Met de iPad tijdelijke contracten op locatie ondertekenen
Gapph is specialist op gebied van tijdelijk beheer en exploitatie van leegstaand vastgoed. Of het nu gaat om een bedrijfshal, kerk, kantoorgebouw of om leegstaande panden van een woningbouwcorporatie, Gapph zorgt ervoor dat er tijdelijk de juiste mensen in wonen of werken. Dat gaat op contractbasis. Werden de contracten voorheen nog gewoon met de hand getekend, sinds kort gebeurt dat digitaal met ondertekenen.nl. “Er gaat voor iedereen een nieuwe wereld open”, aldus Paul Hogenbirk, BI-manager bij Gapph.
Gapph opereert niet alleen in heel Nederland maar ook in België en Engeland, vertelt Business Intelligence-manager Hogenbirk. Mensen schrijven zich bij Gapph in, waarna ze worden onderworpen aan een kort interview om ze beter te leren kennen en vast te stellen of ze geschikt zijn voor tijdelijke bewoning van het leegstaande vastgoed dat Gapph beheert. Zo ja, dan krijgen ze tijdelijk een ruimte toegewezen. Daarbij wordt gebruikgemaakt van een nieuw ontwikkeld automatiseringssysteem. “Begin vorig jaar zijn we begonnen met ons nieuwe systeem. We kwamen al snel op het punt: hoe gaan we om met de ondertekening van contracten. Er worden maandelijks zeer veel contracten ondertekend. Die moeten gemaakt worden, geprint, met de pen ondertekend, et cetera. Dat kost veel tijd en moest in mijn beleving makkelijker en efficiënter kunnen.”
Digitaal tekenen
Hogenbirk is als Business Intelligence-manager bij Gapph onder meer verantwoordelijk voor het hele ICT-domein. Hij houdt in de gaten wat er op de markt beschikbaar komt aan computerfaciliteiten, informatie en applicaties. Op zoek naar een oplossing waarmee het proces van ondertekenen van contracten kon worden gedigitaliseerd, kwam hij terecht bij Ondertekenen.nl van Evidos en nog een aantal soortgelijke partijen. Hogenbirk: “Ik ben met die partijen gaan bellen, heb een aantal test-accounts aangevraagd en ben ermee aan de slag gegaan. Ondertekenen.nl kwam daar als beste uit.”
Procesverloop
Het hele proces verloopt nu als volgt, schetst Hogenbirk: “Met de geselecteerde Gapph-keeper – de term waarmee Gapph zijn geschikt bevonden kandidaten aanduidt – wordt een afspraak op locatie gemaakt. Door in het systeem de betreffende persoon aan de betreffende ruimte te koppelen, wordt ondertussen heel simpel en automatisch een contract gegenereerd. De Gapph-keeper krijgt dat twee dagen voor de afspraak binnen in zijn mailbox om het door te lezen. Hij kan het dan nog niet tekenen. Op locatie, een dag later, beslist de persoon definitief of hij daar wil wonen, of zijn bedrijf wil huisvesten. Zo ja, dan gaan we over tot de digitale ondertekening. Daarvoor krijgt de desbetreffende persoon een sms-je toegestuurd met een code. Die code voert hij in bij ons op de iPad. Zodra blijkt dat het de juiste code is, gaat hij door naar het volgende scherm en mag hij digitaal ondertekenen. We hebben daarvoor speciale pennen aangeschaft. Dus mensen tekenen niet met hun vinger, maar echt met een pen, zodat we het normale ondertekenproces zo goed mogelijk benaderen. Het contract wordt vervolgens direct toegestuurd naar de persoon die heeft ondertekend en komt tegelijk ondertekend en wel in ons systeem terecht. Daarmee is de cirkel rond.”
Viertraps-verificatie
Hogenbirk is overtuigd van de veiligheid van het geheel. Je kunt het typeren als een viertraps-verificatie, legt hij uit. “Als eerste verificatie krijgt de persoon in kwestie het te ondertekenen contract digitaal toegestuurd. Vervolgens krijgt hij een sms-je op zijn mobiel met daarin een code, dat is verificatiestap twee. De derde verificatiestap is dat hij digitaal ondertekent met zijn naam en handtekening op de iPad. En de vierde verificatiestap is dat hij automatisch zijn contract ontvangt, getekend en wel, op zijn e-mailadres, terwijl wij het getekende contract ook direct ontvangen in ons systeem. Juridisch gezien is dat – Evidos heeft dat ook uit laten zoeken – een zeer doortimmerde constructie. Vervalsing bij een traditionele ondertekening op papier is makkelijker te realiseren dan bij deze digitale procedure. Er zijn zoveel momenten waarop iets wordt gelogd in het systeem, dat we op diverse momenten kunnen zien of er iets gebeurd is dat niet door de beugel kan.
Gapph maakt nu sinds een paar maanden gebruik van het ondertekenen.nl platform en tot volle tevredenheid van alle betrokkenen. Kon het hele proces voorheen wel een maand in beslag nemen, het is nu een kwestie van minuten. “Er gaat voor iedereen een nieuwe wereld open. Voor ons, maar zeker ook voor onze Gapph-keepers die moeten tekenen. In het begin is het nog een beetje onwennig, maar daarna heeft een ieder al snel door: het is efficiënter, veiliger en nog goed voor het milieu ook!”
Een bijdrage van Ondertekenen.nl.
Laatste nieuws
- 24-04-2024 23:44 Kritische Keijzer en De Groot willen meer tijd voor huurwet: ‘Onderbouwing rammelt aan alle kanten’
- 24-04-2024 16:07 Ingenieursbureau verlengt en breidt uit in Poortugaal
- 24-04-2024 15:51 Rudy Ligtenberg nieuwe directeur-bestuurder Mijande Wonen
- 24-04-2024 15:30 Gera Esser ad interim directeur-bestuurder Rondom Wonen
- 24-04-2024 15:21 Samsonite opent winkel aan Koningsplein in Amsterdam
- 24-04-2024 15:06 Capital Value pleit voor indexatie van WWS met CPI+1 procent
- 24-04-2024 15:00 Fentener van Vlissingen investeert weer in Kate Innovations
- 24-04-2024 14:20 Pets Place opent in voormalig BCC-pand in Lelystad
- 24-04-2024 13:14 Eerste Kamer verdeeld over aanpak woningmarkt door De Jonge
- 24-04-2024 12:28 Alternatieve financiers nemen steeds meer de rol van banken over bij buy-to-let
- 24-04-2024 12:11 Zo verduurzaamt TNO 205.000 m2 vastgoed, van kantoren tot laboratoria
- 24-04-2024 11:44 Doe mee aan de Woonconcepten Special: Volkshuisvesting voor iedereen!
- 24-04-2024 10:52 Leverancier van biologische ingrediënten huurt 21.000 m2 op Maasvlakte
- 24-04-2024 10:08 Indexaties laten bruto huurinkomsten Wereldhave met bijna 10 procent stijgen
- 24-04-2024 10:00 Knutselkookclub huurt 166 m2 op Haveneiland Amsterdam
- 24-04-2024 09:49 Rondvaartbedrijf huurt 149 m2 in centrum Amsterdam
- 24-04-2024 09:38 Factcheck: Huurprijscijfers HousingAnywhere hebben niets te maken met reguliere huurmarkt
- 24-04-2024 09:37 Opname van logistiek vastgoed in eerste kwartaal gelijk aan vorig jaar
- 24-04-2024 09:18 Particuliere belegger koopt kantoorbelegging in Ugchelen
- 24-04-2024 08:59 Aham Vastgoed ontwikkelt appartementen en supermarkt in centrum Amsterdam
- 24-04-2024 08:10 Ommetje met Tom & Colliers: Hotels
- 24-04-2024 07:00 N&W Capital koopt rijksmonumentale gebouwen van BPD en Van Wanrooij
- 23-04-2024 21:33 Wet verlenging maximale jaarlijkse huurstijging vrije sector ook door Eerste Kamer aangenomen
- 23-04-2024 17:38 Neprom en IVBN slaan alarm om huurwet: 'Cruciale aanpassingen worden genegeerd'
- 23-04-2024 16:21 Twee nieuwe huurders op bedrijvencentrum De Veemarkt in Amsterdam
- 23-04-2024 11:00 Door Artificial Intelligence 4,5 (van de 5) sterren op Trustpilot
Reacties
Om te kunnen reageren moet u zijn ingelogd. Klik hier om in te loggen.