Meer inzicht, minder handmatig werk door koppeling tussen Luxs en Tobias

'De koppeling tussen Luxs en Tobias zorgt voor beter inzicht in onze datastromen, minder handmatig werk en fouten', zegt Dieke Cornelissen. De proces- en informatieadviseur van woningcorporatie Talis vertelt hoe zij de koppeling inzetten en wat het voordeel is van het partnership tussen vastgoedregistratie bedrijf Luxs en Aareon, IT-leverancier voor vastgoed. 

Strategisch partnership
Luxs en Aareon realiseerden begin dit jaar een koppeling tussen hun software en besloten om nauw samen te gaan werken. Het doel? Vastgoedprocessen te optimaliseren, zodat de gezamenlijke gebruikers gemakkelijker, sneller en beter hun taken kunnen uitvoeren. Een vraag vanuit Talis, een woningcorporatie met circa 17.000 woningen in Nijmegen en Wijchen, waar rond de 250 mensen werken, was de aanleiding voor de koppeling. 

Gegevens uitwisseling verbeteren
Talis werkte al langere tijd met Luxs, marktleider in vastgoedregistratie voor woningcorporaties en was onlangs overgestapt op Tobias, het marktleidende ERP-systeem voor corporaties. Dieke: 'Wij hadden behoefte aan betere gegevensuitwisseling tussen de twee applicaties. We moesten continu data importeren en exporteren uit de software. Toen wij opperden of dat beter kon, gingen ze er meteen mee aan de slag. Niet veel later was er een koppeling. Nu worden alle technische vastgoeddata automatisch in Luxs geregistreerd en in Tobias alle administratieve data.'

Koppeling in de praktijk
Dieke legt uit hoe ze die koppeling in de praktijk gebruiken. 'Luxs legt allerlei essentiële vastgoeddata vast die we nodig hebben als woningcorporaties, bijvoorbeeld voor het bepalen van huurpunten. In Tobias leggen we basisgegevens vast, zoals wie de woning huurt van ons. Tobias is niet bedoeld om allerlei gegevens over onderhoud op te slaan en Luxs niet om in vast te leggen wie de huurder is. Sommige basisgegevens die Luxs ophaalt, moeten wel in Tobias ingevoerd worden, zoals informatie over woningplattegronden. Die informatie staat er nu direct in.'

Ze geeft een voorbeeld. 'Met Luxs haal je allerlei gegevens op van leveranciers. Een aannemer doet de mutatie van een woning en plaatst een nieuwe keuken, dan voert hij dat direct in op de app van Luxs. In Tobias staat dan wanneer de keuken vernieuwd is en wat de garantie is. Als een collega een huurder aan de telefoon heeft met een probleem in de keuken, kan die direct in het systeem zien wanneer de keuken geplaatst is. De technische beheerder kan op zijn beurt die gegevens uit Tobias halen voor het plannen van onderhoud.'

Kracht van beide systemen
Een ander voordeel van de koppeling is dat leveranciers, zoals aannemers, wel data kunnen aanleveren via de app van Luxs en geen inzicht krijgen in Tobias, waar de gegevens van de huurder in staan. 'Dat is het mooie aan het systeem. Alle randzaken staan nog in de aparte apps, alleen de essentiële gegevens worden uitgewisseld en de systemen behouden hun eigen kracht.' Zo gebruiken verschillende collega’s de applicatie die ze nodig hebben, legt Dieke uit. 'Een projectleider die meer specifieke informatie nodig heeft, kan die gewoon uit Luxs halen en een klantcontactmedewerker zal meer met Tobias werken.' 

Nauw samenwerken
De samenwerking tussen Luxs en Aareon gaat verder dan alleen een koppeling. Ze trekken samen op om nieuwe features en mogelijkheden te ontwikkelen. Dieke merkt dat in de praktijk. 'Het strategisch partnership zorgt ervoor dat de samenwerking tussen de partijen goed is. Als wij een vraag opgooien, dan wordt er meteen gekeken of ze het samen kunnen oplossen, zonder dat ik eraan hoef te trekken. Je merkt dat ze nadenken hoe ze de gezamenlijke data goed kunnen gebruiken om processen voor ons als corporatie te verbeteren.'

Aanrader voor woningcorporaties 
Dieke raadt andere woningcorporaties aan om de koppeling te gebruiken. 'Het zorgt voor een beter inzicht in je datastromen, minder handmatig werk en de foutgevoeligheid gaat eruit. Uiteindelijk profiteren je huurders daarvan. Hoe beter wij als woningcorporaties onze gegevens en processen op orde hebben, hoe minder hard de huren hoeven te stijgen. Zo kun je dus meer kwaliteit bieden aan je huurders.'