Hoe neem je de juiste beslissingen voor je vastgoedportefeuille?

Steeds meer vastgoedorganisaties maken gebruik van data. Niet alleen om (interne) bedrijfsprocessen te optimaliseren, maar ook om antwoord te krijgen op vragen omtrent de haalbaarheid van projecten en de uitwerking op het rendement van investeringsbeslissingen. Maarten van Muijen, BI Consultant bij Reasult vertelt erover. 

De centrale vraag bij data is: wat is eigenlijk de belangrijkste stuurinformatie? In mijn rol als BI-consultant loop ik er namelijk nogal eens tegenaan dat medewerkers van organisaties het moeilijk vinden om Key Performance Indicators (KPI’s) te formuleren. Daar geef ik in deze blog graag een paar slimme vuistregels voor. Ook wil ik antwoord geven op de vraag hoe je je data het beste kunt opslaan. Omdat ook dat nogal eens vragen oproept.

Hoe zet je data effectief in?
In mijn vorige blog beschreef ik hoe je van data tot informatie komt, op basis waarvan besluiten kunnen worden genomen. Ervan uitgaande dat organisaties in staat zijn om de aanwezige data correct te ontsluiten, is de volgende stap welke gegevens men wil visualiseren. Want vaak zegt één beeld meer dan duizend woorden.

Met behulp van visuals kan een verhaal worden ontwikkeld waarmee de cijfers gevoelens oproepen bij de eindgebruikers. Met als, bijkomend, voordeel dat de output beter wordt onthouden. Een voorbeeld hiervan, is door de cijfers van het huidige jaar te vergelijken met vorig jaar. Daarbij krijgt het management meteen een gevoel van hoe de organisatie ervoor staat. Visuele informatie wordt tevens makkelijker onthouden en helpt bij toekomstig te nemen beslissingen. Cijfers kunnen ook meer tot de verbeelding spreken door in het dashboard een korte beschrijving mee te geven van wat er wordt getoond.

Wat is de belangrijkste stuurinformatie?
Een tweede punt is dat organisaties het, zoals gezegd, soms moeilijk vinden om Key Performance Indicators (KPI’s) te formuleren, die zij terug willen zien in een dashboard. Welke stuurinformatie is essentieel? Om eindgebruikers hierbij te helpen kunnen onderstaande vragen nuttig zijn:

1. Wat maakt de organisatie/afdeling tot een succes?
2. Welke factoren kunnen het succes positief en/of negatief beïnvloeden?
3. Hoe kunnen de succes- & faalfactoren meetbaar worden gemaakt?
4. Hoe kan de datavisualisatie gevoelens oproepen bij de eindgebruiker?
5. Beantwoordt de visualisatie de vraag of een organisatie/afdeling succesvol is?

Wanneer het antwoord op vraag vijf negatief is, betekent dit dat men weer opnieuw naar de tekentafel moet. Dit proces gaat net zolang door totdat de visualisaties wel antwoord geven op de vraag of een organisatie/afdeling succesvol is of niet. Natuurlijk adviseer ik graag welke KPI’s en visualisaties andere organisatie hebben geholpen betere beslissingen te nemen en scherper te sturen.

De manier waarop KPI’s worden geformuleerd kent beperkingen. Zo zijn de meeste KPI’s geformuleerd op basis van ervaringen uit het verleden. Verder kent niet iedereen de visualisatie-mogelijkheden van Tableau, Power BI, Qlik en die van andere visualisatie tools, ook wel BI-tools genoemd. Het is ook de vraag of iedereen alle factoren bloot kan leggen die het succes van een bedrijf, proces of project kunnen beïnvloeden.

Ik verwacht dan ook dat organisaties anders sturing gaan geven en zich daarbij zullen laten leiden door nieuwe trends als Machine Learning en de inzet van Big-data. Verder verwacht ik dat ‘Analytic storytelling’ een prominentere rol krijgt, zodat er een begrijpelijk en beeldend verhaal ontstaat dat stakeholders begrijpen en boeit. (tekst gaat verder onder de afbeelding)

Hoe kun je je data het beste opslaan?
Tot slot geef ik graag antwoord op de vraag hoe je data het best kunnen opslaan. Het kan namelijk onwenselijk zijn om een dashboard te baseren op de database van een applicatie in plaats van een apart datawarehouse. Reden: de performance van de applicatie kan hierdoor negatief worden beïnvloed. Het wordt vaak ook als lastig ervaren om meerdere data van verschillende applicaties met elkaar in relatie te brengen.

Daarom richten steeds meer organisaties een eigen datawarehouse in. Een plek dus waar alle data van de verschillende applicatiedatabases in een ‘leesbaar’ format voor de eindgebruiker bij elkaar worden gebracht. Met ‘leesbaar’ bedoel ik dat verschillende woonfuncties niet worden uitgedrukt in cijfers, maar concreet gemaakt in bewoordingen als: rijwoningen, hoekwoningen en penthouses. Het voordeel van zo’n datawarehouse is dat terugkerende ad-hocvragen in relatief korte tijd beantwoord kunnen worden. Dit kan zolang de database open genoeg is om nieuwe vragen en nieuwe databronnen te kunnen vertalen naar goede stuurinformatie.

Meer weten?
Meer weten over datamanagement en andere Business Intelligence topics? Dan is de Inleiding Datamanagementtraining op 14 april, die ik verzorg namens Reasult, wellicht interessant.