Forse besparingen voor vastgoedbedrijven in het verschiet dankzij nieuwe software

Grote vastgoedbeleggers en banken worstelen nog altijd hoe zij de financiële performance op hun beleggingen en verstrekte hypotheken kunnen meten. Iedereen gebruikt zo zijn eigen systeem met zijn voor- en nadelen. Robert Fabisch (rechts) en Jan-Lodewijk de Vries van Heston Finance Group uit Hoevelaken willen aan de onoverzichtelijkheid een eind maken en ontwikkelden zelf een uiterst gebruikersvriendelijke, extreem nauwkeurige maar tevens zeer betaalbaar managementinformatiesysteem.

“Vaak komen we bij vastgoedpartijen aan tafel die niet kunnen laten zien wat ze aan bezittingen hebben”, zeggen Fabisch en De Vries, partners bij Heston. Zij zijn er rotsvast van overtuigd dat hun nieuwe managementinformatiesysteem een enthousiast onthaal krijgt in de vastgoedsector. “Zoiets is Nederland nog niet eerder ontwikkeld”, zegt Fabisch. De beide mannen demonstreren voor VJ hun informatiesysteem dat zij HestonInsight hebben genoemd. “Vastgoedeigenaren moeten steeds meer aan banken en andere stakeholders rapporteren over het wel en wee van hun vastgoedbezit. Uit de verschillende vastgoedvraagstukken die wij de afgelopen jaren voorbij hebben zien komen, kwamen wij op het idee een database te ontwikkelen waarbij zeer nauwkeurig de financiële performance van het vastgoedbezit kan worden gemeten.”

Enorme gegevensstroom

Fabisch en De Vries leggen uit dat vastgoedeigenaren vandaag de dag met een enorme gegevensstroom te maken hebben. “Leningoverzichten, kadasterinformatie, huurcontracten, WOZ-beschikkingen, noem ze maar op. Veel daarvan wordt ergens opgeslagen, gearchiveerd of zelfs weggegooid. Een groot deel van die gegevens wordt vervolgens nog verder bewerkt zoals voor de eigen accountant. Het is dan ondoenlijk om te bepalen wat nog echt bruikbare informatie is.”

Met de uniforme database van HestonInsight kunnen beleggers in samenwerking met Heston de veelheid aan informatie controleren op juistheid en volledigheid en deze vervolgens invoeren.

Bijzonder aan hun informatiesysteem is de koppeling van vastgoedbezit aan vastgoedleningen via een aparte financieringsmodule. Fabisch: “Bij vastgoedbanken heb ik ons systeem laten zien en zij waren hoogst verbaasd dat zoiets bestond. Dat hadden zij niet. Banken bouwen dossiers per vastgoedobject of portefeuille welke zij financieren. Zij kunnen nauwelijks een beeld vormen van de totale exposure per cliënt laat staan de exposure van hun klanten bij andere geldverstrekkers. Dat kan wel bij HestonInsight.”

Overal ter wereld inloggen

De Vries: “Op deze wijze krijgen vastgoedeigenaren gedetailleerd inzage in de prestaties van hun vastgoedbezit. Dat kan zowel per object, (deel)portefeuille, vastgoedfinancier, financiering als per vennootschap. Ook andere selecties zijn mogelijk.” Fabisch vult zijn collega aan door te zeggen dat het informatiesysteem overal ter wereld bereikbaar is door in te loggen op een computer. In een wereld waar steeds meer informatie via de ‘cloud’ wordt gedeeld, lijkt dat logisch maar de mannen van Heston verzekeren ons dat dit in de vastgoedsector nog lang geen gemeengoed is.

Fabisch en De Vries voeren in een demonstratie voor VJ een tweetal fictieve vastgoedportefeuilles op. Om de toepassing van het model van Heston zo realistisch mogelijk te maken zijn de voorbeeldportefeuilles zo divers mogelijk samengesteld, dus met verschillende soorten vastgoed, bezettingsgraad, variabele huurinkomsten, maar ook financieringen met verschillende looptijden, aflossingschema’s en rentestanden. Wat direct opvalt, is de rustige uitstraling van het programma wat de gebruikersvriendelijkheid verhoogt. Met speels gemak zijn er allerlei variaties in de bedragen aan te brengen, zo laat Fabisch zien.

“Het is ook zeer geschikt voor de controller en accountant. Zo kun je bij verkoop snel de relevante waarden en opbrengsten met elkaar vergelijken, zodat de mogelijke fiscale gevolgen inzichtelijk worden. Wil je extra investeren in vastgoed? De gevolgen voor de exploitatiekosten voor de komende jaren worden direct berekend. Vertrekken er huurders? De financiële en werkelijke leegstand worden direct vastgesteld. Ook huurkortingen en andere incentives zijn eenvoudig te verwerken”, aldus Fabisch. “Het systeem kan ook waarschuwen wanneer bijvoorbeeld de opzeggingstermijn van een huurcontract nadert of een rentecontract verloopt. Dan verschijnt er een pop up op het scherm. Dan is er nog tijd genoeg om met de huurder in gesprek te gaan”.

Overzichtelijk

De Vries wijst erop dat er ook een gestructureerde database met 10 GB opslag aan is gekoppeld om gestructureerd documenten te bewaren. Dat kan per juridische entiteit (zoals oprichtingsakte, jaarcijfers), per vastgoedobject (zoals taxaties, milieurapporten), per huurder (zoals contracten allonges, krediettoetsen) en per financiering (zoals bankdocumenten, hypotheekakten). “Zo blijft alles overzichtelijk bij elkaar”.

Wanneer alle noodzakelijke gegevens zijn ingevoerd komt de ware kracht van HestonInsight naar voren, namelijk het grafisch tonen van prognoses in de jaren erna. Zoals rentebetalingen, huurinkomsten, de netto kasstromen en het verloop van de (bank)convenanten. Maar ook kunnen er rapporten voor verschillende gebruikers ‘uitgedraaid’ worden zoals per (soort) object en per financier waarop vervolgens verschillende analyses zijn te maken.

De Vries enthousiast: “Voor partijen die vastgoedfondsen beheren is het zeer handig. Je kunt de bank eenvoudig laten zien wat het rendement is voor het fonds met de afgesloten financiering. Of omgekeerd, als je de financiering nog niet hebt, dan vergroot je de kans erop dat je hem wel krijgt omdat de bank vooraf de mogelijke kasstromen in beeld krijgt.”

Verdient zichzelf terug

Over de kosten willen de mannen van Heston alleen kwijt dat het goedkoper is dan enigszins vergelijkbare software elders. “Ons programma verdient zichzelf met gemak terug. Men bespaart op de kosten van externe adviseurs, controllers en accountants die dankzij HestonInsight veel minder onderzoekstijd kwijt zijn. Bedrijven kunnen ons bellen voor een scherpe offerte op maat. We denken ze aangenaam te kunnen verrassen”, zegt Fabisch stellig. De Vries ten slotte: “We willen benadrukken dat we geen typische softwareontwikkelaar zijn. HestonInsight gebruiken we zelf voor onze eigen consultancy en vastgoedadvies. Dat bieden we nu aan de markt aan.”

Rogier Hentenaar

Heston Finance Group is bereikbaar op +31 (0) 33 253 00 11 en via mail op info@heston.nl