Van warme belofte naar koude feiten: hoe borgt u uw WKO-systeem?

De energietransitie draait op volle toeren. Duurzame installaties zoals warmtekoudeopslag-systemen (WKO) lijken hét antwoord: minder CO₂, lagere energiekosten en toekomstbestendig vastgoed. Toch zijn er ook de nodige aandachtspunten: uitval, storingen, scheve energiebalansen, huurders zonder verwarming of koeling – het komt helaas vaker voor dan men denkt.

En dan rijst de vraag: hoe zitten we er snel weer (in alle opzichten) warmpjes bij? 

De valkuilen van WKO-systemen
Een WKO-systeem is technisch complex en raakt meerdere belangen tegelijk: bewoners willen warmte en comfort, ontwikkelaars rekenen op rendement, en exploitanten beloven beschikbaarheid. Maar wat als het WKO-systeem (structureel) faalt? Of de bron dichtslibt? Of het distributiesysteem in de praktijk niet blijkt te passen bij het gebouw?

Te vaak wordt pas achteraf duidelijk dat contracten gaten bevatten, prestatiegaranties ontbreken of verantwoordelijkheden onduidelijk zijn. Het mogelijke gevolg: eindeloze discussies, juridische onzekerheid en soms enorme financiële claims.

Hoe voorkomt u dat u langdurig in de kou komt te zitten?
Het goede nieuws: door vooraf de juridische en technische knelpunten in kaart te brengen, kan een hoop problemen worden voorkomen of een snelle(re) oplossing in de hand worden gewerkt. Een aantal voorbeelden:

• Heb voldoende aandacht voor de te nemen ontwerpkeuzes en maak heldere afspraken over ontwerpverantwoordelijkheid: het ontwerp van het WKO-systeem moet worden afgestemd op het ontwerp van het gebouw en het daarin voorziene leidingwerk ten behoeve van alle technische onderdelen tot aan de afleverset van het WKO-systeem. Zorg dat helder is wie voor welke ontwerpkeuzes verantwoordelijk is;
• Maak duidelijke afspraken over de te leveren prestatie(s) en zorg daarbij voor meetbare criteria zoals rendement, beschikbaarheid, temperatuurbeheer en thermische balans;
• Kom een zorgvuldige inbedrijfsstellingsprocedure overeen, zodat bij oplevering de prestaties van het WKO-systeem op meerdere momenten zijn getoetst aan de overeengekomen prestatiecriteria. Dit werkt in de hand dat alle betrokkenen na oplevering niet voor onaangename verrassingen komen te staan;
• Zorg ervoor dat deze criteria ook na oplevering gemonitord worden zodat problemen tijdig kunnen worden gesignaleerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opnemen van afspraken over terugkerende toetsingsmomenten die zien op het functioneren van het WKO-systeem; 
• Maak duidelijke afspraken over de beoogde verdeling van rollen tijdens exploitatiefase: wat wordt wanneer en van wie verwacht?
• Denk aan slimme vergoedingsmechanismen die exploitanten prikkelen om prestaties daadwerkelijk te leveren en te blijven leveren. Dit is zeker van belang wanneer de Warmtewet (of opvolgende wetgeving) geen bescherming biedt, zoals voor verbruikers met een aansluiting van meer dan 100 kilowatt. En dat terwijl de gevolgen van een storing veelal ook groot zijn;
• Maak heldere overdrachtsafspraken zodat bij (een vroegtijdige) beëindiging van contracten eigenaren en/of verbruikers niet gebonden blijven aan één exploitant. Zorg ervoor dat een opvolgend exploitant daadwerkelijk in staat is om de exploitatie op efficiënte en deugdelijke wijze over te nemen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het tijdig (bij voorkeur al bij oplevering) beschikbaar zijn van de (as-built) ontwerpen van het WKO-systeem, van de revisiedocumenten, en van de onderhouds- gebruiksaanwijzingen, etc. 

Kortom, juist in de contractfase kunnen veel risico’s worden afgedekt. Zorg dat er tijdig aandacht is voor de aard en de functie van het WKO-systeem en de afstemming van de aansluiting van het WKO-systeem op het gebouw. En maak afspraken over de te leveren, bij voorkeur meetbare prestaties, waarbij helder is wie waarvoor en wanneer verantwoordelijk is. Hierdoor kunnen veel problemen vooraf worden voorkomen of snel(ler) op adequate wijze worden opgelost. 

Wij denken graag met u mee!
Ons advocatenteam combineert kennis van bouwrecht, energierecht, omgevingsrecht en huurrecht en weet precies waar de knelpunten in de praktijk kunnen ontstaan. Wij helpen opdrachtgevers, ontwikkelaars en exploitanten om contracten zo op te stellen dat risico’s beheersbaar blijven en prestaties geborgd zijn. Neem dus gerust contact met mij of met één van mijn collega’s op, zodat we er samen voor kunnen zorgen dat uw duurzame ambitie ook écht duurzaam rendeert.

Cindy Koppens – van Grinsven, Advocaat (civiel) bouwrecht, aanbestedingsrecht en projectontwikkeling
Weebers Vastgoed Advocaten