Blog: Tips voor goede servicekostenadministratie
Servicekostenadministratie is een customer excellence experience. Met alleen een maandelijkse factuur aan de huurder voor schoonmaakdiensten is de administratie nog wel te overzien. Maar wat als het een multi-tenant gebouw betreft, met vele huurders, een gedeelde receptie, catering, beveiliging, reststoffenmanagement en ga zo maar door? Dan wordt het voeren van een efficiënte, duidelijke en transparante servicekostenadministratie cruciaal. De systematiek uit de NEN-EN 15221-norm kan daaraan een enorme bijdrage leveren.
Eigenlijk begint een servicekostenadministratie al op het moment dat de huurder en verhuurder de huurovereenkomst tekenen en afspraken maken over leveringen en diensten. Dit kunnen relatief eenvoudige administratieve handelingen zijn, maar het kan ook zeer complex worden. Maar hoe ingewikkeld of eenvoudig ook: de servicekostenafrekening moet op huurder- en factuurniveau onderbouwd kunnen worden én foutloos zijn.
Gevolgen slordige administratie
Slordigheden of een inefficiënt proces kunnen nadelige gevolgen hebben. Voor de verhuurder, die uit gemak zijn verlies accepteert bij een incomplete facturatie, en voor de huurder, die als de kosten niet goed op de werkelijke kosten zijn afgestemd geconfronteerd kan worden met vervelende financiële verrassingen achteraf. Bovendien levert een onduidelijke servicekostenadministratie discussies op tussen huurder en verhuurder: wat hoort nu bij de exploitatie van het gebouw en wat bij de servicekosten voor de huurder?
Orde scheppen
De NEN-EN 15221 norm schept orde in de administratie van de servicekosten. Het is een Europese norm voor facility management die sinds 2007 van kracht is. Met NEN-EN 15221 wordt het mogelijk de leveringen en diensten uit een huurovereenkomst op verschillende niveaus te definiëren en administratief in te richten. Op basis van dit NEN-EN 15221 raamwerk kunnen eenvoudig Service Level Agreements (SLA’s) worden opgesteld. Daaraan kan de verhuurder weer Key Performance Indicators (KPI’s) koppelen.
Voordelen van SLA’s
Zowel voor de huurder als voor de verhuurder biedt deze systematiek met de Service Level Agreements voordelen. De huurder weet waar hij aan toe is en welk serviceniveau hij kan verwachten tegen welke prijs. De verhuurder op zijn beurt kan vaststellen welk niveau van service hij wil leveren en wat niet bij de service hoort. Voor een single-tenant gebouw gaat het bijvoorbeeld om leveringen en diensten zoals energielevering, glasbewassing en preventieve onderhoudscontracten. Voor een multi-tenant gebouw reikt dit van receptiediensten, schoonmaak, reststoffenmanagement tot aan de verhuur van vergaderkamers en bijbehorende catering.
Koppeling
Wanneer KPI’s worden gekoppeld aan de Service Level Agreements wordt het serviceniveau helemaal duidelijk. Het stelt de verhuurder in staat om voor complete portefeuilles de gewenste kwaliteit van dienstverlening te bepalen. Ook kan de verhuurder met managementrapportages meten of aan de doelstellingen is voldaan en waar nodig bijsturen op de interne organisatie en de prestaties van de propertymanagers. De servicekostenadministratie kan vervolgens eenvoudig volgens dezelfde structuur worden ingericht, geformaliseerd en uitgevoerd.
Customer excellence experience
Dit alles maakt de servicekostenadministratie niet zomaar een bundeling van transacties tussen huurder en verhuurder. Nee, het wordt een customer excellence experience: een efficiënt en effectief klantbedieningsproces, zonder fouten en klachten. En met tevreden huurders.
6 Tips voor goede servicekostenadministratie
1) Wees eenduidig in het opstellen van uw grootboekadministratie voor servicekosten. Doe dit één keer goed en u zult zien dat uw collega’s weten hoe ermee te werken;
2) Probeer omschrijvingen in de huurovereenkomst over leveringen en diensten duidelijk te definiëren en bedenk vooral goed hoe u dit vervolgens in lijn met de grootboekadministratie gaat verwerken;
3) Zorg ervoor dat u als verhuurder de leveringen en diensten SMART hebt gemaakt en goed hebt ingekocht. Loop de exploitatie van het vorige boekjaar nog eens door op kostensoorten;
4) Is uw demarcatie helder voor het object tussen huurder en verhuurder? Dit is nodig om alle verrekenbare servicekosten in beeld te krijgen;
5) Zet in op transparante servicekostenadministratie, leveringen en diensten; voor uzelf, intern in de organisatie en extern naar uw huurders;
6) Vind de balans tussen lange termijn professioneel propertymanagement en korte termijn handelen om de rol van huurder en de functie en inrichting van het gebouw optimaal te laten werken.
Een blog van Erwin Hebels, founder en partner VasteState Vastgoedmanagement.
Laatste nieuws
- 03-05-2024 16:51 De Jonge wil meer rijkshubs in de regio
- 03-05-2024 15:06 Heeneman & Partners koopt portefeuille maatschappelijk vastgoed
- 03-05-2024 14:32 Meld je nu aan voor de training ‘Klimaatrisico’s bij woningcorporaties’
- 03-05-2024 14:23 Rijschool huurt 1.945 m2 bedrijfsruimte in Nieuw-Vennep
- 03-05-2024 14:10 Jongerius Invest koopt kantoorpand in Houten voor transformatie
- 03-05-2024 14:02 Welk recht is van toepassing bij bestemmingsplan op aanvraag?
- 03-05-2024 13:29 Regulering van de huurwoningmarkt in deze tijd is uitponddroom voor beleggers
- 03-05-2024 13:23 Schrijf u in bij Solid Public en vervul de vastgoeduitdagingen van de publieke sector!
- 03-05-2024 12:57 RAI Amsterdam wil complex herontwikkelen en richt vennootschappen op
- 03-05-2024 11:52 Topvacature: Medewerker vastgoedsturing bij Woonstad Rotterdam
- 03-05-2024 11:17 Leiden huurt deel van zorgcentrum voor opvang Oekraïense vluchtelingen
- 03-05-2024 11:13 Gemeenteraad Haarlem stelt bestemmingsplan voor Beatrixplein vast
- 03-05-2024 11:00 Bedrijfsgebouw in Almere wisselt van eigenaar via onderhandse verkoop
- 03-05-2024 10:47 Bestemmingsplan voor ontwikkeling Schiedamse bedrijventerreinen 's-Graveland en Spaanse Polder onherroepelijk
- 03-05-2024 10:39 Dodewaard krijgt er zeker 180 woningen bij
- 03-05-2024 10:12 Reales koopt bedrijfsgebouw aan de Groningenhaven 1 in Nieuwegein
- 03-05-2024 08:45 Bedrijfscomplex in Deventer verkocht
- 03-05-2024 08:37 Co-working concept De Stadstuin huurt ruim 5.000 m2 in Dalton Office Park
- 02-05-2024 16:40 Bouwkavels tussen de landerijen te koop voor ontwikkeling of belegging
- 02-05-2024 16:39 ComfortZone Offices koopt en renoveert kantoor in Den Bosch
- 02-05-2024 14:55 Nobian huurt 1.280 m2 in The Gallery op de campus van de Universiteit Twente
- 02-05-2024 14:29 Conscious Hotels opent in voormalig Tivoli aan Oudegracht Utrecht
- 02-05-2024 14:20 4 politiebureaus onder de veilinghamer!
- 02-05-2024 12:13 BAM: Verliezen in het VK maar relaxte ceo Joosten ziet positieve signalen op Nederlandse woningmarkt
- 02-05-2024 12:11 Omzet Trebbe in 2023 licht gedaald
- 02-05-2024 11:40 Financieringsgilde en nieuwe vastgoedfinancier Vitru zoeken samen naar de best passende oplossing voor de klant
Reacties
Om te kunnen reageren moet u zijn ingelogd. Klik hier om in te loggen.