NoClaims over technisch beheer: ‘Verantwoordelijkheid kun je uitbesteden, aansprakelijkheid niet’

Technisch vastgoedbeheer wordt nog te vaak ondersteund door versnipperde softwaresystemen en veredelde e-mailmodules, volgens directeur Henk Vlug van NoClaims, terwijl vastgoedeigenaren juist steeds meer behoefte hebben aan grip, compliance en realtime inzicht. Met AI-functionaliteiten, geïntegreerde wet- en regelgeving en één centraal platform brengt NoClaims de regie terug naar de eigenaar. ‘Als het niet in NoClaims staat, dan bestaat het niet.’

In 1996 startte Vlug technisch vastgoedbeheerbedrijf Fortrus. Toen hij landelijke klanten kreeg, liep hij tegen een probleem aan: geschikte software voor technisch en facilitair vastgoedbeheer ontbrak. ‘Iedereen had mooie PowerPointpresentaties over de mogelijkheden, maar in de praktijk werkte het niet zoals beloofd’, blikt hij terug. ‘Toen ben ik het maar zelf gaan bouwen.’ Wat ooit begon met een praktische frustratie, groeide zo uit tot een gespecialiseerd softwaresysteem.

Inmiddels zijn NoClaims en Fortrus volledig gescheiden ondernemingen. Voormalig stagiair Tim Willemsen is nu, twintig jaar later, eigenaar van Fortrus én een van de klanten van NoClaims. ‘Wij zijn geen softwarebedrijf’, benadrukt Willemsen. ‘Onze expertise zit in technisch vastgoedbeheer; NoClaims ondersteunt die dienstverlening met software. Wij werken er niet mee omdat ik Henk al lang ken, maar omdat het nou eenmaal een van de beste systemen is.’

Grip op een versnipperde beheerketen
Volgens Vlug ontbreekt het in technisch beheer vaak aan overzicht en eigenaarschap. Assetmanagers, beheerders, leveranciers en huurders werken langs elkaar heen, waardoor meerdere mensen tegelijk met dezelfde melding bezig zijn, zonder volledig inzicht in de status. ‘Iedereen is druk, maar niemand weet precies wat er is afgesproken of wie aan zet is’, stelt hij. ‘Daardoor ontstaat verwarring en verlies je grip. Met grip kun je al snel tonnen per jaar besparen.’

NoClaims creëert daarom één centrale waarheid: alle betrokken partijen werken in hetzelfde systeem, ieder binnen hun eigen rechten en verantwoordelijkheden. Daardoor blijft informatie niet hangen bij individuele medewerkers, maar wordt kennis structureel geborgd. ‘Je moet kennis uit mensen halen en naar systemen brengen’, zegt Vlug. ‘Natuurlijk blijft technisch beheer mensenwerk, maar je wilt niet afhankelijk zijn van één persoon die toevallig weet hoe iets zit.’

Dat levert volgens hem niet alleen meer transparantie op, maar ook betere sturing op prestaties van leveranciers en installateurs. ‘Wij weten hoe een leverancier presteert. Niet ongeveer, maar exact.’

AI als ondersteuning van de meldkamer
De nieuwste ontwikkeling binnen NoClaims is de inzet van AI binnen de meldkamerprocessen. Meldingen van huurders worden automatisch geanalyseerd, geclassificeerd en voorbereid voordat een medewerker ermee aan de slag gaat. Een opvallend onderdeel daarvan is de zogenoemde ‘irritatiefactor’. AI analyseert of een huurder woorden gebruikt als ‘weer’, ‘opnieuw’ of ‘wederom’. Daarmee kan het systeem signaleren welke meldingen extra aandacht vereisen.

Daarnaast doet AI voorstellen voor de juiste hersteller, bepaalt het systeem of kosten waarschijnlijk voor huurder of verhuurder zijn en maakt het alvast een kosteninschatting. Ook wordt automatisch een meldkamerwaardige tekst gegenereerd.

‘AI stelt voor, de mens beslist’, benadrukt Vlug. ‘Dat scheelt enorm veel handelingen.’ Volgens Willemsen zit daar misschien wel de grootste winst. ‘Door dit soort processen slim te automatiseren, houden onze medewerkers meer tijd over voor complexe meldingen. Dat verhoogt uiteindelijk de kwaliteit van de dienstverlening.’

Compliance steeds belangrijker
Naast efficiëntie speelt compliance een steeds grotere rol. Volgens Vlug onderschatten veel vastgoedeigenaren nog altijd hun eigen verantwoordelijkheid op het gebied van veiligheid en wetgeving. ‘De overheid kijkt uiteindelijk naar de eigenaar’, zegt hij. ‘Verantwoordelijkheid kun je wel uitbesteden, maar aansprakelijkheid niet.’

NoClaims bevat daarom de volledige Nederlandse wet- en regelgeving voor gebouwen, waaronder verplichtingen rondom liften, legionella, cv-installaties en periodieke keuringen. Op basis van aanwezige installaties genereert het systeem automatisch taken, controles en deadlines. ‘Een klant vinkt aan wat hij heeft, en daarna weet het systeem welke verplichtingen daarbij horen’, legt Vlug uit. ‘Van onderhoudsfrequenties tot benodigde documenten.’

Volgens hem helpt dat niet alleen om risico’s te beperken, maar ook om aantoonbaar invulling te geven aan de zorgplicht. ‘Zelfs als er iets misgaat, kun je laten zien dat je bewust risico’s hebt afgewogen en actief hebt gestuurd.’

Vastgoedeigenaar wordt ‘data owner’
Een belangrijke ontwikkeling in de markt is volgens beide partijen dat vastgoedeigenaren steeds nadrukkelijker eigenaar (willen) worden van hun data. Beheerders en aannemers zijn immers vervangbaar, terwijl historische informatie cruciaal blijft. ‘Veel partijen realiseren zich onvoldoende dat leveranciers uiteindelijk passanten zijn’, zegt Vlug. ‘Sommigen werken weliswaar twintig jaar voor je, maar uiteindelijk kunnen ze uit beeld verdwijnen. Dan wil je niet afhankelijk zijn van hun systemen.’

Willemsen ziet dezelfde verschuiving bij zijn opdrachtgevers. ‘Vroeger leverde de beheerder de software mee. Nu zeggen opdrachtgevers steeds vaker: dit is ons systeem, daarin gaan jullie werken.’ Volgens hem vraagt dat ook om betere digitale samenwerking binnen de keten. ‘Iedereen roept dat systemen gekoppeld zijn, maar in de praktijk gebeurt dat nog onvoldoende. Daar ligt echt nog veel winst.’

Specialistisch in plaats van alles-in-één
Juist daarom kiest Vlug bewust voor specialisatie. NoClaims wil geen financieel pakket worden, maar juist koppelen met bestaande systemen zoals Yardi, Bloxs en AFAS. ‘Schoenmaker, blijf bij je leest’, zegt Vlug. ‘Wij willen de beste blijven in technisch en facilitair beheer.’

Die focus lijkt aan te slaan. Grote partijen als a.s.r. real estate, Bastion Hotels en Schiphol Real Estate werken met het platform; Aedifica en Multi gebruiken het voor hun Pan-Europese portefeuille. Maar ook kleinere partijen, zoals zorginstellingen met één of enkele gebouwen en (lokale) aannemers en installateurs, maken er gebruik van. Volgens Vlug bewijst dat vooral één ding: ‘Veel partijen praten nog over grip op processen. Wij bewijzen dat het kan.’

Meer weten over NoClaims? Vraag hier een besparingsindicatie en prijsopgave aan.