Drees & Sommer geeft blik in de toekomst met envisioning tool

'Een glazen bol om het kantoor van de toekomst te ontwerpen bestaat niet', zegt Senior UX Expert Salla Lardot van projectmanagement- en adviesbureau Drees & Sommer met een glimlach. Maar een paar dingen zijn haar heel duidelijk: ‘De werkplek wordt in toenemende mate een ontmoetingsplek. Bedrijven zijn op zoek naar een nieuw ontwerp waarmee ze bestaande en nieuwe medewerkers naar kantoor kunnen trekken. De Future Workspace Envisioner tool die wij ontwikkelden geeft inzicht in de specifieke gebruikerswensen in de komende decennia.’

Het ontwikkelen van het toekomstbestendige kantoor vereist vooruitdenken: het gebouw – core en shell – realiseer je voor zo’n veertig, vijftig jaar, voor de installaties houden we gemiddeld vijftien jaar aan en voor de inrichting tot vijf tot tien jaar. Per definitie is het dus noodzaak om vooruit te denken. ‘Het is niet altijd gemakkelijk voor mensen om buiten hun huidige referentiekader te denken als hun wordt gevraagd naar hun toekomstige werkplek’, zegt Lardot. ‘De Future Workspace Envisioner van Drees & Sommer is een hulpmiddel om mensen te stimuleren om na te denken en te praten over hun toekomstige werkomgeving, los van beperkingen en veronderstellingen van de huidige omgeving. We leggen de deelnemers aan de envisioning workshop diverse werkgerelateerde toekomstvoorspellingen voor: waarschijnlijke, mogelijke en wenselijke toekomstscenario’s. Tijdens de verdere activiteiten verplaatsen zij zich in gedachten in die toekomstige situatie.‘

Verplaats je naar de toekomst
Drees & Sommer begeleidt in de envisioning workshop het denkproces aan de hand van prikkelende vraagstelling en aangevuld met analyses, adviezen en inspiratie vanuit haar expertise. ‘We nemen de deelnemers aan de hand mee de toekomst in. Steeds een stap verder. Uiteindelijk kunnen zij zich inbeelden dat zij zich in, zeg 2033 bevinden. Wat doen zij dan? Hoe zien hun werkzaamheden er dan uit? En wat betekent dat voor de werkplek, als er geen beperkingen zijn? Je hebt het dan bijvoorbeeld over de rol van AI, artificial intelligence, over klimaatinstallaties die schone lucht koelen of verwarmen of over gezonde 3D-geprinte voeding. Door alle vragen openlijk te beantwoorden en de antwoorden met de andere deelnemers te bespreken, leren mensen elkaar beter kennen en ontstaan nieuwe inzichten en oplossingen. Er zijn regelmatig eye-openers tijdens de workshops.’

De Future Workspace Envisioner in de praktijk
De tool is ontworpen voor een breed scala aan belanghebbenden, waaronder bedrijven, vastgoedeigenaren, ontwikkelaars en andere stakeholders. Het kan worden gebruikt om de discussie over het ontwerp van de toekomstige werkplek te stimuleren en de belangrijkste behoeften van gebruikers te identificeren. Lardot werkt inmiddels enkele maanden met de Future Workspace Envisioner. De tool kan bij allerlei soorten organisaties en in uiteenlopende sectoren worden toegepast, ervaart zij. Een van de bedrijven die de tool heeft gebruikt, is een grote internationale bank. Het doel van het bedrijf was om een visie te ontwikkelen voor hun kantoor Berlijn: een werkplek die innovatie, samenwerking en flexibiliteit ondersteunt. Lardot: ‘De Future Workspace Envisioner werd gebruikt om het huidige en toekomstige werkmodel te onderzoeken en om de belangrijkste behoeften van de medewerkers te identificeren. De resultaten van de envisioning workshop vormden de basisinformatie voor het ontwerp van het nieuwe kantoor, dat momenteel wordt gebouwd.’

Uiteenlopende gebruikersbehoeften
Een ander voorbeeld van een bedrijf dat gebruik maakt van de Future Workspace Envisioner is een vastgoedinvesteerder die zich richt op zorgvastgoed in Europa. ‘Deze organisatie wilde een beter begrip krijgen van de behoeften van zorgverleners en bewoners van zorgvastgoed, om zo betere investeringsbeslissingen te nemen en de kwaliteit van zorgvastgoed te verbeteren. De tool werd gebruikt om de behoeften en wensen van verschillende stakeholders, zoals bewoners, familieleden, zorgverleners en investeerders, te identificeren en te begrijpen. Dit heeft geleid tot inzichten en oplossingen die zeker zullen bijdragen aan het verder verbeteren van de kwaliteit van de zorgvastgoedprojecten van de organisatie, verwacht Lardot.

Goede basis voor de user journey
‘De uitkomsten van de tool geven een organisatie al veel informatie en een goede basis voor een werkplekconcept. Een vervolg hierop is de verdieping hiervan in een user journey workshop. Wat zijn de behoeften van de gebruikersgroepen, welke pijnpunten zijn er en hoe kunnen we die oplossen? Dat kan een ruimtelijke oplossing zijn, maar we maken ook mee dat de oplossing in de bedrijfscultuur ligt. Met elkaar onderzoeken we wat in realiteit haalbaar is. De analyse van de gebruikersreis is heel concreet één van de onderdelen voor de design brief aan het ontwerpteam. Aangevuld met managementinformatie – visie, missie en doelstellingen – en input vanuit andere workshops of interviews maken we het strategische programma van eisen compleet.’