Vreemde ogen dwingen: extern toezicht houdt de samenwerking in bouwprojecten scherp

Niets is zo fnuikend voor een complex bouwproject als spanning op de samenwerking tussen de opdrachtgever en de aannemer. Deze spanning ontstaat vaak bij conflicten of verschillen van inzicht en wordt nogal eens (te) laat onderkend en benoemd. Pre-mediation is een vorm van onafhankelijk, extern toezicht en draagt bij aan het vroegtijdig signaleren, beheersen en oplossen van mogelijke conflicten. En daarmee aan de goede verstandhouding en samenwerking tijdens bouwprojecten. 

Aan het begin van een bouwproject zijn partijen meestal bereid een goede basis te leggen voor samenwerking. Tijdens de looptijd ontstaan verschillen van inzicht of druk op tijd, budget of kwaliteit. Op het moment dat spanningen ontstaan, lukt het partijen niet altijd samen tot een oplossing te komen. Het conflict wordt dan aan een derde voorgelegd die een beslissing moet nemen. 

In het geval van pre-mediation wordt aan het begin van het project door de opdrachtgever en de aannemer ieder een pre-mediator aangewezen. Zij vormen samen een onafhankelijk team. In verschillende fases kunnen zij (mogelijke) conflicten signaleren, voorkomen en beslechten: 

1. In een periodiek overleg stellen de pre-mediators aandachtspunten op een informele manier vroegtijdig aan de orde. 

2. Als tijdens het project partijen een verschil van inzicht hebben en niet tot elkaar komen, worden er bemiddelingssessies georganiseerd. In korte tijd bemiddelen de pre-mediators om te komen tot een gezamenlijke oplossing. Anders dan in de klassieke vorm van mediation hebben de pre-mediators een actief sturende rol, vanuit hun expertise en hun kennis van het project. 

3. Komen partijen niet tot een oplossing dan kunnen zij hun standpunten schriftelijk en (nader) onderbouwd indienen. Op basis daarvan brengen de pre-mediators in korte tijd een advies uit. Mochten partijen zich niet kunnen vinden in het advies, dan kunnen zij naar de rechter of de arbiter(s) stappen voor een gerechtelijke procedure. 

In de praktijk blijkt dat het advies voor partijen voldoende basis is voor een oplossing. Doordat de mogelijkheid van rechterlijke toetsing bestaat, wordt voorkomen dat in de adviesprocedure standpunten verharden en het geschil 'juridiseert'. 

Een succesvolle samenwerking hangt in de eerste plaats af van partijen zelf en de contractvoorwaarden. Flankerende maatregelen kunnen echter wel een belangrijke bijdrage leveren aan een goede samenwerking. Pre-mediation houdt partijen scherp en voorkomt escalatie en bijkomende kosten. Het grote voordeel van de pre-mediators is dat zij partijen en het project goed kennen en zij meerdere mogelijkheden hebben om maatregelen te treffen. Meer informatie over pre-mediation kunt u hier lezen. 

Fanauw Hoppe is advocaat bij AT Lawyers en begeleidt partijen bij complexe (bouw)projecten.