Met Office Improvers meer rendement én een betere dienstverlening

Het hybride werken krijgt steeds meer vorm en is voor een groeiend aantal organisaties ‘het nieuwe normaal’. Hoe het ook wordt ingevuld: het heeft nogal wat consequenties. Niet alleen voor organisaties en hun werkprocessen, maar zeker ook voor gebouw eigenaren. Want het fysieke kantoor blijft weliswaar een onmisbare schakel, maar moet dan wel een aantrekkelijke, vitaliserende omgeving zijn. Waar werknemers, áls ze naar kantoor komen, ook graag komen. Office Improvers kan daarbij een belangrijke rol spelen, aldus oprichters Remco Boelens en John Milhado.

De mogelijkheden van de toegenomen digitalisering en de toenemende filedruk vormden al ver voor corona aanleiding voor organisaties om te werken aan efficiënter werkplekmanagement. Waarbij nieuwe werkprocesvormen zoals agile, een extra stimulans vormden om na te denken over de optimale werkomgeving. Ook Remco Boelens en John Milhado waren hier al ver voor corona mee bezig. Allebei hebben ze schat aan ervaring op het gebied van de exploitatie van kantoren en weten als geen ander wat er nodig is om een kantoor optimaal te laten renderen. Remco Boelens maakte na een jarenlange carrière in de hospitality in 2015 de overstap naar Regus (IWG), waar hij als area director verantwoordelijk was voor een kwart van de Nederlandse business centers. Alsmede voor de integratie van Color Business centers in het Regus netwerk. In die tijd leerde hij John Milhado kennen, die als mede-eigenaar betrokken was bij Color Business Centers. Deze groep groeide in een paar jaar uit van 8 naar 18 centers. Met zijn ruim 30 jaar ervaring als eigenaar, operator en dienstverlener bij diverse Business Center activiteiten is John Milhado uitermate goed op de hoogte van de ontwikkelingen in de markt.

Flexibilisering kantoren
Eén van die ontwikkelingen is de toenemende behoefte aan meer flexibiliteit op kantorengebied. Een ontwikkeling die zich al begon af te tekenen na de bankencrisis rond 2010. Die flexibilisering is een terrein waar ook Remco Boelens vanuit zijn werkzaamheden voor HNK, Het Nieuwe Kantoor, onderdeel van NSI, de nodige ervaring mee had. Remco werd hier eind 2016 binnengehaald als directeur om de omslag van een defensieve naar een offensieve strategie te maken in combinatie met stevige groei van het HNK netwerk. Remco Boelens: “Dat is aardig gelukt, want toen ik HNK verliet in 2019 was het de grootste flexoffice operator van Nederland en was het merk HNK stevig verankerd in het Nederlandse vastgoedlandschap.” Dat was ook het moment dat John Milhado en Remco Boelens hun krachten bundelden en met de oprichting van Office Improvers hun ervaringen en, vooral, visie gingen delen. Remco Boelens: “Als je van een afstandje naar een willekeurig kantoorpand kijkt, dan is het eigenlijk heel gek dat op iedere verdieping ongeveer hetzelfde gebeurt; er zijn werkplekken, vergaderzalen een koffiehoek en vaak een eigen receptie en restaurant of lunchruimte. Op iedere verdieping weer, alleen voor een andere gebruiker (lees huurder). Vaak worden die faciliteiten maar een deel van de dag (of week) gebruikt, zeker ‘post Covid’.

Daarnaast is de begane grond, het entreegebied van het kantoor, vaak een grote kale open ruimte waar je het liefst snel doorheen loopt om met de lift naar je eigen verdieping te gaan. Raar toch? De essentie van Office Improvers is dat we pandeigenaren en beheerders van kantoorpanden, merendeels multitenant kantoorpanden, benaderen en voor hen op de begane grond een servicevloer creëren met receptie- en horecafaciliteiten. Een hele prettige verblijfsruimte waar daarnaast ook vergaderfaciliteiten en flexwerkplekken te vinden zijn. Kortom, faciliteiten dus waar huurders van de bovenliggende vloeren gebruik van kunnen maken als ze ze nodig hebben. Zie het als een verlengstuk van hun eigen kantoor. Wat we hebben geleerd vanuit onze ervaring is, dat als je dit op een goede manier doet, huurders van de bovenliggende vloeren bereid zijn om een hogere huur per vierkante meter te betalen omdat ze efficiënter kunnen huren. Dat kan oplopen tot zo’n 25% meer huur! Dat is natuurlijk een heel erg interessante propositie voor pandeigenaren.”

Flinke groei
Indrukwekkende cijfers die ook hard kunnen worden gemaakt aan de hand van cases. John Milhado: “Toen we net begonnen met Office Improvers kreeg je corona dat ons in eerste instantie flink in de weg zat, maar daarna volgde een flinke groei. Zo hebben we alleen dit jaar al vijf locaties kunnen toevoegen aan onze portefeuille en zijn we te vinden in Amsterdam, Amstelveen, Hoofddorp, Utrecht, Den Haag, Breda en Den Bosch. Wat we zien is dat medewerkers veeleisender zijn geworden door het hybride werken. Als je maar een paar dagen per week op kantoor bent, wil je ook betere faciliteiten. Mensen denken wel eens dat we een covid-concept zijn, maar wij begonnen al in 2019 met Office Improvers. Covid was wel een accelerator, dat wel. Die al eerder ingezette flexibilisering heeft dankzij corona wel flink doorgezet.” Mooi voorbeeld hiervan is, volgens Remco Boelens, een kantoorpand in Den Bosch dat Office Improvers recent heeft toegevoegd aan haar portefeuille: “Hier zat al jarenlang een uitgever die het als singletenant huurde, maar na corona minder vloeroppervlak nodig had. Het werd daardoor een multitenant pand. Voor de pandeigenaar betekende het dat hij na moest gaan denken over faciliteiten zoals receptie en catering, wat bij een singletenant niet nodig is. Zo’n pandeigenaar heeft twee uitdagingen, namelijk gedeeltelijke leegstand die ingevuld moet worden én het inrichten van services. Op zo’n moment komen wij in beeld met de invulling en exploitatie van services, waardoor het pand ook aantrekkelijker wordt voor nieuwe huurders. Het mes snijdt dus aan twee kanten: de pandeigenaar profiteert van hogere huren en waardevermeerdering van zijn pand, zonder dat zijn kosten hoger worden. Terwijl de huurders genieten van optimale faciliteiten, waardoor medewerkers met meer plezier op kantoor zijn. Daarnaast kunnen we een deel van de leegstand invullen door een vloer met serviced offices (volledig ingerichte kleinere kantoren met een all-in prijs) in te richten en te managen. Dit maakt het DNA van het pand ook dynamischer en maakt het tevens mogelijk huurders langer te binden door de mogelijkheid om flexibel op- en af te schalen binnen hetzelfde pand.”