Hoe voorkom je fouten in de afrekening van de servicekosten?
Het afrekenen van servicekosten kan administratief een behoorlijke klus zijn. Vooral wanneer je te maken hebt met een groot aantal verhuurbare units en huurders. Toch ontkom je er als vastgoedbeheerder in veel gevallen niet aan om voor 30 juni een afrekening van het voorgaande jaar aan de huurders te overleggen. Een bijdrage van Brixxonline.
De te veel betaalde voorschotten dienen aan de huurders te worden teruggestort en te weinig betaalde servicekosten kunnen alsnog bij de huurder in rekening worden gebracht. Waar moet je allemaal op letten?
Welke kosten mogen wel en niet met de huurder worden afgerekend?
In het overzicht van de servicekostenafrekening moet duidelijk worden gespecificeerd hoe je als verhuurder de maandelijkse voorschotten met de werkelijk gemaakte kosten verrekent. Belangrijk is dan natuurlijk om te weten welke kosten wel, en welke kosten niet met de huurder mogen worden afgerekend en wat het verloop in de bezetting is geweest binnen de afrekenperiode.
Verschillende verdeelsleutels
Er kunnen verschillende verdeelsleutels worden toegepast om de werkelijke kosten af te rekenen met de betaalde voorschotten. Kosten kunnen evenredig verdeeld worden door het aantal verhuurbare units of verdeeld worden op basis van de gehuurde vierkante meters ten opzichte van het totaal aantal vierkante meters van het object. Over de totale som van de af te rekenen werkelijke kosten mag je als beheerder over het algemeen een opslag van 5% rekenen als administratiekosten.
Een fout is snel gemaakt
Al met al ontzettend veel factoren om rekening mee te houden, wat er voor zorgt dat het maken van een servicekostenafrekening in bijvoorbeeld MS Excel een flinke klus kan zijn. Een rekenfout is hierbij snel gemaakt en het opmaken van een goede specificatie van de afgerekende kosten is een uitdaging.
Dé oplossing voor het afrekenen van de servicekosten
Vastgoedbeheersysteem BRIXXonline biedt voor dit probleem een oplossing. In BRIXXonline kunnen verrekenbare nota’s eenvoudig worden ingevoerd en kan per nota ingesteld worden hoe de kosten verdeeld moeten worden. Ook kan worden ingesteld welk opslagpercentage voor administratiekosten moet worden toegepast. Vierkante meters, betaalde voorschotten en het verloop in bezetting worden voor het maken van de afrekening automatisch opgehaald uit het verhuurregister van BRIXXonline.
De module voor het maken van servicekosten is zo ontworpen dan je als vastgoedbeheerder eenvoudig ‘aan de knoppen kan draaien’ voordat een afrekening definitief wordt gemaakt. Zo kan de verdeelsleutel of het percentage administratiekosten eenvoudig en snel worden gewijzigd om te komen tot een goede afrekening. Het resultaat van een afrekening is een debetnota wanneer de huurder te weinig voorschotten heeft betaald en moet bijbetalen of een creditnota wanneer de huurder te veel voorschotten heeft betaald en dus een restitutie ontvangt. De nota is een duidelijke specificatie van de werkelijke kosten die verrekend worden met de voorschotten en kan vanuit BRIXXonline per e-mail aan de huurders worden toegestuurd.
Heeft dit artikel uw interesse gewekt, vraag dan gratis en geheel vrijblijvend een demo aan. Ga naar de website van BRIXXonline of bel T: 0320-286334
Laatste nieuws
- 23-08-2024 14:20 Grote beleggers investeren nauwelijks in nieuwe woningen, maar Wbh niet grootste issue
- 23-08-2024 13:43 Weg vrij voor deelgebied 5 in Merwedekanaalzone: Tot 4.250 woningen mogelijk
- 23-08-2024 12:27 Alex Invest koopt winkelruimte in Woonmall Alexandrium
- 23-08-2024 11:26 Opmerkelijk: Voor dit nieuwbouwproject zijn 'incentives' nodig om kopers te trekken
- 23-08-2024 11:06 Raad van State stelt bezwaarmakers tegen 250 woningen in Tilburg in ongelijk
- 23-08-2024 09:21 Starters vragen vaker naar familiehypotheek en schenkingsvrijstelling, na afschaffing jubelton
- 23-08-2024 08:48 CBS over detailhandel: Non-food sector groeit, omzet supermarkt daalt
- 22-08-2024 16:42 IVBN-directeur: ‘Woningmarkt heeft heel fragiel punt bereikt, overheid moet nu stimuleren’
- 22-08-2024 16:12 Ondernemers en investeerders die elkaar helpen is de bewezen kracht van Mogelijk
- 22-08-2024 14:00 Bestemmingsplan voor 48 appartementen in Geldermalsen onherroepelijk
- 22-08-2024 11:31 Hightechbedrijf huurt 1.370 m2 in Eindhoven
- 22-08-2024 10:21 Scapino opent winkels in vier oude panden van Bristol
- 22-08-2024 09:19 Huurders blijven vaker zitten door achterblijvend aanbod van topkwaliteit kantoorruimte
- 22-08-2024 08:42 Twee nieuwe huurders voor City Center Tilburg
- 22-08-2024 08:42 Sam Heijkoop en Marnix Uri naar VanWonen
- 22-08-2024 06:00 Boissevain: DNB, geef banken de ruimte hun marges op peil te houden
- 22-08-2024 00:00 Koopwoningen bijna 11 procent duurder, grootste stijging in twee jaar
- 21-08-2024 18:57 Jos Baeten (a.s.r.): ‘Helft van onze woningportefeuille komt door huurwet in gereguleerde segment’
- 21-08-2024 15:57 Voormalig bankgebouw in Driebergen mag getransformeerd worden naar woningen
- 21-08-2024 14:03 Gemeenteraad Maashorst aan zet voor bijna 100 woningen
- 21-08-2024 12:51 A.s.r. investeert niet in nieuwe huurwoningen door Wet betaalbare huur
- 21-08-2024 12:13 Meierijstad geeft groen licht voor bouw flexwoningen voor 500 arbeidsmigranten
- 21-08-2024 11:32 Elan Wonen trekt stekker uit plannen voor verdichting in Haarlem-Meerwijk
- 21-08-2024 10:56 StartDock huurt ruim 1.800 m2 aan Keizersgracht in Amsterdam
- 21-08-2024 10:47 Ronald van der Zalm keert terug naar Cushman & Wakefield
- 21-08-2024 10:06 Montea boekt in Nederland 22 miljoen omzet in eerste helft van het jaar
Reacties
Om te kunnen reageren moet u zijn ingelogd. Klik hier om in te loggen.