Het digitaal zetten van de handtekening onder huurcontracten levert vastgoedbeleggers geld op. Dat blijkt uit deze klantencase van Ondertekenen.nl die voor woningbelegger Vesteda de digitale afhandeling van handtekeningen verzorgt. 

Vesteda, met ongeveer 23.000 huurwoningen de grootste commerciële woningbelegger van Nederland, heeft MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) en kostenefficiency hoog in het vaandel staan. In dat kader worden processen zoveel mogelijk geautomatiseerd. Sinds kort gaat ook het ondertekenen van de huurcontracten langs digitale weg. Astrid Schlüter, directeur Vesteda Property Management, vertelt hoe dat in zijn werk gaat en wat het Vesteda oplevert.

“We verzorgen zelf de verhuur en het technisch onderhoud van ons woningbezit, en ook de incasso van de huur en servicekosten doen we zelf”, steekt Schlüter van wal. “We hebben daarbij een langetermijnvisie en -strategie waarin MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) een belangrijke rol speelt.”

Duurzaamheid is een basiscomponent van MVO en Schlüter streeft er naar dat het begrip ‘duurzaam’ bij alle Vesteda-medewerkers als het ware in de genen komt te zitten. Het zoveel mogelijk digitaliseren van de bedrijfsprocessen levert een belangrijke bijdrage. Sinds juni is daaraan weer een nieuwe bouwsteen toegevoegd in de vorm van een oplossing voor het zetten van een digitale handtekening. Het gaat om het Ondertekenen-platform van Evidos (zie Ondertekenen.nl).

Waarvoor?
Vesteda gebruikt Ondertekenen.nl voor het digitaal tekenen van de huurcontracten. Dat zijn er gemiddeld 15 tot 17 per dag. 99 procent daarvan wordt nu digitaal ondertekend. “Dat gaat ook om het accorderen van het huurcontract”, licht Schlüter toe. Dus de ondertekening door zowel de huurder als de verantwoordelijke binnen Vesteda gebeurt digitaal. Het mes snijdt daarbij aan twee kanten. Ten eerste is het een enorme efficiencyslag. Voorheen moesten de Vesteda-medewerkers het contract uitprinten, versturen, als het terugkwam weer inscannen, tekenen, opnieuw versturen, et cetera. Maar ten tweede is het ook veel milieuvriendelijker gezien de papierbesparing die het oplevert. “Want het is niet alleen het huurcontract dat in de door ons gehanteerde nieuwe oplossing via Ondertekenen.nl in de cloud wordt gezet, maar ook alle daaraan gerelateerde documenten, zoals de huurdersgids, het huishoudelijk regelement, de algemene voorwaarden en de instructies betreffende de woning. Al die data gaan digitaal mee.”

Nieuwe workflow
Schlüter geeft een beknopte beschrijving van hoe het hele proces van woning-geïnteresseerde tot huurder nú verloopt. “De geïnteresseerde in een woning moet aan bepaalde voorwaarden voldoen, wil hij huurder bij ons worden. En omgekeerd moeten wij natuurlijk de juiste woning beschikbaar hebben. We checken dingen als de financiële draagkracht en de identiteit. Indien alles in orde is, de woning is bezichtigd en de huurder wil graag huren, wordt het huurcontract opgemaakt en krijgt de huurder een mailtje met een korte instructie hoe hij het contract, dat is geüpload naar het Ondertekenen-platform, digitaal kan ondertekenen. Zodra dat is gebeurd, krijgt de verantwoordelijke binnen Vesteda de boodschap: er staat een huurcontract klaar, wil je tekenen voor akkoord. Vervolgens krijgen zowel de huurder als het betrokken team binnen Vesteda een exemplaar van het getekende contract toegestuurd. De hele workflow wordt zo als het ware automatisch gestuurd. Daar hoort bijvoorbeeld ook bij dat als een document twee dagen staat te wachten op ondertekening, er automatisch een herinneringsmail wordt verstuurd. Dus mensen worden door het systeem zelf achter hun broek gezeten dat ze nog een actie hebben te verrichten.”

Die digitale handtekening wordt in dit geval overigens gezet opeen manier die het tekenen met de hand zoveel mogelijk benadert. Het is dus niet slechts een klik op een button, wat ook mogelijk was geweest. “Op een iPad doe je dat bijvoorbeeld gewoon met je vinger en op de desktop kan het met de muis”, verduidelijkt Schlüter.

Ook voor koopaktes
Het digitaal ondertekenen levert Vesteda diverse voordelen op: minder papierverbruik, geen portokosten meer voor het versturen, en de hele handmatige verwerking valt er tussenuit. In fte’s uitgedrukt schat Schlüter dat het minimaal één fte per jaar scheelt. “Onze medewerkers waren in de oude situatie een behoorlijk deel van hun tijd kwijt aan hele simpele administratieve handelingen, zoals naar de printer lopen, inscannen, op de post doen, en meer van dat soort zaken die niet meer bij deze digitale tijd horen.”

Naast de verhuur, verkoopt Vesteda ook af en toe woningen. Men is nu aan het kijken of de digitale ondertekening bij de verkoopaktes ingevoerd kan worden. “Ook dat zou het nodige schelen”, aldus Schlüter. “Die verkoopaktes beslaan diverse pagina’s, en op elke bladzijde moet je een paraaf zetten, plus een handtekening onder het geheel. Als je dat digitaal doet, kun je volstaan met alleen die digitale handtekening. Want daarmee heb je dan automatisch ook alle overige pagina’s geparafeerd.”

Een bijdrage van Ondertekenen.nl