5 tips die het werk van een vastgoedbeheerder makkelijker maken
Bent u vastgoedbeheerder, dan wordt er veel van u verwacht. U wordt geacht uw huurders en opdrachtgevers met goede service te bedienen en daar komt veel administratief werk bij kijken. Omdat beheerders vaak een groot aantal eenheden beheren met een kleine bezetting, is het zaak zo efficiënt mogelijk te werk te gaan.
Lees hieronder welke 5 tips het werk van u als vastgoedbeheerder makkelijker kunnen maken.
1. Voorkom papieren rompslomp bij nieuwe huurders
Een nieuwe huurder zorgt vaak voor papieren rompslomp. Voor de screening en het opmaken van een huurovereenkomst levert de huurder diverse gegevens en documenten aan, soms digitaal, soms fysiek. Deze gegevens en documenten moeten worden gearchiveerd, ouderwets in een ordner of digitaal.
Scannen, archiveren, verwerken, het kost allemaal tijd. Door te werken met een systeem dat beschikt over een online klantportaal, kan een nieuwe huurder zijn/haar gegevens en documenten invullen en uploaden in een beveiligde en persoonlijke online omgeving. De papieren rompslomp is daarmee verleden tijd.
2. Stop met het handmatig opstellen van huurovereenkomsten
Voor het opmaken van huurovereenkomsten worden vaak templates gebruikt die handmatig worden ingevuld, om vervolgens alle gegevens uit de overeenkomst ook nog eens te verwerken in de verhuuradministratie. Dubbel werk dus!
Dit kan efficiënter, door te werken met een systeem waarbij gegevens maar één keer ingevoerd hoeven te worden. Het systeem genereert de huurovereenkomsten vervolgens automatisch. Beschikt het systeem over een digitaal klantportaal, zoals hierboven beschreven, dan kan de huurovereenkomst door de huurder worden ondertekend in de digitale klantomgeving.
3. Verwerk huurnota’s en betalingen niet meer handmatig
Bankafschriften controleren en het handmatig afvinken van binnengekomen betalingen in een Excel-bestand is niet meer aan de orde met een goed vastgoedbeheersysteem.
Door een systeem dat automatisch huurnota’s maakt en verstuurt te koppelen aan de bank, kunnen betalingen automatisch verwerkt worden en heeft u als vastgoedbeheerder altijd in beeld welke huurders hebben betaald, en welke nog niet.
4. Automatisch indexeren
Op tijd indexeren wordt nog wel eens vergeten. Veel beheerders gebruiken de rekentool van het CBS om huurverhogingen te berekenen en stellen de verhogingsbrief vervolgens handmatig op. Er kan veel tijd bespaard worden met een systeem dat ruim op tijd een aangeeft wanneer de huur verhoogd mag worden en de verhogingsbrief automatisch genereert en verstuurt.
5. Sla alle gegevens en documenten op in één toegankelijk systeem
Vaak wordt er veel tijd besteed aan het verzamelen van gegevens en documenten die nodig zijn bij het vastgoedbeheer. Ordners, mailbox(en), mappen op de computer, Excel-bestanden; ongemerkt kan het aantal ‘bronnen’ behoorlijk oplopen. Niet alleen inefficiënt voor u als vastgoedbeheerder, maar zeker ook voor collega’s die taken moeten overnemen wanneer u niet aanwezig bent. Kies daarom voor een systeem waarin gegevens en documenten centraal toegankelijk zijn voor iedereen die ze nodig heeft.
Heeft dit artikel u aan het denken gezet en wilt u uw eigen vastgoedadministratie ook optimaliseren? BRIXXonline is gebruiksvriendelijke en betaalbare vastgoedbeheersoftware, speciaal ontwikkeld voor kleine en middelgrote vastgoedbeheerders. De punten uit dit artikel zijn met BRIXXonline al vanaf €69 per maand optimaal geregeld. Voor een vrijblijvende demo afspraak mailt u naar info@brixxonline.nl of belt u 0320-286334. Kijk voor meer informatie op de website van BRIXXonline.
Laatste nieuws
- 03-07-2024 10:35 Raad van State: ASML mag hoofdvestiging in Veldhoven uitbreiden
- 03-07-2024 10:32 Twee nieuwe gezichten bij Adelaer Financial Architects
- 03-07-2024 09:58 Aantal bezichtigingen neemt toe: gemiddeld 11 per woning
- 03-07-2024 09:53 AFAS Innovatie Campus: transformatie met nadruk op duurzaamheid, hergebruik en innovatie
- 03-07-2024 09:26 Financiële impuls voor herontwikkeling Stadhuisplein in Eindhoven
- 03-07-2024 08:49 Mooiland verkoopt 629 woningen aan Alwel, Laurentius en WonenBreburg
- 03-07-2024 08:39 Gemeenteraad Alkmaar stelt bestemmingsplan voor maximaal 550 woningen vast
- 02-07-2024 16:34 Nova Capital verkoopt MediArena Studio’s aan Frans vastgoedfonds
- 02-07-2024 16:24 Peakside verkoopt kantoorgebouw op Schiphol-Rijk
- 02-07-2024 15:23 Garbe verkoopt rechtbank aan gemeente Almelo
- 02-07-2024 14:53 Accountantskantoor huurt bijna 500 m2 in Zoetermeer
- 02-07-2024 14:36 Dreef Beheer koopt voormalig badhuis in Amsterdam
- 02-07-2024 14:31 VanHaren huurt bijna 600 m2 in winkelcentrum Zuidplein
- 02-07-2024 14:10 UrbanLinx koopt bedrijfspand van 13.000 m2 in Doetinchem
- 02-07-2024 13:55 Eric Harmsen nieuwe directeur en mede-eigenaar IJver
- 02-07-2024 13:49 Progam koopt kantoor en opslagruimte in Dordrecht
- 02-07-2024 12:14 Verhuurplatforms: 'Makelaars verantwoordelijk voor illegale vraaghuurprijzen met Wet betaalbare huur'
- 02-07-2024 12:02 Amsterdam wil borgingsplafond verhogen met 750 miljoen per corporatie
- 02-07-2024 11:39 NVM wil graag met eigen expertise bijdrage leveren aan Nota Ruimte
- 02-07-2024 11:31 M7 verkoopt kantoorgebouw in Dordrecht aan ER Capital
- 02-07-2024 11:21 Leegstand is onnodige verspilling, en daar is wat aan te doen
- 02-07-2024 10:56 Scope Spatial Strategy opgericht
- 02-07-2024 10:38 Loek Eskens project manager bij Trec Development Services
- 02-07-2024 10:30 Geldschieter Blokker in de race voor overname The Body Shop
- 02-07-2024 10:05 Wie is Mona Keijzer, de nieuwe minister van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening?
- 02-07-2024 09:58 Quares property manager voor Nederlandse vastgoedportefeuille van Logicor
Reacties
Om te kunnen reageren moet u zijn ingelogd. Klik hier om in te loggen.