Column: De vastgoedmanager moet een gezicht zijn voor het project

Intensief vastgoedmanagement vergt meer en betere juridische ondersteuning. Meer en meer is zichtbaar dat veel vastgoedprojecten geen baat hebben bij traditioneel vastgoedmanagement. Zeker na 2008 is het wel duidelijk geworden dat er teveel vastgoed is, teveel van hetzelfde bovendien. Dus heel veel vastgoed is ten dode opgeschreven als het niet met visie en intensieve inspanningen wordt gereanimeerd of via een total make over opnieuw, en dan het liefst met een marketing splash, in de markt wordt gezet.

Meer dan passief beheerder
Daar komt intensief vastgoedmanagement om de hoek kijken. Voor grote complexen, bedrijventerreinen, businessparken, gethematiseerd vastgoed (bijvoorbeeld expositie- en congres faciliteiten) moet de vastgoedmanager meer zijn dan alleen de 'passief' beheerder. In wezen moet de vastgoedmanager het project dat onder zijn hoede is gebracht behandelen als een volwaardige onderneming. Hij zal moeten nadenken over wat er nodig is om de gebruikers tevreden te houden, evenementen organiseren en marketing bedrijven om het project 'in de kijker' te spelen en daarmee de tegenwoordig zo noodzakelijke buzz te creëren. De vastgoedmanager zal moeten nadenken over maatregelen die nodig zijn om uit te breiden, in te krimpen, te verbouwen of te slopen. Hij zal intensief overleg moeten voeren met de lokale instanties, gemeenten, provincie, bewonerscommissies enzovoort om de gemaakte plannen te kunnen realiseren. Dit betekent dat de vastgoedmanager een 'gezicht' moet zijn voor het project, een persoonlijk aanspreekpunt ter plaatse moet hebben en niet alleen een telefoonnummer op een aluminium schildje in de lift.

Behoefte aan juridische begeleiding
Dit vergt een intensievere juridische begeleiding. Het gaat dan niet alleen om de standaard aangelegenheden zoals najagen van debiteuren of het aanspreken van huurders op hun verplichtingen, maar bijvoorbeeld ook het actief ondersteunen in de dagelijkse zaken op het beheerkantoor, het meelopen in besprekingen met leveranciers, nutsbedrijven, overheden, het deelnemen aan onderhandelingen met eventuele kopers, huurders of andere stakeholders. Daar waar de complexiteit van bedrijfsprocessen toeneemt, neemt ook het risico op fouten en juridische complexiteit toe. Er is dan dus behoefte aan juridische begeleiding.

Een externe jurist of advocaat kent het bedrijf en de processen vaak niet goed genoeg, uurtarieven zijn vaak stevig en dus kan deze maar zeer beperkt hands on ondersteuning bieden. Een interne bedrijfsjurist zou dat wel kunnen, maar is er dan wel voldoende werk? Een interne werknemer drukt eveneens zwaar op de kostenstructuur zonder enige vorm van flexibiliteit. Hoe los je dat dan goed op?

Met de kennis van een interne jurist
Een manier van werken die in de praktijk goed aanslaat is de samenwerking tussen juristen van HYS Legal en hun opdrachtgevers in het kader van legal management op projectniveau. Een gespecialiseerde jurist wordt gedurende een bepaalde periode binnen een overeengekomen tijdsbesteding per maand of per week vrijgemaakt voor een project of portefeuille. De jurist kent een project van binnen en van buiten en kan zo op ieder gewenst moment inspringen met alle kennis van de 'interne bedrijfsjurist'. De afspraken zijn flexibel in te vullen zodat er geen lange termijn verplichtingen of kosten hoeven te worden geaccepteerd. Indien nodig kan er direct doorgepakt worden met strenge rechtsmaatregelen en procedures. De ervaring leert dat met vroegtijdige betrokkenheid fouten worden vermeden en conflicten met huurders eerder kunnen worden opgelost, waardoor het risico op faalkosten en kosten van juridische procedures wordt ingeperkt. Zo werkt HYS Legal al enige jaren samen met intensief beheerder ARRA Management binnen deze formule en de praktijk heeft uitgewezen dat het werkt.

HYS Legal biedt Legal Management diensten aan ondernemingen en organisaties die actief zijn in de vastgoedbranche. Legal Management varieert van projectondersteuning en interim oplossingen op bedrijfsjuridisch niveau tot gespecialiseerde advocatuur en strategische advisering.

Een column van mr. R. Hogewind MRE, managing partner van HYS Legal.