Hogenbirk is overtuigd van de veiligheid van het geheel. Je kunt het typeren als een viertraps-verificatie, legt hij uit. “Als eerste verificatie krijgt de persoon in kwestie het te ondertekenen contract digitaal toegestuurd. Vervolgens krijgt hij een sms-je op zijn mobiel met daarin een code, dat is verificatiestap twee. De derde verificatiestap is dat hij digitaal ondertekent met zijn naam en handtekening op de iPad. En de vierde verificatiestap is dat hij automatisch zijn contract ontvangt, getekend en wel, op zijn e-mailadres, terwijl wij het getekende contract ook direct ontvangen in ons systeem. Juridisch gezien is dat – Evidos heeft dat ook uit laten zoeken – een zeer doortimmerde constructie. Vervalsing bij een traditionele ondertekening op papier is makkelijker te realiseren dan bij deze digitale procedure. Er zijn zoveel momenten waarop iets wordt gelogd in het systeem, dat we op diverse momenten kunnen zien of er iets gebeurd is dat niet door de beugel kan.
Gapph maakt nu sinds een paar maanden gebruik van het ondertekenen.nl platform en tot volle tevredenheid van alle betrokkenen. Kon het hele proces voorheen wel een maand in beslag nemen, het is nu een kwestie van minuten. “Er gaat voor iedereen een nieuwe wereld open. Voor ons, maar zeker ook voor onze Gapph-keepers die moeten tekenen. In het begin is het nog een beetje onwennig, maar daarna heeft een ieder al snel door: het is efficiënter, veiliger en nog goed voor het milieu ook!”
Een bijdrage van Ondertekenen.nl.
Laatste nieuws
- 23-08-2024 14:20 Grote beleggers investeren nauwelijks in nieuwe woningen, maar Wbh niet grootste issue
- 23-08-2024 13:43 Weg vrij voor deelgebied 5 in Merwedekanaalzone: Tot 4.250 woningen mogelijk
- 23-08-2024 12:27 Alex Invest koopt winkelruimte in Woonmall Alexandrium
- 23-08-2024 11:26 Opmerkelijk: Voor dit nieuwbouwproject zijn 'incentives' nodig om kopers te trekken
- 23-08-2024 11:06 Raad van State stelt bezwaarmakers tegen 250 woningen in Tilburg in ongelijk
- 23-08-2024 09:21 Starters vragen vaker naar familiehypotheek en schenkingsvrijstelling, na afschaffing jubelton
- 23-08-2024 08:48 CBS over detailhandel: Non-food sector groeit, omzet supermarkt daalt
- 22-08-2024 16:42 IVBN-directeur: ‘Woningmarkt heeft heel fragiel punt bereikt, overheid moet nu stimuleren’
- 22-08-2024 16:12 Ondernemers en investeerders die elkaar helpen is de bewezen kracht van Mogelijk
- 22-08-2024 14:00 Bestemmingsplan voor 48 appartementen in Geldermalsen onherroepelijk
- 22-08-2024 11:31 Hightechbedrijf huurt 1.370 m2 in Eindhoven
- 22-08-2024 10:21 Scapino opent winkels in vier oude panden van Bristol
- 22-08-2024 09:19 Huurders blijven vaker zitten door achterblijvend aanbod van topkwaliteit kantoorruimte
- 22-08-2024 08:42 Twee nieuwe huurders voor City Center Tilburg
- 22-08-2024 08:42 Sam Heijkoop en Marnix Uri naar VanWonen
- 22-08-2024 06:00 Boissevain: DNB, geef banken de ruimte hun marges op peil te houden
- 22-08-2024 00:00 Koopwoningen bijna 11 procent duurder, grootste stijging in twee jaar
- 21-08-2024 18:57 Jos Baeten (a.s.r.): ‘Helft van onze woningportefeuille komt door huurwet in gereguleerde segment’
- 21-08-2024 15:57 Voormalig bankgebouw in Driebergen mag getransformeerd worden naar woningen
- 21-08-2024 14:03 Gemeenteraad Maashorst aan zet voor bijna 100 woningen
- 21-08-2024 12:51 A.s.r. investeert niet in nieuwe huurwoningen door Wet betaalbare huur
- 21-08-2024 12:13 Meierijstad geeft groen licht voor bouw flexwoningen voor 500 arbeidsmigranten
- 21-08-2024 11:32 Elan Wonen trekt stekker uit plannen voor verdichting in Haarlem-Meerwijk
- 21-08-2024 10:56 StartDock huurt ruim 1.800 m2 aan Keizersgracht in Amsterdam
- 21-08-2024 10:47 Ronald van der Zalm keert terug naar Cushman & Wakefield
- 21-08-2024 10:06 Montea boekt in Nederland 22 miljoen omzet in eerste helft van het jaar
Reacties
Om te kunnen reageren moet u zijn ingelogd. Klik hier om in te loggen.