Hoe voorkom je fouten in de afrekening van de servicekosten?

Het afrekenen van servicekosten kan administratief een behoorlijke klus zijn. Vooral wanneer je te maken hebt met een groot aantal verhuurbare units en huurders. Toch ontkom je er als vastgoedbeheerder in veel gevallen niet aan om voor 30 juni een afrekening van het voorgaande jaar aan de huurders te overleggen. Een bijdrage van Brixxonline. 

De te veel betaalde voorschotten dienen aan de huurders te worden teruggestort en te weinig betaalde servicekosten kunnen alsnog bij de huurder in rekening worden gebracht. Waar moet je allemaal op letten? 

Welke kosten mogen wel en niet met de huurder worden afgerekend?
In het overzicht van de servicekostenafrekening moet duidelijk worden gespecificeerd hoe je als verhuurder de maandelijkse voorschotten met de werkelijk gemaakte kosten verrekent. Belangrijk is dan natuurlijk om te weten welke kosten wel, en welke kosten niet met de huurder mogen worden afgerekend en wat het verloop in de bezetting is geweest binnen de afrekenperiode.

Verschillende verdeelsleutels
Er kunnen verschillende verdeelsleutels worden toegepast om de werkelijke kosten af te rekenen met de betaalde voorschotten. Kosten kunnen evenredig verdeeld worden door het aantal verhuurbare units of verdeeld worden op basis van de gehuurde vierkante meters ten opzichte van het totaal aantal vierkante meters van het object. Over de totale som van de af te rekenen werkelijke kosten mag je als beheerder over het algemeen een opslag van 5% rekenen als administratiekosten.

Een fout is snel gemaakt
Al met al ontzettend veel factoren om rekening mee te houden, wat er voor zorgt dat het maken van een servicekostenafrekening in bijvoorbeeld MS Excel een flinke klus kan zijn. Een rekenfout is hierbij snel gemaakt en het opmaken van een goede specificatie van de afgerekende kosten is een uitdaging.

Dé oplossing voor het afrekenen van de servicekosten
Vastgoedbeheersysteem BRIXXonline biedt voor dit probleem een oplossing. In BRIXXonline kunnen verrekenbare nota’s eenvoudig worden ingevoerd en kan per nota ingesteld worden hoe de kosten verdeeld moeten worden. Ook kan worden ingesteld welk opslagpercentage voor administratiekosten moet worden toegepast. Vierkante meters, betaalde voorschotten en het verloop in bezetting worden voor het maken van de afrekening automatisch opgehaald uit het verhuurregister van BRIXXonline.

De module voor het maken van servicekosten is zo ontworpen dan je als vastgoedbeheerder eenvoudig ‘aan de knoppen kan draaien’ voordat een afrekening definitief wordt gemaakt. Zo kan de verdeelsleutel of het percentage administratiekosten eenvoudig en snel worden gewijzigd om te komen tot een goede afrekening. Het resultaat van een afrekening is een debetnota wanneer de huurder te weinig voorschotten heeft betaald en moet bijbetalen of een creditnota wanneer de huurder te veel voorschotten heeft betaald en dus een restitutie ontvangt. De nota is een duidelijke specificatie van de werkelijke kosten die verrekend worden met de voorschotten en kan vanuit BRIXXonline per e-mail aan de huurders worden toegestuurd.

Heeft dit artikel uw interesse gewekt, vraag dan gratis en geheel vrijblijvend een demo aan. Ga naar de website van BRIXXonline of bel T: 0320-286334