Digitale receptie kan veel werk uit handen nemen, zelfs de corona QR code scan

Vastgoed en vastgoeddiensten zijn vaak overkoepelend en multi-inzetbaar en kunnen de-centraal geregeld worden. Bezoekt u de komende tijd een modern kantoorgebouw? Grote kans dat u verwelkomd wordt door een digitale receptie. Het kan zijn dat deze is ontwikkeld door een partij die zich ook bezighoudt met Digitale Receptie, een kostenbesparende SAAS-oplossing voor commercieel vastgoed. Vastgoedjournaal was benieuwd naar de technologische visie en sprak hierover met Aleksandar Nikolić, software developer en teamleader bij Future Forward. 

Digitale Receptie zorgt ervoor dat menselijk contact bij de receptie in een aantal gevallen kan worden teruggebracht, wanneer dat nodig en wenselijk is. Nikolić: “Deze oplossing is al een aantal jaar op de markt, maar heeft logischerwijs een grote vlucht genomen door de komst van corona. Het kan veel functionaliteiten van een bemande receptie overnemen of dienen ter ondersteuning in tijd van drukte voor de balie.” Tevens kunnen we de receptie snel afstemmen op op uw bedrijf of op bepaalde situatie. Zo hebben we onlangs ook de de corona QR-code scan aan de digitale receptie toegevoegd.”

Verschillende versies beschikbaar
Wat doet de oplossing in de basis? “Er zijn twee mogelijkheden voor de Digitale Receptie; één voor een single-tenant en één voor een multi-tenant gebouw. 

Bij de single-tenant versie is het mogelijk om via Digitale Receptie welkomstberichten te tonen, bezoekers in- en uit te checken middels een QR-code, notificaties voor pakketbezorging te versturen naar de ontvanger en aankomstmeldingen van bezoekers door te geven aan hun contactpersoon via e-mail, sms en/of intercom (VoiP)

Voor een pand met meerdere huurders biedt het Digitale Receptie systeem de volgende aanvullingen op het single-tenant systeem: een zoek en selecteer functie om zo het juiste bedrijf te vinden, het tonen van specifieke bedrijfsinformatie en -locatie. Het tonen van beschikbare faciliteiten binnen het pand en het kunnen tonen van actuele aankondigingen. 

Complete oplossing voor hard- en software
Future Forward kan voor de Digitale Receptie zowel de soft- als hardware leveren. De hardware bestaat uit een touchscreen toren, waarop de software kan draaien. De visuals op de schermen kunnen overigens volledig worden aangepast aan de huisstijl van de opdrachtgever of opdrachtgevers. 

“Door middel van een Service Level Agreement (SLA) is Future Forward verantwoordelijk voor het onderhoud van zowel het hard-als software gedeelte van de Digitale Receptie. De opdrachtgever hoeft in principe alleen noodzakelijke wijzigingen aan ons door te geven.” Nikolić benadrukt dat er geen persoonlijke gegevens op het systeem worden opgeslagen, dus daarmee is het volledig AVG-proof. 

Naast het registreren en signaleren van bezoekers hoopt Future Forward het systeem in de nabije toekomst verder uit te breiden en te voorzien van de andere oplossingen die het bedrijf heeft ontwikkeld. 

Momenteel wordt er ook binnen Future Forward ook gewerkt aan een versimpelde versie van de Digitale Receptie, die misschien het best vergeleken kan worden met een deurbelfunctie met camera waarin de bezoeker te zien is of via video een vraag kan stellen. 

Fysieke receptie vervangen of ondersteunen
Wat verwacht Nikolić van de populariteit van deze digitale manier van werken na de pandemie? “Covid heeft de wereld op een andere manier naar de digitale manier van werken leren kijken. Steeds meer werkprocessen worden geautomatiseerd om het de gebruiker en de aanbieder zo makkelijk mogelijk te maken. Digitale Receptie zou een kleine receptiedesk kunnen vervangen of ter ondersteuning kunnen dienen voor mensen die liever geen persoonlijk contact willen of niet willen wachten. Het zal altijd een weloverwogen keuze blijven.”

Benieuwd naar wat Future Forward voor uw pand kan betekenen? Bezoek de website en vraag eventueel een demo aan van hetgeen u zou willen proberen voor uw vastgoed.