'Investeren in een veilig kantoor is een investering in personeel'

De inkt van het renovatieplan voor het vijf etages tellende huurkantoor van Visma I Raet in Amersfoort is nog maar net droog als corona uitbreekt. Ze staan voor een dilemma: wordt het de prullenmand of de tekentafel? Een bijdrage van iL Office.

In het najaar van 2019 bezint Visma I Raet zich op de toekomst van haar vestiging op het Amersfoortse bedrijventerrein De Hoef; binnenkort verloopt het huurcontract. Wordt het blijven of vertrekken? Een verhuizing is kostbaar en heeft veel impact. Maar Visma I Raet gunt haar medewerkers een fijnere werkplek dan het huidige gebouw, uit 1990, nu te bieden heeft. Het kantoor is akoestisch oncomfortabel, zo hebben de medewerkers duidelijk laten weten in de jaarlijkse employee engagementsurvey. Bovendien, vindt de directie, moet de werkplek wezenlijk bijdragen aan hun werkgeluk. Visma I Raet schakelt de hulp in van experts: iL Office, die kantoorinrichtingen ontwerpen en realiseren, en vastgoedconsultant Rockstone. Gedrieën komen ze tot een renovatieconcept dat de medewerkers van Visma I Raet weer jarenlang werkgenot garandeert op hun vaste stek.

Duurzame facelift
Centraal in het ontwerp staat de wens om gezellig en effectief te werken, vertelt Tom van Dael, Finance & IT Director bij Visma I Raet. Dat ging tot dusverre niet altijd even goed. "Informeel overleg vond – noodgedwongen – vaak plaats aan het bureau. Frustrerend voor collega’s die daardoor uit hun concentratie werden gehaald.’ iL Office bedenkt hiervoor een reeks oplossingen: een centrale ruimte op elke etage verbindt de twee vleugels van het kantoor met elkaar. ‘Een ideale plek om een verjaardagsfeestje te vieren", legt Sander Bank uit, Director Project Management bij iL Office. Er komen overleghoekjes op de werkvloer. En de kantine wordt een gezellige plek die ook buiten lunchtijd uitnodigt om samen te zitten.

Om niets te verspillen wordt het bestaande meubilair hergebruikt. Door een grondige facelift, in de vorm van professionele herstoffering en ambachtelijk zaagwerk, zullen alleen de meest oplettende gebruikers het oude interieur nog herkennen. Bank: "Van de wandbanken maken we bijvoorbeeld statafels." Ook gebruikt iL Office duurzame materialen. Zelfs het tapijt is gemaakt uit hergebruikte grondstoffen.

Tot slot is in het plan ook oog voor een jarenlang pijnpunt: het chronische tekort aan parkeerplek. Visma I Raet heeft eindelijk groen licht van de gemeente voor een felbegeerde uitbreiding.

Terug naar de tekentafel
Maar dan breekt in maart corona uit. Net zoals bij zoveel andere organisaties dringt ook bij Visma I Raet het virus tot in hun resultaten door. Toch twijfelt Van Dael geen moment of de renovatie door moet gaan. "De omstandigheden benadrukken juist het belang van een prettige werkomgeving. Het is een voorwaarde om medewerkers straks weer zorgeloos naar kantoor te laten komen."

Het renovatieplan wordt aan een nieuwe blik onderworpen. "Ons kantoor moet niet alleen coronaproof zijn, we moeten ook anticiperen op het nieuwe normaal", verklaart Van Dael. ‘Working apart together’ wordt hun uitgangspunt. "We gaan ervan uit dat kantoren permanent een andere functie krijgen", legt Bank uit. "Werken in je eentje doe je in principe thuis. Kantoor wordt veel meer een ontmoetingsplek waar je naartoe gaat om met collega’s samen te werken of om klanten te ontvangen."

Mooie vondst
Visma I Raet anticipeert met een bewonderenswaardige flexibiliteit op de nieuwe realiteit, vindt Bank. Al binnen een paar weken sneuvelt een heilig huisje: de uitbreiding van het parkeerdek. "Met een lagere kantoorbezetting verdwijnt die noodzaak. Het geld dat we daarmee besparen, steken we in corona gerelateerde aanpassingen, zoals een systeem van Ricoh voor het boeken van werkplekken", licht Van Dael toe. iL Office slaagt erin om duurzame aanpassingen te doen in het interieur, zonder het ontwerp geweld aan te doen. Het aantal werkplekken wordt gereduceerd. Plexiglas kuchwandjes (‘Spuuglelijk, niet praktisch en zeker niet duurzaam’, aldus Bank) weten ze te omzeilen: de akoestische schermen die al in het ontwerp stonden, worden op een manier geplaatst die extra afstand tussen de werkplekken creëert. Een mooie vondst is ook het tapijt. Dat heeft een patroon dat op een natuurlijke manier uitnodigt tot een veilige looprichting.

Dankzij de intelligente lockdown en de zomervakantie kan iL Office de komende weken flink gas geven op de realisatie. In december is de transformatie compleet. Dan kunnen de medewerkers van Visma I Raet met een gerust hart naar hun – op het oog althans – splinternieuwe kantoor komen. Als ze snel reserveren tenminste, want zo’n werkplek wil natuurlijk iedereen wel.