'Houd controle over projectontwikkeling en vervang die spreadsheets!'

Mouchel, een Brits bedrijf dat wegen onderhoudt, moest een winstwaarschuwing geven van 4,3 miljoen Britse pond. Dit kwam door een rekenfout in Excel. De koers kelderde met 20 procent, het bedrijf dreigde de bankconvenanten te breken en de CEO kon vertrekken.

Ook in Nederland zien we dit soort incidenten. Het waterschap Vallei en Veluwe moest jaren geleden 2,7 miljoen euro interen op haar reserves omdat er in één spreadsheet per ongeluk twee velden omgedraaid waren. Veel vastgoedprofessionals zijn nog altijd te spreken over het gebruik van Excel sheets voor projectontwikkeling. Maar het gebruik van spreadsheets om de bedrijfsprocessen te ondersteunen, kan grote bedrijfsrisico’s zoals deze met zich meebrengen. In dit blog ga ik dieper in op het alternatief van die vertrouwde spreadsheet, hoe je onnodige bedrijfsrisico’s voorkomt, en vooral: hoe je te allen tijde controle houdt over jouw projectontwikkeling.

De gevaren van Excel spreadsheets
In bijna 90% van alle Excel-modellen met meer dan 150 regels zit tenminste één fout. Zelfs in Excel-modellen die door gerenommeerde accountants of adviseurs zijn gecheckt. Soms klein, soms groot, vrijwel altijd pijnlijk. Niet vreemd, want projectontwikkelaars, projectmanagers en asset managers zijn weliswaar verstandige en goed opgeleide professionals, maar dat maakt hen nog geen programmeurs. Daarbij neemt het gebruik van Excel spreadsheets nog meer gevaren met zich mee: ze vragen teveel tijd, ze zijn moeilijk beheersbaar en vaak ligt de kennis maar bij één persoon. En dit is maar een greep uit de nadelige gevolgen van het gebruik van spreadsheets.

Een dynamische sector vraagt voor een dynamische oplossing
De vastgoedsector is dynamisch. Denk hierbij aan veranderende marktomstandigheden, aangepaste eisen van toezichthouders en wijzigingen in (fiscale) wet- en regelgeving. Het signaleren van relevante wijzigingen is dus belangrijk. Het op een correcte wijze verwerken ervan in rekenmodellen is hierbij een vak apart. Toezichthouders, financiers en beleggers in de vastgoedwereld vragen in toenemende mate om transparante en accurate informatievoorziening. Er zijn meerdere gevallen bekend waarin deze partijen niet akkoord zijn gegaan met vanuit Excel geleverde informatie. In het ergste geval kun je als vastgoedorganisatie worden beboet voor slechte informatievoorziening. Daarom is het belangrijk dat je een dynamische oplossing toepast om de controle te houden over projectontwikkeling.

Met betere informatie betere beslissingen maken
Vooral het beheren van en voorspellen van kasstromen en het kunnen inschatten van risico’s zijn essentieel om controle te houden over jouw huidige en toekomstige projecten. Een gestructureerde softwareoplossing is daarbij een essentiële tool. Met een gedegen softwareoplossing beoordeel je namelijk snel en goed de haalbaarheid van projecten en houd je controle over voortgang van planning, kosten, opbrengsten, resultaat, rendement en risico. Je krijgt daarbij direct inzicht in de prognose, budget, verplichtingen en de actuals. Dit leidt geautomatiseerd tot een bijgestelde prognose. Software speciaal ontwikkeld voor projectontwikkeling is voorzien van procesondersteuning zodat iedereen uniform en transparant rekent, data vastlegt en rapporteert. Zo heb je tijd voor goede analyses en input voor het besluitvormingsproces. Kortom: betere beslissingen maken door betere informatie.

Houd controle en kijk vooruit
Samengevat zijn er vele voordelen verbonden aan het gebruik van een gestructureerde softwareoplossing voor het goed prognosticeren van jouw vastgoedprojecten:

• Je bespaart tijd: de haalbaarheid en voortgang van al je projecten snel in beeld
• Je neemt betere beslissingen: je maakt betrouwbare prognoses en analyses en kan de scenario’s onderbouwen
• Je beperkt risico’s: je beperkt risico’s door een geautomatiseerde project- en cashflowplanning
• Je werkt georganiseerder: geen spreadsheets meer, een meer efficiënte werkwijze en alle projectberekeningen centraal opgeslagen
• Je bent transparant: je werkt met een geborgd proces en voldoet aan je verantwoordingseisen.

In Control over je cashflowprognose
Wil je graag meer weten over hoe je overzicht houdt over de voortgang van planning, kosten, opbrengsten, resultaat, rendement en risico’s van projecten? En ook hoe je inzicht krijgt in kasstroompatronen en je projecten consolideert naar een goed en snel samen te stellen portefeuilleoverzicht? Probeer dan 30 dagen vrijblijvend de Reasult software voor projectontwikkeling.

Deze bijdrage werd geschreven door Joris van der Meijden, Product Owner Reasult