Functieomschrijving

Ben jij een ervaren secretaresse die verder kijkt dan de agenda van vandaag? Houd je gemakkelijk overzicht, denk je vooruit en weet je wat er nodig is voordat erom gevraagd wordt? En voel jij je thuis in een professionele omgeving waarin persoonlijke relaties, discretie en zorgvuldigheid belangrijk zijn? Dan is deze veelzijdige functie bij ’t Schoutenhuis B.V. wellicht iets voor jou.

Als Secretaresse+ ondersteun je twee rentmeesters en zorg je ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun cliënten en werkzaamheden. Je brengt rust, structuur en continuïteit in agenda’s, correspondentie, dossiers en relaties. Daarbij gaat jouw rol duidelijk verder dan klassiek secretariaatswerk: je denkt vooruit, houdt overzicht en pakt zelfstandig zaken op.

Wat ga je doen als Secretaresse+?
Geen dag is hetzelfde. Je bent de vaste steun voor twee rentmeesters en weet precies wat er speelt. Je beheert hun agenda’s en mailboxen, zorgt dat dossiers compleet en actueel zijn en bereidt afspraken en vergaderingen zorgvuldig voor. Daarbij houd je niet alleen rekening met afspraken, maar bijvoorbeeld ook met reistijd en alles wat vooraf geregeld moet zijn.

Je werkt in een omgeving met particuliere eigenaren, stichtingen, familiebedrijven, bestuurders, aandeelhouders, beheerders en andere betrokkenen. Dat betekent dat je makkelijk schakelt tussen verschillende mensen en situaties. Je weet wanneer een informele benadering past, maar voelt ook feilloos aan wanneer discretie en een formele houding nodig zijn.

Ook ondersteun je bij bestuurs- en aandeelhoudersvergaderingen. Je bereidt deze zorgvuldig voor, notuleert en zorgt voor een goede uitwerking en verspreiding van de stukken. Je krijgt daarbij te maken met vertrouwelijke onderwerpen en weet hier professioneel en zorgvuldig mee om te gaan. Incidenteel vinden deze vergaderingen in de avond of op zaterdag plaats.

Je houdt je onder andere bezig met:

• beheren van complexe agenda’s, gedeelde mailboxen en telefoonverkeer;
• vooruitplannen en bewaken van afspraken, prioriteiten en reistijden;
• het ordenen, actualiseren én opmaken van contracten, tekeningen en andere dossierstukken.
• zorgen dat fysieke en digitale dossiers volledig en actueel beschikbaar zijn;
• voorbereiden, notuleren en uitwerken van bestuurs- en aandeelhoudersvergaderingen;
• onderhouden van contacten met onder andere eigenaren, beheerders, aannemers, bewoners en andere betrokkenen;
• organiseren van bijeenkomsten, activiteiten, uitjes en vieringen;
• het verwerken en beheren van administratieve gegevens;
• het bewaken van planningen en deadlines;
• daarnaast zijn er diverse voorkomende werkzaamheden die lastig allemaal te benoemen zijn en die zorgen voor veel afwisseling in de functie.

Wie ben jij?
Je bent een ervaren en professionele ondersteuner die overzicht houdt, ook wanneer er meerdere zaken tegelijkertijd spelen. Je werkt gestructureerd, bent stressbestendig en vindt het prettig om zelfstandig verantwoordelijkheid te nemen.

Verder herken je jezelf in het volgende profiel:

• hbo+ werk- en denkniveau, of mbo+ gecombineerd met aantoonbaar relevante ervaring op hoog niveau;
• ruime ervaring in een zelfstandige ondersteunende functie;
• ervaring met professioneel secretariaatswerk, agenda- en dossierbeheer en zakelijke correspondentie;
• ervaring binnen een formele klant- of governanceomgeving is sterk gewenst;
• sterk in plannen en organiseren en in staat om goed prioriteiten te stellen;
• zorgvuldig en discreet in de omgang met gevoelige informatie;
• representatief en relatiegericht in je communicatie;
• bereid om incidenteel in de avond of op zaterdag een vergadering te notuleren (+/- 6x per jaar);
• bij voorkeur minimaal circa 32 uur per week beschikbaar, waarbij minder uren in overleg bespreekbaar zijn.

Over het bedrijf
’t Schoutenhuis B.V. is een landelijk werkend rentmeesterskantoor dat zich richt op landgoedbeheer, langdurig vastgoedbeheer en vastgoedadvies voor particuliere eigenaren, stichtingen, familiebedrijven en besloten vennootschappen. De organisatie telt circa 30 medewerkers, waaronder ongeveer tien rentmeesters en werkt voor circa 200 vaste opdrachtgevers en landgoederen. Sommige relaties bestaan al meer dan honderd jaar.

Die langdurige relaties zeggen veel over de manier waarop er wordt gewerkt: zorgvuldig, betrokken en met oog voor continuïteit. De organisatie combineert een klassieke rentmeesterspraktijk met beheer, technische advisering en bestuurlijke ondersteuning.

Intern is de sfeer informeel en weinig hiërarchisch. De deuren staan open, collega's stemmen gemakkelijk met elkaar af en er wordt gezamenlijk geluncht. Tegelijkertijd vraagt de wereld waarin ’t Schoutenhuis opereert om gevoel voor etiquette, discretie en professioneel optreden. Juist die combinatie geeft de organisatie een eigen karakter.

Dit bieden zij jou
Je krijgt een brede en zelfstandige functie waarin je veel verantwoordelijkheid krijgt en direct bijdraagt aan de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening aan langdurige cliënten. Daarbij werk je nauw samen met twee rentmeesters, het secretariaat, de office manager en andere collega's binnen de organisatie.

Daarnaast biedt ’t Schoutenhuis B.V.:

• een functie vanaf circa 32 uur per week, waarbij minder uren in overleg mogelijk zijn;
• een goed salaris;
• een pensioenregeling;
• mogelijkheden voor werkgerelateerde opleidingen;
• mogelijke doorgroeimogelijkheden binnen de organisatie;
• een inspirerende werkomgeving in een sfeervol historisch pand;
• flexibele starttijden, doorgaans tussen 08.00 en 09.00 uur;
• een gezamenlijke verzorgde luxe lunch;
• goede parkeermogelijkheden en bereikbaarheid per bus;
• een informele en weinig hiërarchische werkomgeving binnen een klassieke professionele organisatie.

Vragen over deze vacature?
Neem dan contact op met Marleen van de Vecht via onderstaande contactmogelijkheden.
Tel: +31 6 2700 1306
marleen@propertypeople.nl