Woningcorporatie vrijwel volledig digitaal met ondertekenen.nl
Woningcorporatie Stadlander handelt haar klantcontacten zoveel mogelijk digitaal af. Onderdeel van deze digitale dienstverlening is het digitaal kunnen ondertekenen van het huurcontract. Dat levert Stadlander de nodige tijdwinst op in het administratieve proces, maar ook de klant heeft er voordeel bij.
Stadlander is een woningcorporatie met zo’n 15.000 woningen in West-Brabant en Zeeland. Haar doelstelling is het duurzaam huisvesten van mensen die niet zelfstandig in het wonen kunnen voorzien. Klantfocus en duurzaamheid staan daarbij voorop. Zij exploiteert haar vastgoed zelf en werkt volgens de principes van lean, mean & clean, waarbij ICT-middelen en samenwerkingsmogelijkheden zo optimaal mogelijk worden benut. In het kader daarvan handelt Stadlander ook de interactie met de klant zoveel mogelijk digitaal af. Klanten die zelf digitaal kunnen opereren (naar inschatting zo’n 80%) worden daartoe gefaciliteerd met de nodige webapplicaties. De overige 20% maatwerkklanten wordt thuis bezocht, waarbij de digitale afhandeling aan de keukentafel kan plaatsvinden via het device van de klantbegeleider van Stadlander.
Verhuurproces digitaal
Onderdeel van Stadlanders digitale dienstverlening is het digitaal kunnen ondertekenen van het huurcontract. Dat levert Stadlander de nodige tijdwinst op in het administratieve proces, maar ook de klant heeft er gemak van, omdat die daarvoor niet meer helemaal naar het kantoor hoeft af te reizen. Woningzoekenden komen bij Stadlander online binnen. Met de mogelijkheid ook digitaal het huurcontract te kunnen ondertekenen, kan nu het gehele klanttraject – van woningzoekende tot het uiteindelijke huurderschap – bij de corporatie digitaal worden afgehandeld.
Online tekenen
Het digitaal tekenen gebeurt met behulp van het Ondertekenen-platform van Evidos. “Dat gaat kort samengevat als volgt”, schetst Henk Stoutjesdijk, teamleider ICT & Facilitair bij Stadlander: “Wij maken het huurcontract op. Dat wordt met eventuele aanvullende documenten digitaal klaargezet in de portal. De klant krijgt vervolgens een e-mail met de boodschap: uw documenten staan klaar om via bijgaande link getekend te worden. Op het moment dat de klant klikt op die link komt hij uit bij de stappen die doorlopen moeten worden voor het digitaal tekenen van de huurovereenkomst. De eerste stap is de huur betalen via iDeal. Vervolgens komt hij bij de documenten die klaar staan ter ondertekening. Dat ondertekenen vindt plaats via een uitstapje naar Ondertekenen.nl. Het document wordt ‘onderwater’ doorgestuurd naar Ondertekenen.nl, de partij die certificaten afgeeft op online getekende documenten. De klant zet daar zijn digitale handtekening, wat eigenlijk niks anders is dan via een klik akkoord gaan met de voorwaarden vermeld in het desbetreffende document. Waarna Ondertekenen.nl het document van een zogeheten ‘time stamp’-certificatie voorziet, waarmee het rechtsgeldigheid verkrijgt. Tot slot wordt het gecertificeerde document gearchiveerd in ons document-managementsysteem en is het proces afgerond.”
Het gebruik van ondertekenen.nl levert Stadlander een grote efficiencyslag op. “We hebben zo’n elf- à twaalfhonderd verhuringen per jaar. En het digitaal tekenen scheelt ons vier à vijf uur per klant”, schat Stoutjesdijk. “We hoeven de documenten niet meer uit te printen, te scannen, op te sturen, et cetera.”
Keuze
Dan tot slot nog de hamvraag: waarom heeft Stadlander eigenlijk voor Ondertekenen.nl van Evidos gekozen? “We hebben meerdere oplossingen bekeken”, blikt Stoutjesdijk terug. “Juridisch zat het bij alle oplossingen wel goed. En technisch gezien was Ondertekenen.nl niet de goedkoopste, maar wel het breedst inzetbaar. Zo is zij ook voor het afhandelen van allerlei zakelijke processen, zoals bijvoorbeeld koopovereenkomsten, heel geschikt. En het is onze ambitie Ondertekenen.nl op termijn ook daarvoor te gaan inzetten. Bovendien waren de technische integratiemogelijkheden met onze eigen infrastructuur beter en flexibeler dan die bij de andere leveranciers.”
'Even wennen'
In de praktijk is het hier en daar nog even wennen. Stoutjesdijk: “Er zijn klanten die er lyrisch over zijn, maar er zijn er ook die er enige moeite mee hebben en terughoudend reageren. Dat is ook niet zo vreemd, want het is tenslotte voor iedereen nieuw; zowel voor de klant als voor de organisatie. Ook zelf zitten we midden in een leerproces. Intern loopt het tot nu toe, op enkele uitzonderingen na waarin er door omstandigheden van het standaardproces moest worden afgeweken, tot nu toe echter goed en bevalt het iedereen uitstekend.”
Een bijdrage van Ondertekenen.nl.
Laatste nieuws
- 23-08-2024 14:20 Grote beleggers investeren nauwelijks in nieuwe woningen, maar Wbh niet grootste issue
- 23-08-2024 13:43 Weg vrij voor deelgebied 5 in Merwedekanaalzone: Tot 4.250 woningen mogelijk
- 23-08-2024 12:27 Alex Invest koopt winkelruimte in Woonmall Alexandrium
- 23-08-2024 11:26 Opmerkelijk: Voor dit nieuwbouwproject zijn 'incentives' nodig om kopers te trekken
- 23-08-2024 11:06 Raad van State stelt bezwaarmakers tegen 250 woningen in Tilburg in ongelijk
- 23-08-2024 09:21 Starters vragen vaker naar familiehypotheek en schenkingsvrijstelling, na afschaffing jubelton
- 23-08-2024 08:48 CBS over detailhandel: Non-food sector groeit, omzet supermarkt daalt
- 22-08-2024 16:42 IVBN-directeur: ‘Woningmarkt heeft heel fragiel punt bereikt, overheid moet nu stimuleren’
- 22-08-2024 16:12 Ondernemers en investeerders die elkaar helpen is de bewezen kracht van Mogelijk
- 22-08-2024 14:00 Bestemmingsplan voor 48 appartementen in Geldermalsen onherroepelijk
- 22-08-2024 11:31 Hightechbedrijf huurt 1.370 m2 in Eindhoven
- 22-08-2024 10:21 Scapino opent winkels in vier oude panden van Bristol
- 22-08-2024 09:19 Huurders blijven vaker zitten door achterblijvend aanbod van topkwaliteit kantoorruimte
- 22-08-2024 08:42 Twee nieuwe huurders voor City Center Tilburg
- 22-08-2024 08:42 Sam Heijkoop en Marnix Uri naar VanWonen
- 22-08-2024 06:00 Boissevain: DNB, geef banken de ruimte hun marges op peil te houden
- 22-08-2024 00:00 Koopwoningen bijna 11 procent duurder, grootste stijging in twee jaar
- 21-08-2024 18:57 Jos Baeten (a.s.r.): ‘Helft van onze woningportefeuille komt door huurwet in gereguleerde segment’
- 21-08-2024 15:57 Voormalig bankgebouw in Driebergen mag getransformeerd worden naar woningen
- 21-08-2024 14:03 Gemeenteraad Maashorst aan zet voor bijna 100 woningen
- 21-08-2024 12:51 A.s.r. investeert niet in nieuwe huurwoningen door Wet betaalbare huur
- 21-08-2024 12:13 Meierijstad geeft groen licht voor bouw flexwoningen voor 500 arbeidsmigranten
- 21-08-2024 11:32 Elan Wonen trekt stekker uit plannen voor verdichting in Haarlem-Meerwijk
- 21-08-2024 10:56 StartDock huurt ruim 1.800 m2 aan Keizersgracht in Amsterdam
- 21-08-2024 10:47 Ronald van der Zalm keert terug naar Cushman & Wakefield
- 21-08-2024 10:06 Montea boekt in Nederland 22 miljoen omzet in eerste helft van het jaar
Reacties
Om te kunnen reageren moet u zijn ingelogd. Klik hier om in te loggen.