Vastgoedbelegger verhoogt rendement door betere inrichting van de financiële back office

In deze tijd is voor veel vastgoedbeleggers de focus verschoven van acquisitie naar optimalisatie van de bestaande vastgoedportefeuille. Een adequate opzet en inrichting van de back office activiteiten zijn daarbij van strategische betekenis. René Keulen, directeur van financieel vastgoedadviesbureau Labrique legt uit hoe vastgoedbeleggers met meer aandacht aan de back office hun rendement kunnen verhogen.

Lange tijd werd het geld verdiend aan de transactiezijde. Beleggingsproposities waren in belangrijke mate gebouwd op hoge verkoopresultaten. Stabiele cash flow zorgde voor een redelijk zeker direct rendement. De tijden zijn veranderd. Voor de belangrijkste vastgoedcategorieën is er geen sprake meer van schaarste. Door economische tegenwind, krappe financieringsmarkten en aspecten als het nieuwe werken en een toenemend belang van internet hebben de aanvangs-rendementen een pas op de plaats gemaakt. Het aantal transacties neemt weer iets toe, maar is nog steeds beperkt in vergelijking tot een aantal jaren geleden. De economische neergang heeft ook de cash flow geen goed gedaan. Leegstand is aan de orde van de dag. Huurprijzen dalen, huurders eisen incentives. Een bodem is nog niet in zicht.

Om het rendement in deze volatiele markten op niveau te houden is een actieve aansturing van de beleggings- en beheeractiviteiten, meer dan voorheen, van belang. Financieel beheer speelt daarbij een sleutelrol. De opzet en inrichting van de financiële back office is echter vaak een ondergeschoven kind. Tot een kernactiviteit wordt het zelden gerekend. Op vastgoedniveau is de organisatie van het financieel beheer vaak uitbesteed aan één of meerdere vastgoedbeheerders. De administratie en het financieel beheer van de vennootschappen is meestal uitbesteed aan één of meerdere administratie- of trustkantoren. Op objectniveau vindt aansturing plaats door de asset manager; op het niveau van de vastgoedvennootschappen en -fondsen komt de controller in beeld. Van een geïntegreerde aanpak is vaak nog geen sprake.

Een adequate inrichting van het financiële beheer zal leiden tot meer transparantie in de huidige en toekomstige vermogensopbouw, cash flow en resultaatontwikkeling. Ook integraal risicomanagement ligt daarmee binnen handbereik. De kosten van het financieel beheer kunnen door een andere aanpak nog verder omlaag. Er zit veel inefficiëntie in de traditionele structuren.

Blauwdruk
Hoe ziet een blauwdruk van optimaal financieel beheer er dan uit? Eén van de belangrijkste exponenten daarvan is een volledige integratie van de vastgoedadministratie en de financiële administratie van de gehele beleggingsstructuur. Dit behelst een concentratie van stamgegevens (huurdata) en financiële transactiegegevens in één systeemomgeving. Zo worden mutaties in de huurstroom bijvoorbeeld automatisch verwerkt in de financiële administratie. Ook het beheer van de financieringen en de liquiditeiten wordt efficiënter. De effecten van transacties zijn voor de belegger direct zichtbaar, zowel op objectniveau als op het niveau van het beleggingsfonds. Omgekeerd heeft de belegger altijd en direct inzicht in de opbouw van zijn vermogen, cash flow en beleggingsresultaat.

Indien de vastgoedadministratie en de financiële administratie zijn geïntegreerd gaat het vervolgens om het verbinden van de administratie en de financiële prognoses. Voor veel vastgoedfondsen met bepaalde looptijd is het geprognosticeerde beleggingsrendement samengesteld uit een reeks van behaalde resultaten uit het verleden en een reeks toekomstige resultaten. Dikwijls is er echter geen makkelijke aansluiting tussen de structuur en de gegevens van de administratie en de prognose modellen. In het voornoemde geval is het een kleine stap om de veranderde huurstroom direct te vertalen naar mutaties in de verwachte toekomstige vermogens-opbouw, beleggingsresultaten en rendementen.

Vergaande concentratie van het financiële beheer maakt het mogelijk een hoge mate van efficiency te bereiken in zowel transactie-verwerking als rapportage. Tegelijkertijd kunnen procedures en processen operationeel gestandaardiseerd worden. Dat komt de kwaliteit enorm ten goede.
Belangrijk aandachtspunt is dat het financieel beheer op objectniveau verbonden blijft met het technisch en commercieel vastgoedbeheer. Van belang is te beseffen dat door middel van moderne webbased systeemtoepassingen lokale externe beheerders verbonden kunnen worden met een centrale database, zowel voor data-input als voor rapportage. Een organisatorisch verband is daarvoor niet langer noodzakelijk.

Internationaal perspectief
Boven omschreven aanpak komt ook uitstekend tot zijn recht in internationaal perspectief. Pan-Europese vastgoedbeleggers maken doorgaans gebruik van lokale dienstverleners voor vastgoedbeheer en financiële administratie. Er zijn vastgoedfondsen die door de internationale spreiding al gauw 20 tot 30 externe dienstverleners gebruiken voor (onderdelen van) het financieel beheer. Adequate informatievoorziening vergt dan heel veel coördinatie en voortdurende review. Ook hier zit de kracht in een integrale aanpak waarbij de vastgoedadministratie en financiële administratie in één systeem wordt gevoerd. Uniformering van de primaire accounting grondslagen (bijvoorbeeld IFRS) en van de procedures en processen maken een belangrijk verschil in snelheid en kwaliteit van financiële periodeafsluiting, consolidatie en rapportage. In landen waar de gekozen primaire accounting grondslagen niet kunnen worden gebruikt voor inrichtings- en publicatiedoeleinden, wordt eenmaal per jaar een jaarrekening opgesteld op basis van lokale grondslagen.

Conclusie
Uit het bovenstaande komt naar voren dat een actieve aansturing van vastgoedfondsen bij voorkeur een integrale aanpak van het financieel beheer vraagt, zeker ook in internationale context. Door een integrale aanpak ontstaat beter inzicht in het vermogen, het resultaat en de onderliggende risico’s. Hierdoor zijn vastgoedbeleggers en fondsbeheerders in staat de rendementen te optimaliseren. De hierboven beschreven aanpak is kostenefficiënt en komt bovendien tegemoet aan de huidige vraag aan de kant van externe toezichthouders en participanten naar meer en beter inzicht in de gang van zaken.

René Keulen is eigenaar en directeur van Labrique, een onafhankelijke onderneming die de administratie en het gehele financieel management voor vastgoedbeleggers voert. Labrique verleent tevens consultancy diensten op het snijvlak van vastgoed en financiën. Keulen heeft een academische achtergrond in bedrijfseconomie en accountantscontrole. Hij werkte voorheen voor Ernst & Young, KFN en Schroders. Zijn drijfveer is het verhogen van de kwaliteit en de efficiency van de financiële analyse en informatieverstrekking voor bedrijven werkzaam in de vastgoedsector.