Vastgoedbeheerders lopen onbewust juridisch risico

Veel vastgoedbeheerders versturen nog altijd zelf betalingsherinneringen, treffen regelingen of nemen telefonisch contact op met huurders met een betalings-achterstand. Sinds de invoering van de Wet kwaliteit incassodienstverlening (WKI) is dat niet meer toegestaan. Voor incassowerkzaamheden die namens een derde (eigenaar) worden uitgevoerd, is registratie in het Incassoregister van Justis verplicht.

Toch zijn veel vastgoedbeheerders zich daar onvoldoende van bewust. Vanaf 1 oktober a.s. wordt de handhaving verder aangescherpt: overtredingen kunnen leiden tot bestuurlijke maatregelen en in bepaalde gevallen zelfs worden aangemerkt als economisch delict. Dat diezelfde datum er ook voor de rechtspraak toe doet, blijkt uit een bericht het Landelijk Overleg Vakinhoud Civiel en Kanton (LOVCK), onderdeel van de Rechtspraak: vanaf 1 oktober 2026 treedt artikel 18 WKI in werking, en gaan rechters de naleving van de registratieplicht voortaan actief (ambtshalve) controleren.

Wat er vooraf misgaat, is later niet meer te herstellen
Veel beheerders gaan er nog steeds van uit dat zij het minnelijke traject (herinneren, aanmanen, bellen) zelf kunnen uitvoeren en dat pas een incassopartner nodig is zodra een procedure noodzakelijk is en daar zit het gevaar, aldus René van Schendel, oprichter van Incasa en voormalig gerechtsdeurwaarder:

Een rechtsbijstandverlener kan een gerechtelijke procedure voeren, maar kan een buitengerechtelijk incassotraject dat niet volgens de WKI is uitgevoerd niet achteraf herstellen.

Met andere woorden: is het herinneringstraject niet volgens de WKI doorlopen (omdat een niet-geregistreerde partij een betalingsherinnering of WIK brief heeft verstuurd) dan is dat achteraf niet meer te corrigeren, ook niet door in een later stadium alsnog een incassopartner in te schakelen. Het risico ontstaat dus al in de eerste fase van het traject, ruim vóórdat een dossier ooit bij de rechter ligt.

Wat de rechtspraak vanaf 1 oktober 2026 verlangt
Vanaf 1 oktober 2026 gaan rechters actief controleren of partijen die buitengerechtelijke incassowerkzaamheden hebben uitgevoerd, correct zijn geregistreerd. In een gerechtelijke procedure moet daarom duidelijk zijn welke incassodienstverlener bij het traject betrokken is geweest en wat het bijbehorende registratienummer is.

Wanneer incassowerkzaamheden zijn uitgevoerd door een partij die niet aan de registratieplicht voldoet, dan hoeft een huurder geen incassokosten of rente te betalen. Voor vastgoedbeheerders onderstreept dit het belang om het volledige buitengerechtelijke traject WKI-conform in te richten en aantoonbaar vast te leggen.

Niet alleen een risico voor de beheerder
Wanneer een buitengerechtelijk traject niet voldoet aan de wettelijke eisen, kan dat gevolgen hebben voor zowel de vastgoedbeheerder als de eigenaar. De beheerder loopt risico op handhavend optreden door de toezichthouder. Daarnaast kan tijdens een gerechtelijke procedure discussie ontstaan over de rechtmatigheid van het voorafgaande traject, met mogelijke gevolgen voor de toewijsbaarheid van buitengerechtelijke incassokosten en proceskosten. Daarmee raakt de WKI niet alleen de beheerder, maar ook de vastgoedeigenaar.

Een WKI-conform debiteurenproces, zonder extra organisatie
Juist om beheerders hierin te ondersteunen is Incasa opgericht. Incasa is geregistreerd in het Incassoregister van Justis (registratienr. 50) en verzorgt namens vastgoedbeheerders het volledige buitengerechtelijke debiteurenbeheer. De dienstverlening is volledig ingericht op de vastgoedpraktijk. Huurders ontvangen communicatie namens de beheerder, met het vertrouwde bedrijfslogo en de bestaande bankrekening. Voor huurders verandert er daardoor nauwelijks iets, terwijl de beheerder beschikt over een volledig WKI-conform proces, inclusief het papieren spoor dat een rechter vanaf 1 oktober 2026 verlangt.

Paiyus: het platform achter de dienstverlening
De dienstverlening van Incasa wordt ondersteund door Paiyus, een softwareplatform dat speciaal is ontwikkeld voor debiteurenbeheer binnen het vastgoedbeheer. Openstaande huurfacturen worden automatisch verwerkt, opvolgacties verlopen volgens vooraf ingerichte processen en alle communicatie, documenten en dossieracties worden centraal vastgelegd. Vastgoedbeheerders behouden realtime inzicht in de voortgang van ieder dossier, terwijl Incasa vanuit hetzelfde platform werkt wanneer specialistische ondersteuning of een WKI-vergunde opvolging nodig is. Hierdoor ontstaat één centraal dossier waarin automatisering, transparantie en compliance samenkomen en waaruit, mocht het ooit zover komen, ook precies blijkt wie welk deel van het traject heeft uitgevoerd.

Meer dan alleen voldoen aan de wet
De samenwerking tussen Incasa en Paiyus biedt meer dan alleen juridische zekerheid. Door standaard opvolging te automatiseren, houden medewerkers meer tijd over voor dossiers die echt aandacht vragen. Vastgoedbeheerders beschikken over actuele informatie, opdrachtgevers krijgen meer transparantie en het volledige opvolgproces is aantoonbaar vastgelegd. Zo wordt niet alleen het juridische risico kleiner, maar neemt ook de operationele druk af.

Wachten is geen optie meer
Veel vastgoedbeheerders gaan ervan uit dat hun huidige werkwijze nog voldoet aan de wet. In de praktijk blijkt dat lang niet altijd het geval te zijn, nu de rechtspraak zelf heeft laten weten dat vanaf 1 oktober 2026 ambtshalve wordt getoetst, is afwachten geen vrijblijvende optie meer.

Met abonnementen vanaf 0,50 euro per object per maand hoeft een vastgoedbeheerder dat niet zelf uit te zoeken. Incasa is één aanspreekpunt voor het volledige traject: van de eerste herinnering tot, waar nodig, de deurwaarder en met die ene partner is de debiteurenadministratie in één keer volledig WKI-compliant: geen aparte registraties, kwaliteitsborging, dure vergunningen, opleidingen of klachtenprocedures om zelf te regelen.

René van Schendel vat het als volgt samen:

'Het gaat er niet om of je uiteindelijk een deurwaarder kunt inschakelen. Het gaat erom of alles wat daarvóór is gedaan juridisch klopt. Dat is precies waar wij vastgoedbeheerders bij helpen.

— René van Schendel

Bronnen: Wet kwaliteit incassodienstverlening; Besluit kwaliteit incassodienstverlening, art. 11.1; bericht van het Landelijk Overleg Vakinhoud Civiel en Kanton (LOVCK) aan de KBvG, 7 september 2026, over de registratieplicht Wki.