'Waarom AI huurincasso menselijker maakt dan een mens'

Minder werk, meer huur eerder binnen én meer tevreden huurders. Tot voor kort een droom, maar dankzij AI een realiteit geworden. Zo ziet huurincasso eruit als software het proces stuurt zodat de mens het mensenwerk kan doen.

Vraag een vastgoedprofessional wat het kenmerk is van effectieve huurincasso, en ‘een persoonlijke aanpak’ is het antwoord. Vandaar dat generieke software het traditioneel aflegt tegen handmatig werk. Dat laatste is echter niet schaalbaar, waardoor vastgoedbeheerders en -eigenaren worden geforceerd om te kiezen tussen effectiviteit of efficiëntie. 'Maar die keuze is niet langer nodig', zegt Yoshua Mustamu, medeoprichter van de Nederlandse startup Reesure. 'Dankzij de ontwikkelingen in AI betreden we een nieuwe wereld. Een wereld waarin elke huurder een volledig gepersonaliseerde, optimale aanpak krijgt, terwijl het team veel tijd bespaart. Elke case weer.'

Bestaande software en property management systemen registreren wat er gebeurt, maar zijn er niet op ingericht om het huurincassoproces proactief te sturen. Met de AI-gedreven softwarelaag van Reesure wordt huurincasso van vastgoedorganisaties een zelfsturend proces: van betaling tot aan communicatie, rapportage en het sluiten van de boeken. Vandaag krijgen we een inkijk hoe een dag er dan uit komt te zien.

Boeken die direct kloppen
Het huurincassoproces begint natuurlijk bij de huurder. Waar huur nu vaak nog ouderwets wordt overgemaakt of via een SEPA-incasso wordt geïnd, kan de verhuurder bij Reesure ervoor kiezen om de huurder verschillende betaalmogelijkheden te geven. Want hoe makkelijker het voor de huurder is om te betalen, hoe vaker huur op tijd binnenkomt.

Elke betaling is vooraf al gekoppeld aan de juiste factuur of termijn, met het juiste bedrag. Dat lijkt iets kleins, maar betekent dat de boeken altijd volledig actueel en accuraat zijn. 'Nu zie je dat betalingen achteraf geregistreerd worden', aldus Mustamu. 'Waardoor fouten of incorrecte bedragen blijven voorkomen en betalingen meermaals gecontroleerd of geverifieerd moeten worden, met alle vertraging van dien.' Door de betaling zelf in het systeem te integreren wordt het probleem opgelost bij de bron. Alles wat volgt, draait daardoor op betrouwbare, real-time cijfers.

Mustamu: 'Reconciliatie is een relikwie uit de tijd dat betaling en registratie twee gescheiden werelden waren. Men accepteert het als noodzaak, maar het is eigenlijk onnodige frictie, die op te lossen is'.

Een effectieve, gepersonaliseerde aanpak voor elke huurder
Natuurlijk zijn er altijd huurders die bewust of onbewust hun huur niet op tijd voldoen. 'Die krijgen nu doorgaans allemaal dezelfde aanpak', zegt medeoprichter Hugo de Jong. 'Dezelfde mail of brief wordt op hetzelfde moment verstuurd. Dat proces wordt soms zelfs meerdere malen herhaald. Pas na enkele weken of zelfs maanden worden de meest prangende gevallen eruitgehaald, en gaat de beheerder die handmatig opvolgen. Het gevolg is dat veel tijd verloren gaat voor er een gerichte aanpak komt.'

Deels is dat capaciteit: Het team heeft geen tijd om voor ieder geval de juiste aanpak te bedenken, uit te voeren en te documenteren. Software is traditioneel maar beperkt in staat om dat gat te vullen, omdat het te generiek is. 'Maar daar komt nu verandering in', zegt De Jong. 'Door slim data te gebruiken en AI-modellen te trainen op allerlei verschillende situaties, helpt onze software vastgoedbeheerders en -eigenaren om niet alleen voor elke situatie een effectieve aanpak te bepalen, maar ook om deze uit te voeren en daarbij aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Zo wordt de huurder altijd op een volledig persoonlijke manier benaderd. Dat zit hem onder meer in toon, timing, kanaal en inhoud.'

AI die de mens versterkt in plaats van die te vervangen. Dat is waar Reesure voor wil staan. De Jong: 'Zelfs je beste medewerker op zijn beste dag kan niet consistent elk dossier optimaal behandelen. AI kan de volledige context ophalen en die naar een volledig gepersonaliseerde uitkomst vertalen. Het verbetert zichzelf zelfs naarmate het jouw huurders en dossiers beter leert kennen. En AI wordt niet beperkt door besteedbare uren, of hoe het zich die dag voelt'. Bijkomstig voordeel is dat het systeem door de geïntegreerde betaling altijd een actuele status heeft en dus veel sneller en daarmee effectiever kan reageren. 'Want hoe langer een dossier voortduurt, hoe moeilijker het is op te lossen', aldus De Jong.

Het resultaat is niet alleen minder routinewerk, structurele afname van de huurachterstanden en verbeterde cashflow, maar ook een fijner proces voor huurders, die duidelijkheid en vooral een persoonlijke benadering krijgen. Zo winnen alle betrokkenen, de huurder, beheerder en eigenaar.

Versnelling van alle relevante betaalstromen
Ook nadat huur binnen is, ziet Reesure ruimte om waarde toe te voegen. Traditioneel landt huur eerst op een rekening van de beheerder, die alles controleert en aflettert voordat het wordt uitgeboekt naar de eigenaar, vaak in een maandelijkse cyclus. Geld komt daardoor vertraagd binnen bij de eigenaar. Dat kan bij Reesure anders: beheerder en eigenaar kunnen in overeenstemming de huur direct naar de entiteiten van de eigenaar laten uitbetalen. Het platform verzorgt ook andere geldstromen, zoals huurgerelateerde fees en de servicekostenafrekening. 'Wij helpen klanten door alle betaalprocessen rond huurincasso efficiënt en foutloos te maken, zodat het geld sneller landt waar het hoort', aldus Mustamu.

Real-time rapportage en compliance met wetgeving
Door huurincasso aan de bron te verbeteren, kan Reesure klanten ook aan de achterkant helpen. 'Doordat we elke betaling, elke communicatie en elke afspraak live vastleggen en monitoren, krijgen beheerders, eigenaren, asset managers en achterliggende investeerders een actueel en betrouwbaar beeld van hun portefeuille', zegt Mustamu. 'Daardoor wordt de maandafsluiting fundamenteel korter en verandert de informatiestroom van geconstrueerde, vertraagde rapportage naar inzichten die altijd direct beschikbaar zijn.' Doordat het systeem met verschillende software kan integreren, kan Reesure dat actuele beeld ook leveren in grotere portefeuilles met verschillende beheerders of zelfs vastgoedbeheersystemen.

Die volledige audit trail helpt beheerders en eigenaren ook om te voldoen aan de steeds strengere regulering. 'Nederland loopt misschien wel voorop qua wetgeving rond huurincasso, met de recente WKI als goed voorbeeld', zegt De Jong. 'Dat vraagt veel van vastgoedorganisaties, die gecompliceerde en veranderlijke wetgeving moeten doorvertalen naar hun dagelijkse processen en constant moeten bijhouden en monitoren.' Dat die regulering in de toekomst alleen maar verder gaat toenemen, staat volgens De Jong vast. Om die reden heeft compliance altijd aan de basis gestaan van de ontwikkeling van Reesure. 'Niet alleen omdat het moet, maar ook omdat we het op de juiste manier willen doen, zodat onze klanten voldoen aan de hoogste standaarden', aldus De Jong.

Meer aandacht voor de mens
Zo is de dag voorbijgevlogen. Door alle automatisering vraag je je bijna af welk werk overblijft. Maar één to do staat nog open: een huisbezoek aan een kwetsbare huurder.

'Huur blijft mensenwerk', zegt Mustamu. 'En dat willen wij nu juist níet weghalen.' Door routine te automatiseren heeft de mens meer tijd voor wat alleen een mens kan: je gezicht laten zien, de relatie opbouwen, het moeilijke gesprek voeren. 'Dat staat natuurlijk aan de basis van de missie van woningcorporaties, maar zou eigenlijk de standaard moeten zijn voor de hele vastgoedmarkt', aldus De Jong. 'Wij transformeren huurincasso naar een proces dat goed werkt voor de eigenaar, beheerder én de huurder. Dat is hoe huurincasso er in de ideale wereld uitziet: minder werk, betere uitkomsten.'

Contact: Yoshua Mustamu (co-founder), yoshua@reesure.com - reesure.com