HouseHunting vereenvoudigt ondertekenproces met Evidos

Constant schakelen tussen verschillende systemen is niet ideaal. 'Ik wil het liefst alles in één systeem kunnen afhandelen', zegt Joeri van Geene, DGA en franchisegever van verhuurmakelaar HouseHunting. De integratie van Evidos in de vastgoedbeheersoftware van Bloxs bespaart hem dan ook veel tijd.

De focus van HouseHunting ligt op het beheer van vastgoed. In totaal gaat het om zo’n vijfduizend woningen die HouseHunting in beheer heeft, van studentenkamers en studio’s tot appartementen en gezinswoningen. De verhuurmakelaar heeft daarvoor eigen vestigingen door het hele land. Daarnaast werkt HouseHunting met franchisenemers.

'We voeren met name het klein dagelijks onderhoud uit', vertelt Van Geene. 'Denk dan aan de reparatie van een cv-ketel, het verhelpen van een lek in de badkamer of het herstellen van een dakgoot. Daarbij maken we gebruik van Bloxs Software. Dat is onze ‘database’. Van de facturatie na een reparatie tot de huurafrekeningen, bijna alles gaat via deze vastgoedbeheersoftware. Of gaat via een koppeling naar Bloxs.'

Als ik een nieuw contract heb aangemaakt, kan ik aangeven om wat voor soort contract het gaat, wie het contract moeten ondertekenen en het document vervolgens voor ondertekening versturen. Dat allemaal zonder Bloxs te verlaten.

Ondertekening huurovereenkomsten
'Maar we brengen huurders en verhuurders ook met elkaar in contact, en treden tijdens de looptijd van een huurovereenkomst op als contactpersoon', vervolgt Van Geene. De ondertekening van de huurovereenkomsten verliep voorheen echter via een derde partij. 'De ondertekende overeenkomsten moesten we vervolgens handmatig overzetten naar Bloxs. Dat nam per overeenkomst al snel vijf tot tien minuten in beslag, en dat bij ongeveer 210 ‘huiswisselingen’ per maand.'

Bloxs Software bracht hem op een ander spoor: huurders en verhuurders de overeenkomst digitaal laten ondertekenen met Evidos dat is geïntegreerd in de vastgoedbeheersoftware van Bloxs. 'Als ik een nieuw contract heb aangemaakt, kan ik aangeven om wat voor soort contract het gaat, wie het contract moeten ondertekenen en het document vervolgens voor ondertekening versturen. Dat allemaal zonder Bloxs te verlaten.'

De huurder en verhuurder ontvangen een e-mail met het verzoek de overeenkomst te ondertekenen via het portaal van Evidos. Van complexe processen zoals het printen en scannen van documenten is geen sprake. 'Na ondertekening krijg ik een overzicht van de transactie', aldus Van Geene. 'Ik zie precies bij wie het contract is aangeboden, en wie wanneer heeft ondertekend of geannuleerd. De ondertekende overeenkomsten ontvang ik bovendien weer in mijn Bloxs-omgeving.'

Efficiëntere processen
De integratie brengt HouseHunting een stap dichter bij het einddoel. 'Ik wil dat uiteindelijk alles in één systeem samenkomt”, besluit Van Geene. “Werken met minder systemen betekent dat processen efficiënter worden, dat we de foutmarge verkleinen en onze klanten uiteindelijk optimaal kunnen bedienen.'

Foto:  Joeri van Geene, DGA en franchisegever van verhuurmakelaar HouseHunting.