Het is bij vastgoedontwikkeling belangrijk om goed grip te houden op de projecten, de kasstromen en de risico’s. Vooral in de uitdagende marktomstandigheden die we nu meemaken. De rol van finance hierin is onmisbaar voor onder meer het beheer van kasstromen, het beheren van kosten, het signaleren van risico’s en het scherper analyseren. Klaas Bosma, general manager bij Reasult, noemt hier 9 voordelen van Project Control.

Eigenlijk in alles wat we Project Control noemen. Project Control zijn de processen die worden gebruikt om de uitvoering van vastgoedprojecten te managen. Door de complexiteit en omvang van projecten is het essentieel om planning, budgettering, kasstromen goed te beheren. Project Control biedt een gestructureerde aanpak om al deze aspecten te managen en ervoor te zorgen dat projecten op schema blijven en binnen het budget worden uitgevoerd.

Of je nu voor een ontwikkelaar, een woningcorporatie of eindgebruiker werkt, een goed proces met correcte, complete en actuele gegevens is cruciaal. Niet alleen voor risico- en kostenbeheersing maar ook voor een betere planning en efficiëntie van projecten. Waarom dit zo is leggen we graag nog iets uitgebreider uit met maar liefst 9 voordelen van goed Project Control.

1. Efficiënte projecten
Project Control is een cruciaal onderdeel van de gereedschapskist van elke organisatie die vastgoed ontwikkelt, renoveert of verduurzaamt. Dit betekent dat je beter in staat bent om risico’s te beheersen en efficiënt de projecten organiseren. Door het proces rondom Project Control goed te organiseren kun je nauwkeuriger budgetteren, tijdig problemen identificeren en oplossen, en ervoor zorgen dat projecten voldoen aan de gestelde doelen en normen. Kortom, het stelt organisaties in staat om de volledige grip te houden op hun projecten, van planning tot oplevering.

2. Betere risicobeheersing
Vastgoedontwikkeling omvat inherente risico’s, zoals fluctuaties in de markt, technische complicaties en wettelijke kwesties. Door middel van project control kunnen risico’s worden geïdentificeerd, geanalyseerd en beheerd, waardoor de kans op onvoorziene problemen wordt verminderd en de algehele projectprestaties worden verbeterd.

Tip: stel een standaard risico-inventarisatie op die je als checklist bij het begin van ieder project met de belanghebbenden doorloopt. Kijk welke risico’s je potentieel loopt, hoe je deze kunt vermijden en als dat niet (volledig) mogelijk is, hoe je deze kunt mitigeren. Houd deze gedurende het project actueel en leer van vorige projecten. Leg de projectrisico’s gestructureerd vast per project.

3. Een strakkere planning
Tijd is een kritieke factor bij vastgoedontwikkeling, omdat vertragingen kunnen leiden tot extra kosten en het vermogen om op de marktvraag in te spelen kunnen verminderen. Project Control helpt bij het opstellen en naleven van realistische tijdschema’s, waardoor projecten op tijd worden voltooid.

Tip: het maken van een planning begint bij het kiezen van de juiste projectstructuur. Kies de juiste granulariteit waarop je je planning opstelt: te weinig detail betekent dat je te grof plant, te veel detail kan ervoor zorgen dat je het overzicht verliest.

4. Nauwkeurig budgetteren
Vastgoedontwikkelingsprojecten vereisen aanzienlijke investeringen. Effectieve project control helpt bij het beheren en bewaken van het budget gedurende het hele proces, waardoor overschrijdingen worden voorkomen en financiële risico’s worden geminimaliseerd. Een van de grootste voordelen van Project Control is de mogelijkheid om proactief problemen aan te pakken voordat ze escaleren. Door middel van gedetailleerde planning en forecasting kunnen projectmanagers potentiële knelpunten identificeren en hierop anticiperen voordat ze een negatieve invloed hebben op het project. Dit vermindert niet alleen het risico op vertragingen en budgetoverschrijdingen, maar het stelt ook teams in staat om snel en flexibel te reageren op veranderende omstandigheden.

Tip: implementeer een gedetailleerd budgetteringsproces dat alle aspecten van het vastgoedontwikkelingsproject omvat. Maak gebruik van geavanceerde softwaretools voor financiële planning en analyse om budgetten nauwkeurig te volgen en afwijkingen tijdig te identificeren.

5. Beheersen van kosten
Naast het nauwkeurige budgettering biedt Project Control een platform voor kostenbeheersing. Door alle financiële aspecten van een project centraal te beheren, kunnen organisaties ervoor zorgen dat ze binnen budget blijven en goed de kasstromen kunnen monitoren. Wanneer projectmanagers real-time inzicht hebben in de kosten en uitgaven, kunnen ze sneller ingrijpen als er afwijkingen optreden.

6. Borging van kwaliteitsnormen
Kwaliteit is cruciaal voor het succes van een vastgoedproject. Project Control omvat het vaststellen en handhaven van kwaliteitsnormen gedurende het hele proces, waardoor de uiteindelijke oplevering voldoet aan de verwachtingen van de belanghebbenden en aan de geldende voorschriften.

Tip: leg de kwaliteitsnormen voor elk aspect van jouw vastgoedontwikkelingsproject goed contractueel vast en implementeer een systeem om dit vast te leggen en te monitoren.

7. Stakeholdermanagement, communicatie en samenwerking
Vastgoedontwikkelingsprojecten omvatten vaak verschillende belanghebbenden, waaronder investeerders, huurders, gemeentelijke instanties en gemeenschappen. Goede Project Control omvat effectief communicatie- en stakeholdermanagement, waardoor verwachtingen worden beheerd en relaties worden onderhouden om het project soepel te laten verlopen.

Een ander belangrijk aspect van Project Control is de mogelijkheid om de communicatie en samenwerking tussen projectbetrokkenen te verbeteren. Door een centrale plek te hebben waar alle relevante informatie wordt gedeeld, kunnen teamleden effectiever samenwerken en problemen sneller oplossen. Dit resulteert in een hogere efficiëntie en productiviteit, wat essentieel is in een sector die bekend staat om zijn strakke deadlines en complexe projecten.

Tip: ontwikkel (of maak gebruik van standaard) rapportages om belanghebbenden op de hoogte te houden van de voortgang, eventuele wijzigingen in planning of budget, en andere relevante informatie.

8. Scherpe analyses en betere besluiten
Wanneer je Planning & Control cyclus soepel verloopt en veel minder tijd kost, krijg je tijd om meer scherpe inhoudelijke analyses en rapportages te maken. Denk aan actuele overzichten van de investeringen, kosten en -opbrengsten, de cashflows en de ontwikkelingswinsten. Maar ook aan overzichten van de rendementen, zowel vanuit het perspectief van de organisatie, als dat van een investeerder of financier. En tot slot aan analyses van de financiële haalbaarheid van gebouw-, grond- en gebiedsontwikkeling, de risicoprofielen per project en portefeuille, met daarin de kansen, effecten en beheersmaatregelen.

Daarnaast is het voor een vastgoedorganisatie eenvoudiger om te voldoen aan de wet- en regelgeving en toezicht te houden op de uitvoering ervan. Hierdoor verlopen de jaarlijkse audits ook veel soepeler. Een win-win-win voor iedereen.

9. Real-time inzicht in voortgang, kosten en resultaten van projecten
Om goed controle te houden heb je precies inzicht nodig in de actuals van de projecten. Dus niet alleen het plannen van het budget maar ook inzicht in de daadwerkelijke uitgave ervan. Met behulp van geavanceerde softwareoplossingen kunnen vastgoedprofessionals real-time inzicht krijgen in de voortgang, kosten en resultaten van hun projecten.

Kortom, Project Control speelt een essentiële rol in het bevorderen van een beter en efficiënter projectbeheer in de wereld van vastgoedontwikkeling, renovatie of verduurzaming. De 9 genoemde voordelen illustreren hoe goed Project Control kan bijdragen aan het beheersen van risico’s, het verbeteren van planning en budgettering, het handhaven van de kwaliteit en het bevorderen van samenwerking en communicatie rondom projecten. Door het bieden van real-time inzicht, proactieve probleemoplossing en verbeterde samenwerking, stelt Project Control organisaties in staat om succesvolle projecten op te leveren binnen budget en op tijd. Benut deze waardevolle gereedschapskist van Project Control om enorme opgave in de woningmarkt te realiseren en succesvolle projecten te realiseren.

Reasult organiseren regelmatig seminars over dit thema. Op donderdag 23 mei wordt een seminar georganiseerd over de nieuwbouw- en verduurzamingsopgave. Meer informatie over dit seminar vind je hier.