'Beleggers zien leegstand als een noodzakelijk kwaad, als iets wat bij het verhuren van grote projecten hoort. Maar dat is niet alleen onnodig. Het levert ook problemen op. Helemaal in deze markt', zegt Göran Boon, ceo van projectmakelaar Uppmärk. Het bedrijf specialiseert zich in de verhuur en verkoop van grootschalige projecten.

'Bij grootschalige binnenstedelijke projecten neemt de leegstandproblematiek toe. Dat komt omdat het grote projecten zijn, dus komt het vaker voor dat er maandelijks relatief veel huurders opzeggen. Dat wordt nu opgevangen door mensenhanden. Een huurder zegt op, die opzegging komt in een bakje terecht. Dat bakje wordt dagen later door een collega geleegd en voor je het weet staat diezelfde woning twee weken later pas online', legt Göran uit.

Meer (slechte) leads door marktdruk
Dat kost niet alleen tijd volgens de projectmakelaar, maar levert in deze markt ook nog een volgend probleem op. 'De volgende stap is logischerwijs het verzamelen van leads voor de woning. Doordat de markt onder druk staat, zijn er meer mensen die zich aanmelden. Dat zijn alleen geen kwalitatieve leads. De kandidaten hebben vaak niet de juiste informatie, dus melden ze zich lukraak aan voor verschillende projecten.'

'Het handmatig screenen van al die kandidaten kost veel tijd, door alle mailwisselingen en wachttijden. Dat proces is overigens ook niet privacyproof. Als een kandidaat afvalt, start dat proces van voorafaan. Vaak duurt dat proces gemiddeld twee weken. Het gevolg is meer en langdurige leegstand, wat de belegger of het pensioenfonds nodeloos veel geld kost. Vaak calculeren ze dat in. Terwijl het super makkelijk te verhelpen is', zegt de ceo.

Uppmärk brengt de software van OSRE Relet en menselijk contact samen om super snel en efficiënt te werken, vertelt Göran. 'Het hele proces duurt bij ons geen weken, maar hoogstens dagen. Het kan zelfs in uren geregeld zijn. De afmelding van de huurder komt direct in OSRE Relet binnen, een uur later staat de woning online.'

Minder leads, sneller geschikte kandidaten
Bij het selecteren van kwalitatieve leads combineren ze de kracht van mensen met software. 'De inschrijvingen komen direct in OSRE Relet binnen. De selectie start daar door de kandidaten de juiste informatie te geven en vragen te stellen. Vervolgens bellen we de potentiele kandidaten. Zo blijven er minder leads over, die beter in het profiel passen en kom je dus veel sneller tot een geschikte kandidaat', zegt Göran. Het screenen van de kandidaten gebeurt realtime en binnen vijf minuten met behulp van de software. Net als het gereren van het contract. 'Dat hele proces is binnen een uur geregeld.'

Göran geeft een voorbeeld van de snelheid van het proces aan de hand van een recent nieuwbouwproject in de randstad van ruim 500 woningen. 'We organiseerden een open huis waar kandidaten direct konden tekenen. Enkele dagen ervoor nodigden we kandidaten digitaal uit via Funda en Pararius om te komen kijken. Ter plekke kregen ze een rondleiding.'

Screenen binnen vijf minuten
'Bij interesse screenden we de kandidaten realtime met behulp van Datakeeper. Zo haal je de gegevens van klanten met hun toestemming diect op bij instanties als de Belastingdienst, het UWV en andere overheidsinstellingen. Binnen vijf minuten weet je of de kandidaat geschikt is.'

Göran vertelt dat de kandidaten bij een groen vinkje direct het contract kregen. 'Ze konden het contract ter plekke tekenen, of mee naar huis nemen en het goed doornemen. Op de dag en de dag erna het open huis stroomden de getekende contracten binnen.'

Het is één van de oplossingen die de projectmakelaar bedacht om het verhuurproces verder te stroomlijnen van grootschalige projecten. 'Er is zoveel meer mogelijk als je de kracht van automatisering samenbrengt met die van mensen. Het bespaart beleggers op zulke grootschalige projecten klauwen met tijd, en dus geld.'

Tevreden kandidaten
En de kandidaten? 'Die zijn tevreden. Het menselijke contact is onmisbaar bij zoiets groots als het huren of kopen van een huis', zegt Göran. "Daarom richten wij de processen als makelaar zo in dat juist daar meer ruimte voor is.'