Blauwhoed introduceert met Lynk slim contractbeheer en controle ondanks toenemende complexiteit

Digitalisering in het vastgoed omvat meer dan data en dashboards. Het gaat volgens Phillip Smits, ceo van Blauwhoed, ook over grip op risico’s, verplichtingen en toenemende complexiteit. Daarbij spelen juridische afspraken een grote rol. ‘We pakken ons contractbeheer nu veel slimmer aan, dankzij Lynk ’, zegt hij. ‘Wat een paar jaar geleden startte met een verwachtingsvrije verkenning, groeide uit tot een succesvolle samenwerking.’

De kern van Lynk bestaat uit het automatisch ontsluiten van contractinformatie. Eerst worden contracten geüpload of gesynchroniseerd met bestaande omgevingen, zoals SharePoint. Vervolgens extraheert de software met behulp van AI relevante clausules en zet die om in overzichtelijke tabellen. Dat kan bijvoorbeeld voor bankgaranties, indexaties, vergunningen of concerngaranties: in één oogopslag zie je de precieze afspraken, inclusief einddata.

‘Je kunt zelf bepalen welke thema’s voor het risicoprofiel van jouw bedrijf belangrijk zijn’, legt Smits uit. ‘Het systeem labelt en vergelijkt automatisch. Bijvoorbeeld: hoe hebben we dit bij gemeente X afgesproken ten opzichte van Y en Z? Dat geeft enorm veel rust en overzicht.’

Innovatief nieuw legaltechbedrijf
Het eerste zaadje voor het legaltechbedrijf werd ruim tien jaar geleden geplant bij de TU Delft, waar de oprichters zich tijdens hun studie specialiseerden in data science. ‘We zagen dat er veel processen waren die nog grotendeels handmatig verliepen, met alle risico’s van dien’, vertelt CEO Ruben van Gaalen van Lynk. ‘Dat gold bij uitstek voor contracten. Het zijn statische documenten, maar ze dragen in de loop der tijd allerlei consequenties met zich mee.’

Slimmere oplossing voor contractbeheer
Tijdens interviews met meerdere vastgoedbedrijven, nog in de verkennende fase voor hun softwareproduct, viel één werkwijze volgens Van Gaalen telkens op. ‘Medewerkers met zeer verantwoordelijke functies hadden een contract aan de ene kant van hun scherm open, kopieerden daar informatie uit, om die vervolgens in een Excelbestand te plakken. Dat is foutgevoelig en inefficiënt. Daar móést een slimmere oplossing voor zijn, dachten we.’

Blauwhoed bleek voor Lynk een ideale sparringpartner en stelde zich op als launching customer. ‘Ze waren extreem open in hun processen’, zegt Van Gaalen. ‘We mochten meekijken, meedenken en van alles testen. Daardoor konden we ons product heel gericht ontwikkelen. In die zin heeft Blauwhoed echt bijgedragen aan wat Lynk nu is.’

Niet groter, wel slimmer
Voor Blauwhoed past die open houding bij de manier waarop het bedrijf al jaren werkt. ‘We zijn continu op zoek naar manieren om slimmer te werken’, verklaart Smits. ‘We willen eerder inzicht, betere kwaliteit en minder afhankelijkheid van handmatig ingevoerde Excelbestanden of losse kennis in hoofden.’

Volgens Smits hoort daar ook bij dat je je organisatie openstelt voor studenten en startups. ‘Als er een klik is met een jonge groep ondernemers, en hun idee past bij onze visie, dan gaan we aan de slag. Dat is ondernemerschap.’ Die houding stopt overigens niet bij de eigen organisatie. Blauwhoed deelt de oplossing actief binnen het eigen netwerk. ‘Als je iets goeds hebt ontwikkeld, waarom zou je dat niet delen? De hele sector is gebaat bij slimmer werken.’

Minder fouten, meer grip
De toegevoegde waarde zit volgens Smits niet alleen in tijdwinst. ‘Het voorkomt kostbare fouten. Je krijgt als directie beter inzicht in je belangrijkste risico’s. Contracten lopen soms vijf tot tien jaar, dan wil je niet afhankelijk zijn van één persoon of één bestand.’ Die behoefte aan grip groeit, ziet hij in de hele branche. ‘De complexiteit van ons vak neemt toe. Met dezelfde mensen kun je steeds minder doen, tenzij je het slimmer organiseert.’ Blauwhoed investeert daarom bewust extra in digitale toepassingen en AI. ‘We omarmen de digitalisering en kijken wat voor ons bedrijf in de ontwikkelfases een kans is’

Startupfase voorbij, nu ook over de grens actief
De startupfase is voor Lynk inmiddels voorbij. ‘We werken al voor veel Nederlandse ontwikkelaars en aannemers’, vertelt Van Gaalen. ‘Van kleinere organisaties tot de allergrootsten. Ons product heeft niet per se een minimumaantal medewerkers nodig om van toegevoegde waarde te zijn, maar wel een bepaalde contractcomplexiteit.’ Daarvoor kijkt Lynk inmiddels ook over de grens. In België zijn al klanten aan boord, en richting het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten worden de eerste stappen gezet.

Anders durven denken en doen
Het partnership met Lynk laat volgens Smits vooral zien waar Blauwhoed voor wil staan. ‘We willen ons blijven aanpassen aan een veranderende omgeving. Dat we blijven zoeken naar nieuwe mogelijkheden en dat we voor de oplossing van morgen anders moeten durven denken én doen.’ Van Gaalen sluit zich daarbij aan: ‘Dat Blauwhoed ons met open armen ontving, was voor ons essentieel. Het vormde de basis voor verdere groei.’